Unternehmensportale als Kollaborationswerkzeuge, Teil 1: Wo Unternehmensportale den Betrieb umkrempeln

Portaltechnik koppelt längst nicht mehr nur Lieferketten: Der Vertrieb verwaltet die Kundschaft, die Kunden ändern ihre Verträge selbst und Arbeitsteams treiben auf der Plattform ihre Projekte voran. Rochus Rademacher hat deutschlandweit Portalprojekte besucht und berichtet von erfolgreichen Lösungen.

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Bild: Udo Bojahr

Das Ende der Routinearbeit

Von Rochus Rademacher

„Zu komplex und nicht flexibel genug“ – das Urteil des SAP-R/3-Anwenders SAG aus Langen galt seinerzeit der Vertriebslösung MySAP CRM. Konsequenterweise baute der Service- und Systemlieferant für energietechnische Infrastruktur mit der branchenunabhängigen Portalsoftware Intrexx von United Planet aus Freiburg eine eigene Managementplattform für seine Kunden auf.

„Die Investitionen in das webbasierte Vertriebsportal haben sich 15 Monate nach der Einführung amortisiert“, sieht sich Michael Drönner, Leiter E-Business bei SAG, in seiner Entscheidung bestätigt. Unser Portal ist mit SAP-ERP verbunden, die Altdaten aus MySAP CRM waren pro Niederlassung an einem halben Tag integriert. Mit PostgreSQL fasst nun eine zentrale Datenbank alle Kundendaten, so dass die innere Prozesskette geschlossen ist.

Und die CRM-Portallösung hält neben den Kundendaten Dokumente vor, akzeptiert Notizen über Geschäftschancen oder Kundenbesuche und verknüpft alles zu konsistenten Workflows. Das Ergebnis ist ein Plus an Beweglichkeit und Handlungsspielraum. Drönner ist dann auch überzeugt, „dass die Zukunft des Kundenmanagements im Portalbereich liegt.“

Prozesse optimieren

Diese Einschätzung teilt Thomas Renner, Leiter des Competence Centers Electronic Business am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO: „Nach meiner Wahrnehmung fasst Portalsoftware verstärkt im Vertrieb Fuß. Fest etabliert ist die Technik ja bereits bei Kooperationen mit Geschäftspartnern, etwa in der Zulieferkette.“

Portale bildeten eine Schnittstelle zwischen externen und unternehmensinternen Prozessen. „Die Geschäftsprozessabwicklung über das Internet samt Integration in Backend-Systeme verkürzt Durchlaufzeiten, senkt Prozesskosten und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit.“ Der Aufwand für die IT-Organisation und Investitionen sinken durch Trends wie Cloud Computing oder Software as a Service, etwa für einen E-Shop.

Serie: Unternehmensportale als Kollaborationswerkzeuge
Teil 1 beginnt mit bewährten Beispielen und richtet das Augenmerk auf die Prozessoptimierung. Teil 2 blickt auf die Zukunft: auf die Online-Zusammenarbeit mit Social Media.

Handarbeit eliminieren

Auch in Teilbereichen der Lieferkette lassen sich Erfolge erzielen, wie Sauer-Danfoss aus dem schleswig-holsteinischen Neumünster zu berichten weiß. Der Hersteller von Hydraulik- und Elektriksystemen hat für die Zulieferer seiner weltweit mehr als 20 Fertigungsstätten ein webbasiertes Portal mit SAP Supply Network Collaboration eingerichtet.

CIO Gary Botine schickte das Altsystem in den Ruhestand; über die SAP-Plattform konnte er Standardprozesse in der Beschaffung einführen. Nun gibt es eine Zweiwegekommunikation über das Portal – mit der Folge, dass die Vorhersagen über den Bedarf an die Lieferanten vollständiger und Verzögerungen durch Fehllieferungen seltener geworden sind. In der größten US-Dependance von Sauer-Danfoss sank z.B. die Zahl der zu früh terminierten Lieferungen um 40 %, so dass Lager- und Inventarkosten signifikant zurückgingen. Zahlungsdiskrepanzen und fehlerträchtige, manuelle Prozesse bei der Begleichung von Verbindlichkeiten kommen laut Botine überhaupt nicht mehr vor, seit das neue elektronische Zahlungsverkehrssystem eingeführt wurde. Das Projekt zahlte sich binnen 18 Monaten aus.

Serie: Unternehmensportale
Teil 1 erklärt, was Portale bringen, und unter­scheidet Geschäftskundenportale, Endkundenportale, Mitarbeiterportale sowie Lieferantenportale. Teil 2 sichtet den Anbieter­markt und gibt Tipps für Aus­wahl und Einführung.

„Ausschlaggebend für den Erfolg eines Portals ist die Häufigkeit der automatisierten Zusammenarbeit, etwa bei großen Auftragszahlen oder hohem Informationsaustausch“, erklärt IAO-Forschungsmanager Renner, der als weitere Faktoren die Kommunikation zeitkritischer Infos bezeichnet. Dazu komme die Reduzierung von Fehlern durch weniger manuelle Eingaben.

Unbedingt erforderlich sei Integrationsarbeit, denn Portale seien ja quasi eine Notlösung, wenn es keine direkte Kommunikation zwischen Systemen bei Geschäftstransaktionen oder Bestandsdaten gebe. „Mit dem Portalaufbau einher geht meist eine interne Konsolidierung“, weiß Renner aus der Praxis. „Werden die Informationen bereitgestellt, fällt oft erst auf, dass sie sich breit über die IT-Systeme verteilen.“ Das IAO hat eigens ein Vorgehensmodell namens PADEM entwickelt, das dabei hilft, im Portalprojekt die Prozesse neu zu strukturieren und zu definieren sowie Abläufe und die Organisation anzupassen.

Mit SOA erweitern

„Auch eine serviceorientierte Architektur kann sinnvoll sein, vor allem bei der Integration von Workflow- und IT- Systemen“, urteilt Renner. Und genau das hat die Zollverwaltung in der Bundesfinanzdirektion bewerkstelligt, die für das Informations- und Wissensmanagement ein SOA– basiertes Prozessportal aufgebaut hat, und zwar für 40.000 Mitarbeiter, die in 50 lokalen Intranets versammelt sind und auch mit Papierinformationen umgehen.

„Wir haben für das Mitarbeiterportal die Geschäftsprozesse mit Aris Design von IDS Scheer modelliert“, berichtet Karina Grundmann, zuständig für das Informations- und Wissensmanagement beim Zoll in Dresden. Die vier Abläufe (Kontrolle, Prüfung, Ermittlung und Vollstreckung) sind dabei auf die operationalen Aufgaben und ihre Durchführung heruntergebrochen. Unterlegt ist zudem ein Workflow-Management-System. Dann folgte der Schritt vom Business-Modell zum technischen Modell.

„Die Fachdatenmodellierung verbindet operationale und technische Welt“, schildert die Wissensportal-Spezialistin. Das Geschäftsprozessmodell aus dem Aris SOA Architect wurde in den IBM Websphere Integration Developer zur Implementierung der Services transformiert. Der Websphere Portal Server vereint nun Prozesse und Inhalte – für die Mitarbeiter sichtbar als Workflows und Informationen. Fünffachen Ertrag bringt das Prozessportal dem Zoll nach Ansicht von Grundmann ein:

  • Mehr Prozessqualität durch Standards, Compliance-Dokumentationen und Leitfäden,
  • geringere Kosten durch Automatisierung,
  • Ende-zu-Ende-Digitalisierung ohne Import-Export-Bremsen,
  • Key Performance Indicators und
  • Arbeitserleichterungen durch einfachere Methoden und hochintegrierte Schnittstellen.
Was Portale als Daten-Drehscheibe für das Innovationsmanagement tun können, sagt Teil 2 dieser Serie; er berichtet außerdem am Beispiel, wie sich Social-Media-Techniken einbinden lassen.

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