Neues Gesetz für Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Wie das Computermagazin c’t in seiner aktuellen Ausgabe berichtet, gilt seit Anfang des Jahres eine Gesetzesänderung für geschäftliche E-Mails. So müssen seit 1. Januar in der elektronischen Post beispielsweise auch Angaben über Handelsregistereintragungen vorhanden sein.

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© Heise Events

Um Abmahnungen und Bußgelder zu vermeiden, empfiehlt das Magazin, die neuen Vorgaben zügig umzusetzen. Welche Angaben dabei zu berücksichtigen sind, sei von der Unternehmensform des E-Mail-Versenders abhängig. Bei Gewerbetreibenden, für die kein Handelsregistereintrag notwendig ist, muss lediglich der Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. Bei GmbHs ist dagegen vorgeschrieben: die vollständige Unternehmensbezeichnung in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, die Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht sowie die Handelsregisternummer. Zusätzlich müssen alle Geschäftsführer und deren Stellvertreter jeweils mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufgelistet werden.

Gewerbetreibende sollten entsprechende Angaben umgehend in den E-Mail-Footer einbauen. Von der Auslagerung der Angaben in den Anhang einer E-Mail rät das Magazin ab, da nicht jeder Empfänger Anhänge problemlos öffnen könne. Übersichten zu den genauen Kennzeichnungspflichten halten die Industrie und Handelskammern bereit (Quelle: c’t/rgn).