Dokumentenmanagement im Mittelstand

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Intelligent abgelegt bleibt verfügbar

Von Manfred Forst, DMSFACTORY

Mitarbeiter verbringen heute bis zu 40 % ihres Arbeitstages damit, Informationen zu suchen oder abzulegen. Effizienter sind Dokumentenmanagementsysteme, die gründlich aufräumen – vorausgesetzt, die Software passt für den Bedarf und fügt sich in die bestehende IT-Infrastruktur.

Bereits seit Mitte der 90er-Jahre gibt es die so genannten Document Management Systems (DMS). Sie dienen der Verwaltung elektronischer Dokumente – egal ob sie zunächst papiergebunden sind oder direkt digital gespeichert werden; ihre Aufgabe ist die Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Aufbewahrung, und zwar unabhängig davon, wo und in welchem Format die Dateien abgelegt sind.

Dokumentenzugriff wird Pflicht

Bis vor einigen Jahren waren solche Systeme allerdings fast nur in großen Unternehmen zu finden. Heute sind sie wesentlich preisgünstiger und einfacher in der Bedienung geworden. Damit werden sie auch für den Ein-Mann-Betrieb oder kleine bis mittlere Unternehmen erschwinglich.

Die heute verfügbaren DMS-Lösungen sind weitaus preisgünstiger als früher, lassen sich wesentlich einfacher bedienen und enthalten oft bereits vorkonfigurierte Szenarien für Eingangsrechnungen, E-Mail-Archivierung, Personalmanagement u.a. Hinzu kommt, dass die einstigen Kostentreiber (Speicherplatz, schnelle Server, große Bildschirme etc.) inzwischen längst erschwinglich sind.

Alles ist Inhalt
Heute ist statt von DMS oft von Electronic Document Management (EDM), Electronic Records Management (ERM) oder gleich Enterprise Content Management (ECM) die Rede. Darunter versteht man sämtliche Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung bzw. Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen.

Dass viele Unternehmen bislang zögerten, liegt wohl daran, dass es zu genügen schien, die Informationen im Datei-Explorer, in eigenentwickelten Lösungen oder Erweiterungen des ERP-Systems zu speichern. Auch Open-Source-Unternehmensportale mischen mit und Microsoft & Co. bieten mit Produkten wie dem Sharepoint Portal Server inzwischen erweiterte DMS-Funktionalität für ihre Portal-Suites. Doch erst die gesetzlichen Anforderungen der GDPdU (jetzt: GoBD) und die dadurch zunehmende Datenflut haben dafür gesorgt, dass der Mittelstand sich nach DMS umsieht und diesen Punkt in seine Investitionsplanungen einfließen lässt.

Das passende Programm finden

Der Markt ist unübersichtlich. Die Frage ist daher groß, welches Produkt für die eigenen Zwecke das richtige ist. Auf dem Weg zur funktionierenden DMS-Lösung sollten Mittelständler einige wichtige Punkte beachten:

  • Definieren Sie die konkreten Anforderungen im Unternehmen genau und halten Sie die Ergebnisse in einem kurzen Pflichtenheft fest. Unter Umständen empfiehlt es sich sogar, ein DMS-Beratungshaus hinzuzuziehen. (Achten Sie dabei unbedingt auf dessen Branchenausrichtung!)
  • Lassen Sie sich bei Produktsondierungen die Funktionalitäten der Software live vorführen. Vertrauen Sie nicht auf vollmundige Präsentationen, die wie am Schnürchen klappen.
  • Achten Sie darauf, dass es sich um ein Standardprodukt handelt, das nicht aufwändig programmiert werden muss, sondern weitgehend durch Customizing in die vorhandene IT-Landschaft angepasst werden kann.
  • Neben umfassenden DMS-Funktionen wie Check-in-Check-out-Mechanismen, Versionierung und Volltextindizierung gilt es auch auf zusätzliche Fähigkeiten wie E-Mail-Archivierung, digitale Signatur oder Workflow-Funktionen achten. Orientieren Sie sich dabei immer eng an den eigenen Anforderungen! Ist etwa die Zahl der täglich eingehenden Rechnungen gering, können Sie z.B. auf eine automatisierte Indizierung getrost verzichten.
  • Das Produkt sollte unbedingt eine leicht verständliche Benutzeroberfläche haben – allein schon aus Sicherheitsgründen –, sich über Schnittstellen in branchenspezifische Softwarekomponenten einbinden lassen und auch nach oben offen skalierbar sein.
  • Klären Sie vorab, ob zusätzlich zum neuen DMS auch weitere Hardware, neue Netzwerkinfrastruktur oder neue Betriebssoftware notwendig ist. Nur so lässt sich sicherstellen, dass Projekte kalkulierbar bleiben.

Vor allem aber sollten Sie als mittelständischer Unternehmer darauf achten, dass Sie Ihre Angestellten von Anbeginn in die Implementierung der neuen Software einbinden. Denn auch die Abläufe und die Arbeitsorganisation ändern sich durch DMS-Technologie durchgreifend – beste Erfahrungen haben daher Mittelständler gemacht, bei denen die Mitarbeiter nicht nur bei der DMS-Einführung, sondern schon bei der Auswahl beteiligt waren.

Fazit: Nutzen entsteht durch Nutzer

Es war stets eine Stärke des Mittelstands gegenüber Großunternehmen, dynamisch und flexibel auf Marktanforderungen reagieren zu können. Diesen Vorsprung können KMU halten, wenn sie angesichts des wachsenden Kosten- und Wettbewerbsdrucks vor allem ihre Kunden- und Serviceorientierung ausbauen. Wer mit dem passenden DMS seine Unternehmensprozesse so optimiert, dass sämtliche geschäftskritischen Daten und Dokumente jederzeit für alle Mitarbeiter verfügbar sind, hat bereits die entscheidenden Weichen gestellt.

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