Keine Angst vor der elektronischen Signatur

Immer mehr Unternehmen versenden und akzeptieren elektronische Rechnungen, doch oft fehlt die qualifizierte elektronische Signatur. Wer trotzdem die Vorsteuer geltend macht, riskiert eine Rückforderung durch das Finanzamt. Dabei können sich Unternehmen bei der digitalen Unterschrift helfen lassen. „Der Gesetzgeber hat die Signatur von Rechnungen durch Dritte ausdrücklich erlaubt“, so Helga Krüger von der http.net Internet GmbH gegenüber dem MittelstandsWiki.

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© Heise Business Services

Warum ist es so wichtig, Rechnungen digital zu signieren, und was kann passieren, wenn man es nicht tut?

Helga Krüger: Immer mehr Rechnungen werden derzeit elektronisch, per E-Mail, zugestellt, denn das senkt die Kosten für den Rechnungsversand erheblich. Man denke an Porto, Druckkosten oder Handlingkosten. Eine Studie von PricewaterhouseCoopers geht von einem Einsparpotenzial von mindestens 2,50 EUR je Rechnung aus.

Im Umgang mit privaten Endkunden ist der Versand von elektronischen Rechnungen ohne digitale Signatur kein Problem. Wenn ein Unternehmen aber die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen will, müssen die Rechnungen laut § 12 UStG qualifiziert elektronisch signiert sein. Andernfalls kann das Finanzamt die Vorsteuer vom Empfänger zurückfordern. Dieser kann dann wieder vom Versender Schadenersatz fordern.

Was versteht man denn unter einer qualifizierten elektronischen Signatur?

Helga Krüger: Eine qualifizierte elektronische Signatur wird immer auf eine natürliche Person ausgestellt und ist einer Unterschrift dieser Person gleichzusetzen. Hierfür gibt es Signaturkarten, die von einem bei der Bundesnetzagentur akkreditierten Trustcenter ausgestellt werden. Der eigentliche Signaturschlüssel befindet sich als Hash-Code auf dem Chip der Signaturkarte. Das Signaturgesetz legt genau fest, welche Sicherheitskriterien hier einzuhalten sind. Außerdem ist die Ausgabe der Signaturkarten sehr streng geregelt, damit sie nicht in falsche Hände geraten können. Das Trustcenter muss zudem sicherstellen, dass die Identität und die Gültigkeit der Signatur jederzeit überprüft werden können, selbst nach Ablauf der Gültigkeitsdauer der Signaturkarte.

Warum setzen so wenige Unternehmen diese gesetzliche Forderung um?

Helga Krüger: Hierfür gibt es mehrere Gründe. Es ist ja nicht mit einer Signaturkarte getan. Wer viele Rechnungen versendet, der benötigt ein Equipment, mit dem man Massensignaturen aufbringen kann. Ansonsten wäre das Versenden vieler Rechnungen eine langwierige Angelegenheit. Hier scheuen viele Unternehmen die Kosten und den Aufwand, die mit der Einführung einer Signaturlösung verbunden sind.

Auch hören wir immer wieder das Argument: Wenn die Kunden die Rechnung ausdrucken, merkt doch niemand, dass diese Rechnung elektronisch zugestellt wurde (Kritische Buchprüfer haben jedoch ein Auge dafür, ob eine Rechnung selbst ausgedruckt wurde, wenn farbige Logos oder Papiersorten bekannt sind – Anm. d. Red.).

Gibt es weitere Gründe?

Helga Krüger: Viele Empfänger haben noch Berührungsängste, denn nicht nur der Versender hat gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. So muss der Empfänger einer elektronischen Rechnung, wenn er die Vorsteuer geltend machen will, zunächst prüfen, ob die Rechnung signiert wurde und danach die Rechnungsdatei, die Signatur und das Prüfprotokoll mindestens 10 Jahre archivieren. Daher ist die Akzeptanz elektronischer Rechnungen ein Problem, wenn man die Empfänger mit diesen Vorgaben konfrontiert. Viele verschweigen diese Auflagen und senden den uninformierten Empfängern einfach unsignierte Rechnungen.

Welche Tipps können Sie geben, damit die Umsetzung schnell und gesetzeskonform gelingt?

Helga Krüger: Der Gesetzgeber hat die Signatur von Rechnungen durch Dritte ausdrücklich erlaubt. Als Anbieter des Signaturdienstes http.SIGN empfehlen wir Firmen, die eine zeitnahe Lösung wünschen, die Signatur als Dienstleistung. Dies spart darüber hinaus Investitionen. http.SIGN stellt für die Anbindung des Kunden diverse Schnittstellen zur Verfügung. Das einfachste ist die Übertragung per E-Mail, was sich sehr kurzfristig realisieren lässt. Der Kunde schickt uns dann die zu signierenden Rechnungen und wir versenden sie.

Aber wir gehen noch einen Schritt weiter: Wenn der Versender es wünscht, wird dem Empfänger mit der ersten Rechnung ein Postfach eingerichtet, eine ePoststelle, und die Rechnungen werden dorthin eingeliefert. Wenn der Empfänger seine ePoststelle aktiviert, kann er dort signierte Dokumente empfangen, prüfen und archivieren. Wenn der Rechnungsversender dies nicht wünscht, wird die Rechnung direkt zugestellt.

Wie verhält es sich mit den Archivierungspflichten? Können Sie auch dabei helfen?

Helga Krüger: Ja, in der ePoststelle können alle Dokumente oder ganze Ordner archiviert werden. Ist dies geschehen, lassen sich die Dokumente zwar noch verschieben, aber nicht mehr löschen. Sollte einmal ein Übersignieren der Dokumente notwendig sein, lässt sich dies leicht erledigen. Auch der Versender kann seine Rechnungen übrigens in die ePoststelle einliefern lassen und im Ordner Ausgangsrechnungen archivieren.

Wie sicher ist der Rechnungsversand? Was passiert bei einem Serverausfall?

Helga Krüger: Der Versand über http.SIGN und alle Zugriffe auf die ePoststelle erfolgen SSL-verschlüsselt. Alle Signaturserver sind redundant. Dem Kunden wird außerdem ein ganzer Kartenpool zugewiesen. Fällt eine Karte oder ein Server aus, übernehmen die anderen die Funktion. Nach dem Rechnungsversand erhält der Versender eine Statusmitteilung. Er kann genau sehen, welche Rechnungen nicht zugestellt werden konnten. Schließlich kann auch eine E-Mail-Adresse falsch sein oder der Server eines Empfängers nicht erreichbar sein.

Kann man diesen Service auch einmal unverbindlich testen? Mit welchen Kosten muss man rechnen?

Helga Krüger: Für den Signaturdienst http.SIGN gibt es ein kostenloses Testsystem. Ansonsten ist der Preis je Signatur abhängig vom gebuchten Kontingent. Übrigens sind wir meines Wissens der einzige Anbieter, bei dem die Kontingente nicht zeitlich limitiert sind. Die Kosten je Signatur liegen zwischen 12 und 26 Cent. Größere Kontingente sind verhandelbar.

Bei den ePoststellen ist bei Einrichtung über http.SIGN das erste Jahr kostenfrei. Wer die ePoststellen ansonsten testen möchte, kann dies zwei Monate kostenlos tun. Danach kann ein kostenloser Basisdienst genutzt werden. Wer Komfort möchte, kann nach seinen Anforderungen Pakete buchen. Das kleinste Paket kostet 2,50 EUR, das größte 13,50 EUR je Monat.

Sie setzen beim Vertrieb Ihrer Lösungen auf kleine und mittelständische Partner. Warum? Können große Reseller nicht mehr für den Absatz tun?

Helga Krüger: Die Vertriebsstruktur der http.net Internet GmbH ist über Jahre gewachsen und hat sich immer bewährt. Es gehört zu unserer Philosophie, das Wort Reseller zu vermeiden. http.net hat Vertriebspartner und redet mit seinen Partnern auf Augenhöhe. Da wir im Kerngeschäft nicht zu den Discountern am Markt gehören, setzen wir auf Support, Support und nochmals Support. Hier passen wir mit den großen einfach nicht zusammen. Bei uns gibt es keine Hotline mit Warteschleife oder inkompetente Beratung. Deshalb fahren wir auch mit den kleinen und mittelständischen Partnern, die dies zu schätzen wissen und selbst beherzigen, viel besser. Beim Signaturdienst ist dies erstmals anders. Hier ist die Integration unseres Dienstes in die Warenwirtschaftssysteme größerer Partner sinnvoll. Dennoch sind uns die vielen kleineren Systemhäuser genauso wichtig.

Sie legen großen Wert auf Netzwerke. Welche Vorteile sehen Sie im Networking? Können Sie unseren Lesern Tipps fürs Networking geben?

Helga Krüger: http.net hat sich immer im Interesse seiner Partner in Verbänden wie dem eco-Verband oder BCIX engagiert. Aber auch Standortnetzwerke wie Projekt Zukunft und der Berliner MobKom e.V. sind uns wichtig. So hat man das Ohr an der Branche und kann sich außerdem nach Technologiepartnern umsehen, wenn es einmal nötig ist. Unternehmen unserer Größe können nicht alles aus eigener Manpower schaffen. Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit uns bekannten Unternehmen ist da sinnvoller. Hier haben wir auch unsere Vertriebspartner stets im Fokus. Tipps? Etwas aufgeschlossen sein, sich umsehen, welche Netzwerke für das eigene Unternehmen wichtig sein könnten, und einen verständnisvollen Lebenspartner haben, der einen den einen oder anderen Abend entbehren kann

Vielen Dank für Ihre Erläuterungen und Tipps, Frau Krüger!

Helga Krüger, Prokuristin, begann ihre berufliche Laufbahn als Tierärztin und versteht sich als Leiterin der Unternehmenskommunikation nicht nur mit Tieren. Nach dem Aufbau einer Internetstellenbörse, einem Abendstudium in Sachen PR/Marketing und einer Agenturtätigkeit ist sie seit 2004 bei der http.net Internet GmbH tätig.

Das Interview führte Oliver Schonschek.