Unternehmensportale, Teil 2

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Schlüsselfertige Lösungen

Von Oliver Jendro

Besonders der kostenempfindliche Mittelstand fragt sich: Ab wann lohnt sich der Aufbau eines Unternehmensportals? – Es lohnt sich immer dann, wenn es Medienbrüche zu beheben gibt, die Informationssuche zu zeitintensiv ist und wiederholende Arbeitsprozesse optimiert werden können. Eine Vorab-Kostenkalkulation ist allerdings schwierig – die Ausgaben hängen von sehr vielen Faktoren ab.

Als Faustregel gilt: Je mehr Arbeitsprozesse und Applikationen im Portal abgebildet werden, umso komplexer und teurer wird die Einführung des Portals. Praktiker empfehlen eine Einführung nach der Maxime „Klein anfangen, aber schon groß denken“– also mit kleinen, überschaubaren Anforderungen ins Projekt gehen, aber die Portalstruktur so offen halten, dass spätere, komplexere Anwendungen und Prozesse leicht integriert werden können.

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Schwarz auf Weiß
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Auswahl und Eignung

Bei der Return-on-Investment-Kalkulation müssen aber auch die „weichen“ Faktoren einbezogen werden. Eine verbesserte Informationsversorgung der Mitarbeiter lässt sich schwer in Ziffern abbilden. Unstrittig ist, dass Unternehmensportale Ausgaben dämpfen und den Service erhöhen.

Serie: Unternehmensportale
Teil 1 erklärt, was Portale bringen, und unter­scheidet Geschäftskundenportale, Endkundenportale, Mitarbeiterportale sowie Lieferantenportale. Teil 2 sichtet den Anbieter­markt und gibt Tipps für Aus­wahl und Einführung.

Generell sollte von Eigenentwicklung abgesehen werden, wenn es sich vermeiden lässt. Es gibt inzwischen zahlreiche Anbieter von dezidierten Portallösungen – auch auf Open-Source-Basis –, die sich modular abstimmen und auf die Bedürfnisse im Unternehmen einrichten lassen.

Übrigens ist besonders im Mittelstand häufig der Kauf einer Portallösung gar nicht notwendig, da bereits Software eingesetzt wird, die als Nebenfunktion schon entsprechende Funktionen bietet. Wer beispielsweise Windows-Server einsetzt, bekommt über Windows SharePoint Services (WSS) Portalfunktionen quasi kostenlos dazu. Auch SAP oder Oracle bieten Portalfunktionen an, die sich an vorhandene IT-Strukturen leicht anbinden lassen.

Anbieter und Produkte

Bei der Einführung braucht es keinen spektakulären Startknall. Ein kleiner, kontrollierter Start und dann ein beständiger Funktionsausbau ist in vielen Fällen die bessere Strategie.

Als Erstfunktion könnte z.B. die zentrale Informationsversorgung stehen: Ein Schwarzes Brett, eine News-Seite mit Unternehmens- und relevanten Marktneuigkeiten und einfachem Dokumentenmanagement-Funktionen.

Weiße Liste* kommerzieller Unternehmensportale
Sämtliche Produkte sind branchenübergreifend konzipiert und setzen beim Anwender lediglich gängige Webbrowser voraus, auf denen auch die Anwendungen laufen. Nutzer-Personalisierung und Single Sign-on sind jeweils möglich.

  • Hyperwave Collaborative Information Management (CIM)
    Ganzheitliche Infrastruktur im Schnittpunkt von ECM und Applikationen wie CMS und DMS, Enterprise Information, Information Retrieval, Workflow, Collaboration, Video/Audio Conferencing und E-Learning.
  • IBM WebSphere Portal
    Vollständiger Satz von Portalservices für Organisationen, die die Effektivität ihrer Betriebsabläufe verbessern wollen; zuverlässig und skalierbar.
  • Microsoft Office SharePoint Server
    Einfache Benutzung und optimale Integration in die Office Clients. Für Kollaboration und als Info-Portal, mit unternehmensweiter Suche, ECM, Workflow und Formularmanagement sowie zur Präsentation von BI-Daten.
  • Novell Teaming + Conferencing
    Im Blickpunkt stehen vernetzte Teams; mit Social Network-Funktionen, DMS inkl. Versionskontrolle, Nachverfolgung von Meilensteinen sowie An- und Abmeldemanagement. Mitarbeiter können auch persönliche Arbeitsbereiche, Startseiten, Wikis und Blogs erstellen.
  • Oracle Portal
    Umfassende, integrierte Infrastruktur zum Entwickeln, Bereitstellen und Verwalten von Unternehmensportalen; mit besonderem Augenmerk auf geschäftliche Interaktionen (Sicherheit, Skalierbarkeit, Verfügbarkeit).
  • United Planet Intrexx
    Intrexx gibt es in zwei Editionen: Intrexx compact für kleine Unternehmen mit bis zu 25 Bildschirmarbeitsplätzen sowie Intrexx Professional für mittelständische Betriebe und Verwaltungen mit hunderten aufeinander abgestimmten Unternehmensanwendungen und Modulen.
* Alphabetisch sortiert.

Fazit: Erfolg entsteht aus Nutzen

Damit das Portal wirklich ein Erfolg wird, muss vor der Implementierung zwingend eine Bedarfs- und Strukturanalyse durchgeführt werden. Das gilt für kommerzielle Lösungen ebenso wie für Open-Source-Unternehmensportale. Also:

  • Was wird vom Portal erwartet?
  • Wo kann man den Nutzern am einfachsten durch ein Portal helfen?

Erstes Vorergebnis sollte ein klares Nutzen- und Nutzungsszenario als Leitbild für die Portalstrategie sein, ein Leitbild, das in einem Pflichtenheft detailliert ausgearbeitet wird.

Testlauf mit Echtdaten
Es empfiehlt sich in je­dem Fall, das Portal erst mit wirk­lichen Nutzern im Beta-Test in einem klei­nen, kon­trol­lierten Um­feld zu testen, z.B. in einer ein­zelnen Abteilung.

In einem zweiten Schritt gilt es, die vorhandene IT-Infrastruktur auf Portaltauglichkeit zu überprüfen:

  • Lassen sich bereits eingesetzte Unternehmensapplikationen integrieren?
  • Wie werden die Informationen eingepflegt?
  • Gibt es bereits Software im Unternehmen, die Portalfunktionen gemäß den Nutzeranforderungen bietet?

Auf Basis der Anforderungen und der vorhandenen Infrastruktur entscheidet der Portalbeauftragte sich für einen passende Lösung. Gibt es im Unternehmen kein ausreichendes Know-how dazu, helfen externe Berater weiter.

Letztendlich entscheiden aber nicht die Technik oder der Funktionsumfang über den Erfolg oder Misserfolg, sondern die Akzeptanz der Nutzer. Nur ein Unternehmensportal, das angenommen und angewendet wird, spart tatsächlich Zeit und Geld.

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