Videokonferenz

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Meeting mit Kamera

Von Dr. Regina Sailer

Die Investitionskosten für ein Videokonferenzsystem können sich bereits innerhalb eines Jahres amortisieren. Es lohnt sich also, wenn Sie Ihren Gesprächspartnern öfter mal durch die Linse in die Augen sehen.

Ein Praxisbeispiel: Es ist wieder eine Verpackung kaputt. Der Kunde beschwert sich telefonisch und versucht, den Schaden zu erklären. Doch Worte alleine reichen in diesem Fall nicht. Also macht sich der zuständige Vertriebsmitarbeiter auf den Weg ins Werk des Kunden, begutachtet das beschädigte Teil und fotografiert fleißig. Die Bilder legt er schließlich den Kollegen der Verpackungsabteilung vor, die für den Schaden verantwortlich sind. Das Ganze dauert dreieinhalb Tage und hätte doch auch in wenigen Minuten erledigt sein können – mit einem Videokonferenzsystem.

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Einsatzgebiete

Logischerweise ist die Videozusammenschaltung überall dort angebracht, wo es regelmäßig um Präsentation, Vorführung und Handling geht. Aber nicht nur. Der Mensch nimmt neben Worten zahllose Signale der Mimik und Gestik wahr, die für das Gesprächsklima entscheidend sind. Insofern ist die Videokonferenz einfach die „bessere“ Telefonkonferenz und immer sinnvoll, wenn es im Unternehmen wiederkehrende Treffen gibt. Ein Vertriebsmeeting z.B., das im Turnus stattfindet, ist ein idealer Einsatzbereich.

Wer das System nur selten braucht, kann die Dienste eines Videokonferenzstudios in Anspruch nehmen. Es übernimmt die Übertragung der Konferenz und rechnet dabei meist auf Stundenbasis ab (ab 125 Euro pro Stunde).

Vorteile

  • Videokonferenzsysteme sparen Zeit und Geld: Das betrifft nicht nur Reisespesen wie Fahrt- oder Hotelkosten, sondern auch die teure Arbeitszeit der Mitarbeiter, die unnütz im Flieger oder bei Autofahrten verbracht wird. Dank dieser Vorteile amortisieren sich Konferenzsysteme im günstigsten Fall in weniger als einem Jahr.
  • Konferenzsysteme sorgen für mehr Produktivität und Effizienz: Die Mitarbeiter sind nicht auf Reisen, sondern an ihrem Arbeitsplatz verfügbar (ein Argument, das für sämtliche Unified Communications gilt).
  • Informationen fließen schneller und werden nicht unnötig zurückgehalten: Wissen ist im Unternehmen rascher verfügbar.
  • Die Führungskräfte können unabhängig von ihrem Standort besser zusammen arbeiten und entscheiden. Wer sich sieht, kann besser beurteilen, ob der andere verstanden hat oder gleicher Meinung ist. Zudem lassen sich durch die Kombination von Video- und Webkonferenz auch Daten austauschen.

Aus eigener Erfahrung
Norbert Hahn, Geschäftsführer von Vitec, plant und baut seit über 20 Jahren Video- und Kommunikationsanlagen: „Wir haben schon erlebt, dass sich eine Anschaffung von mehreren Videokonferenzsystemen von gesamt 250.000 Euro in einem mittelständischen Unternehmen innerhalb von neun Monaten amortisiert hat.“

Anschaffung

  • Kaufen Sie keine Anlage „von der Stange“. Videokonferenzsysteme sind komplexe Einrichtungen, die viel Beratung brauchen.
  • Überfordern Sie Ihren CIO nicht. Er ist kein Experte für audiovisuelle Kommunikation und weiß vermutlich nicht, wie man z.B. einen Sprecher optimal beleuchtet.
  • Ermitteln Sie erst Ihren Bedarf und entscheiden Sie sich dann für ein Produkt: Welche Datenmengen sollten übertragen werden? Soll das System mobil sein oder fix in einem Raum stehen? Ist die Datenleitung stark genug? Von dieser systematischen Analyse hängt die Entscheidung im Einzelfall ab.
  • Es lohnt sich, mit Experten eines zertifizierten Systemhauses zu sprechen. Achten Sie aber darauf, dass der Anbieter wirklich Erfahrung hat.
  • Denken Sie an das Thema Sicherheit. Schließlich soll niemand unberechtigt auf Ihre Konferenz oder Ihre Daten zugreifen.
  • Billig ist meist keine Lösung. Ein qualitativ hochwertiges Videokonferenzsystem kostet mindestens mehrere tausend Euro. Billigalternativen via VoIP mit Bild wie bei Skype eigenen sich für professionelle Zwecke nicht. Andererseits ist z.B. Telepresence-Hochtechnologie nicht gerade billig.

Betrieb

Das Wichtigste ist, dass die Anschaffung von den Mitarbeitern aktepziert wird. Arbeiten Sie also im Unternehmen am Image des Videokonferenzsystems. Machen Sie den Mitarbeitern klar, dass es keine elitäre Einrichtung ist, die nur dem Geschäftsführer zusteht. Das System rentiert sich nur dann, wenn es möglichst viel genutzt wird. Erleichtern Sie den Zugang und reglementieren Sie die Nutzung nicht zu stark.

Und: Schaffen Sie optimale räumliche Bedingungen. So kann etwa schon ein Ficus Benjamin im Bildhintergrund enorm stören. Die Bewegungen der kleinen Blätter der Zimmerpflanze verschlingen enorme Rechnerleistung. Die Folge: Das Bild wird unscharf.

Fazit: Wie in Wirklichkeit

Videokonferenzen bringen auch kleinen und mittleren Unternehmen handfeste Vorteile, werden aber eher selten genutzt. Das könnte sich dank besserer Technik und einfacherem Handling schon bald ändern. Während derzeit nach Einschätzung der Experton-Group-Analysten rund 4 % aller mittelständischen Unternehmen in Deutschland Videokonferenzen einsetzen, soll künftig jedes zehnte davon profitieren.

Nützliche Links

Ein Videokonferenzlexikon, das die wichtigsten Begriffe zum Thema gut erklärt, hat das Portal Videokonferenz.com parat. Das Videokonferenz-Handbuch (als PDF) der TU Dresden gibt umfassende Infos von der Hardware bis hin zur Abwicklung. Praktische Tipps für Planung, Vorbereitung und Durchführung gibt z.B. auch das Ratgeber-PDF von Vitec. Ein Spin-off der TU Cottbus ist die Bravis GmbH, die sich auf Desktop-Videokonferenzsysteme mit Sicherheitsfunktion spezialisiert hat. Was das Besondere daran ist, verrät Geschäftsführer André Röhrig im Interview mit Oliver Schonschek.