Visitenkarte

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Klare Kontaktdaten knüpfen Beziehungen

Von Dr. Regina Sailer

Privat braucht man sie heute seltener, doch im Business ist sie nach wie vor wichtig. Daher sollte man gut aufpassen, wenn es um die eigene oder die Visitenkarte des Geschäftspartners geht. Dabei geht es nicht nur um den Eindruck, den das Kärtchen selbst hinterlässt, sondern auch um die angemessenen Formen für Übergabe und Empfang, die speziell im Ausland von unseren Gepflogenheiten abweichen.

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Pflichtfelder

Auf Visitenkarten stehen Name, Adresse (optional Web-Adresse), Telefonnummer und – falls vorhanden – die E-Mail-Adresse. Im Geschäftsverkehr, wo die Karte als PR- und Marketing-Instrument dient, kommen noch Firmenname, Firmenlogo und Titel sowie Funktion dazu. Hier sind Web-Adresse und E-Mail-Adresse Pflicht.

Wer viel unterwegs ist, z.B. im Vertrieb, sollte auch seine geschäftliche Handynummer angeben. Auf der Rückseite können weitere Informationen stehen: ein Porträtfoto, eine Anfahrtsskizze oder die fremdsprachige Übersetzung des Kartentextes.

Fünf Tipps für die Wahl der Karte

  1. Verleihen Sie Ihrer Karte Gewicht: Wählen Sie ein stabiles Papier mit einer Stärke von mindestens 180 g/qm. Besonders edel wirkt strukturiertes Papier.
  2. Auch wenn Sonderformate witzig aussehen: Lassen Sie lieber die Finger davon. Visitenkarten haben zwar keine fix vorgegebenen Standardmaße. Im praktischen Scheckkartenformat (85,60 × 53,98 mm) kommen sie aber am besten an.
  3. Auch bei den Druckschriften gilt: Weniger ist mehr. Achten Sie auf die Lesbarkeit der Schrift!
  4. Denken Sie bei der Gestaltung an die Corporate Identity Ihrer Firma. Nutzen Sie Firmenfarben- und schriften. Falls Sie ein Firmenlogo haben, gehört auch das auf die Karte.
  5. Geben Sie auf Geschäftskarten keine Privatadressen mit an. Im Fall des Falles können Sie private Daten auf die Rückseite oder an den Rand schreiben.

Selbst gedruckte Visitenkarten machen in aller Regel keinen professionellen Eindruck. Dennoch können sie für Kleinunternehmer eine gute, da sehr preiswerte Lösung sein. Bei der Gestaltung bedenken: Weniger ist mehr und schlicht ist besser – renommierte Unternehmen treten oft mit ganz einfachen Visitenkarten ohne alle Schnörkel auf.

Als Entsprechung der Visitenkarte im E-Mail-Verkehr hat sich als Format die vCard etabliert. Der jüngste Trend besteht darin, die Karteninfos per QR-Code auslesbar zu machen.

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Serie: Mobiles Kontaktmanagement

  • Teil 1 überreicht elektronische Visitenkarten und verfolgt, ob das vCard-Format auch ankommt.
  • Teil 2 holt sich die Datensätze aufs Smartphone und achtet darauf, dass die App sicher und synchronfähig ist.
  • Teil 3 ist schließlich in den mobilen sozialen Netzwerken unterwegs.

Ämter und Corporate Titles

Während in Deutschland etliche Geschäftsbezeichnungen gesetzlich klar geregelte Funktionen benennen (namentlich die Organe der Geschäftsführung), hat sich aus den USA eine Menge von „inoffiziellen“ business titles durchgesetzt, die keine verbindlich-fixe Bedeutung haben und mitunter nur als Kürzel erscheinen. Dazu gehören z.B.

In angelsächsischen Ländern geht man ansonsten recht frei und erfinderisch mit der Titelvergabe um. Manche Begriffe nähern sich einer ausführlichen job description, z.B. „Director, Business, Rights and Content Management for News, Current Affairs and Newsworld (‘NCAN’), the Documentary Unit and Factual Entertainment Programming (‘NDF’)“ beim kanadischen Sender CBS, andere sind knapp und allgemein („Senior Consultant“) oder fantasievoll-verrätselt wie der „Event Alchemist“. Einen guten Überblick gibt der englischsprachige Wikipedia-Eintrag corporate titles.

Andere Länder, andere Sitten

Ebenso wichtig wie die adäquate Gestaltung ist auch der Umgang mit den kleinen Kärtchen. Faustregel: Gehen Sie souverän damit um.

Kleiner Visitenkarten-Knigge

  1. Achten Sie darauf, dass Sie nur einwandfreie Karten überreichen. Notizen und Knicke sind Tabu.
  2. Bewahren Sie die Karten auf keinen Fall im Portemonnaie auf.
  3. Bei geschäftlichen Treffs erhält zuerst der Ranghöchste im Kreis eine Karte, anschließend alle anderen Anwesenden entsprechend der Rangfolge. Man sollte keinesfalls jemanden auslassen, da dieser sich sonst ausgeschlossen und weniger geschätzt fühlt.
  4. Wenn Sie eine Karte erhalten haben, sollten Sie kurz einen Blick darauf werfen. Sie unbeachtet wegzustecken, gilt als unhöflich.
  5. Auch das Ablehnen einer Visitenkarte oder das Liegenlassen auf dem Tisch ist ein Fauxpas.

In einigen Ländern und Regionen gibt es besondere Stolperfallen, was den Gebrauch von Business Cards angeht.

Asien

Wer in asiatischen Ländern eine Visitenkarte übergibt, hält sie beidhändig mit Daumen und Zeigefinger. Dabei soll man die Karte so drehen, dass sie der Empfänger sofort lesen kann. Wer eine Karte erhält, studiert diese sorgfältig und äußert anerkennende Worte dazu. Erst dann wird sie möglichst respektvoll verstaut. Die Karte in die Brieftasche oder gar in die Gesäßtasche zu stecken, gilt hier als Gipfel der Unhöflichkeit.

Weil die auch meishi genannte Visitenkarte in Japan oder China so besonders wichtig ist, sind Übersetzungen des Kartentextes nötig. Wer das unterlässt, kommt in den Geruch der Arroganz oder Inkompetenz. Beim Austausch der Karten beginnt immer der Rangniedere.

Arabische und afrikanische Länder

In Ländern mit muslimischer Prägung werden Visitenkarten grundsätzlich mit der rechten Hand überreicht und entgegengenommen. (Die linke Hand gilt als unrein.) Ausgetauscht werden die Karten meist nach der ersten Begrüßung. Auch hier ist es noch wichtiger als in Europa, die Karte mit Respekt zu behandeln.

USA

Visitenkarten oder Business Cards sind in den USA weniger wichtig als etwa in asiatischen Ländern. Grundsätzlich beginnt der Ranghöchste mit dem Austausch. Es kann aber sein, dass das Ritual völlig unterbleibt. Ist das der Fall, sollte man seine eigene Karte besser bei sich behalten. Man kann sie eventuell später einer schriftlichen Kommunikation beilegen.

Fazit: Der erste Eindruck zählt

Geld und Mühe in Visitenkarten zu investieren, lohnt sich durchaus. Schließlich sind sie so etwas wie das Aushängeschild Ihres Unternehmens und speziell bei der Neukundengewinnung weiterhin von zentraler Bedeutung. Auf den ersten Blick amateurhafte Gestaltung und dünnes Billigpapier schaden eher, als dass sie nutzen. Da ist es allemal besser und kreativer, wenn Sie Ihre Daten handschriftlich aufs Kärtchen setzen.

Nützliche Links

Klassische Beispiele findet man im virtuellen Museum der International Business Card Collectors.