Viele KMU meistern Geschäftsprozesse noch händisch

In mittelständischen Firmen wird vieles noch nach Gefühl und ohne objektive Steuerung per Software entschieden Das ergab eine Online-Befragung, die der Hersteller betriebswirtschaftlicher Software, Sage unter den Besuchern seines Firmenportals durchführte. Die rund 700 Teilnehmer offenbarten dabei eine Reihe Schwachstellen und Optimierungspotenziale.

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© just 4 business

So verzichten immer noch rund zwei Drittel der Unternehmen auf Software zur übergreifenden Betriebssteuerung. Schon in der Angebotsphase werden Chancen verspielt. Bei der Ermittlung des Angebotspreises und auch der Auswertung des wirtschaftlichen Erfolges vertraut rund ein Drittel der Unternehmen auf weiche Faktoren wie Erfahrungswerte, ermittelt den Angebotspreis über das Telefon oder aufwändige papiergebundene schriftliche Dokumentationen. Ein weiteres Drittel vertraut auf selbsterstellte Office-Tabellen. Nur der kleinste Teil mit 31 Prozent setzt bei der Angebotserstellung auf betriebswirtschaftliche Software und damit Auswertungsfunktionen.

Ein Drittel können Lieferzeiten oder -mengen häufig nicht einhalten und müssen nachverhandeln, 40% müssen sich ständig mit Planungsmeetings und Aushilfen behelfen. Auf eine übergreifende betriebliche Steuerung durch kaufmännische Software bauen nur 28%.

Auf die Frage, ob Unternehmen eine Jahresplanung erstellt haben, wie sich ihr Unternehmen entwickeln soll, und wie sie ihren Geschäftserfolg überwachen, antworten 33% der Unternehmen, sie hätten keine festgelegten Planungsprozesse. Fast ein Viertel der befragten Unternehmen verfügen nur über eine papiergebundene Grobplanung des Geschäftsjahres. Damit lassen sich die Unternehmen ein wichtiges Argument gegenüber den Banken entgehen. Nur 26 Prozent verwenden Software mit standardisierten Soll-Ist-Auswertungen für die Jahresplanung und die Überwachung des Geschäftserfolgs.

Erstaunliche Ergebnisse ergab die Umfrage im Bereich der Entlohnung: 27% der Unternehmen gehen hier noch papiergebunden mit Leistungszetteln vor, das heißt sowohl die Erfassung der Arbeitsleistung als auch die Lohnberechnung erfolgt händisch. 29% der Befragten geben die Lohnabrechnung gänzlich aus der Hand und vertrauen sie ihrem Steuerberater oder einem externen Dienstleister an. Lediglich 24% verfügen über ein Zeiterfassungssystem mit automatischer Einspeisung in die Lohnbuchhaltung, während immer noch 19% die Lohnabrechnung gänzlich ohne spezielle Zeit- und Leistungserfassung erledigen.

Auch im Bereich der Steuererklärung, die seit einiger Zeit über das Online-System Elster abzugeben ist, verlassen sich fast die Hälfte der befragten Unternehmen auf ihren Steuerberater. Immerhin 37% verwenden hier zwar eine betriebswirtschaftliche Software mit ständig aktualisiertem Elster-Formular und automatischem Einlesen der Buchhaltungsdaten, doch noch immer 18% erledigen die Steuererklärung, indem sie die Daten aufgrund von Buchungsunterlagen händisch eingeben.

Einzig wenn es um Außenstände und das zügige Bezahlen von Forderungen geht, nutzt schon fast die Hälfte der Unternehmen die Hilfe von Software mit automatisch aktualisierten Offene-Posten-Listen und integrierter Mahnfunktion. Nur ein Drittel sichtet Rechnungen und Kontoeingänge noch persönlich und erstellt Mahnungen individuell. (Sage/ml)