COI BusinessFlow
DMS-Software integriert PDF/A-Funktionalität

Das in Herzogenaurach ansässige Unternehmen COI hat vor wenigen Tagen die Implementierung des Langzeitarchivierungsstandards PDF/A in seine Dokumentenmanagementsystem (DMS) BusinessFlow verkündet. Die modulare DMS-Software soll dokumentbezogene Prozesse wie die Verwaltung von Kunden- und Lieferantenakten unterstützen und mit Funktionalitäten wie Archivierung, Workflow und Informationshandling eine umfangreiche Basis für das Informationsmanagement schaffen.

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Unternehmen sind aufgrund rechtlicher Vorschriften dazu verpflichtet geschäftsrelevante Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Konstruktionspläne langfristig aufzubewahren. Die Aufbewahrungsdauer beträgt je nach gesetzlicher Vorgabe zwischen 6 und 99 Jahre. Außerdem müssen die Dokumente in unveränderter Form originalgetreu aufbewahrt werden. Mit dem nun in COI BusinessFlow implementierten PDF/A-Format soll eine einfache Reproduzierbarkeit von Dokumenten in inhaltlich identischer Darstellung gegeben sein, die unabhängig von Software, Versionen oder Hardware ist.

Das PDF/A-Format ist in zwei unterschiedlichen Konformitätsstufen verfügbar: Die einfachere Variante PDF/A-1b garantiert nur die visuelle Reproduzierbarkeit der Inhalte, während die umfangreichere Variante PDF/A-1a Metainformationen integriert und Textrecherchen zulässt. (Quelle: COI GmbH/GST)