Scan and Sort it
Software scannt und archiviert bis zu 3 Mio. Dokumente

Der Distributor BHS Binkert führt ab sofort die Scan- und Archivierungssoftware Scan and Sort it von RetSoft im Programm. Die Rahmenbedingungen für den Vertrieb in der DACH-Region wurden auf der vergangenen CeBIT festgelegt. Mit Scan and Sort it soll sich das gesamte Dokumentenmanagement vom Scannen der Vorlage bis zur Ablage und dem Wiederauffinden im digitalen Archiv bequem umsetzen lassen.

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Mit der Version ‚Scan and Sort it Pro‘ können Vorlagen in Formaten von A5 bis A0 erfasst und automatisch in einen definierten Ordner im Archiv abgelegt werden. Die netzwerktaugliche Software stellt eine Haupt-Archivierungskomponente und fünf Lese-Stationen zur Verfügung, wo Dokumente inhaltsbezogen ausgegeben werden. Im digitalen Archiv können bis zu 200.000 Dokumente aufbewahrt und beispielsweise per E-Mail an beliebige Empfänger geschickt werden, auf deren Rechnern die Software nicht installiert sein muss. Über eine spezielle Kompressionstechnik sollen sich bis zu 30.000 Dokumente ohne Qualitätsverlust auf einer handelsüblichen CD speichern lassen.

‚Scan and Sort it Expert‘ richtet sich an DMS-Anwender mit hohen Performance-Anforderungen. Diese Version greift auf eine MySQL- oder MS-SQL-Server-Datenbank zurück, so dass effektiv bis zu drei Millionen Dokumente im Archiv abgelegt werden können. Über eine detaillierte Rechtevergabe soll sich der Dokumentenzugriff umfassend regeln lassen.

Für beide Varianten steht ein Add-On für die Texterkennung (OCR) zur Verfügung. Damit sollen sich Dokumente direkt in gängige Formate wie MS Word und PDF umwandeln lassen.

Manfred Grandis, Produktmanager BHS Binkert: „In den vielen [CeBIT-]Gesprächen vor allem mit Fachhändlern kam immer wieder eines heraus: Derzeit entsteht der DMS-Bedarf ganz massiv auf Kundenseite, wobei in Branchen wie der öffentlichen Verwaltung und auch im medizinischen Bereich die Investitionsbereitschaft besonders hoch ist. Gefragt sind in erster Linie Pakete aus Hard- und Software, die den gesamten DMS-Prozess durchgängig umsetzen können, von der Digitalisierung und Formatzuweisung ganz unterschiedlicher Vorlagen bis zur Archivierung, die allen rechtlichen Vorgaben Stand hält. Mit Scan-and-Sort-it können wir unseren Kunden in dieser Hinsicht noch flexiblere Lösungen anbieten.“ (Quelle: BHS Binkert GmbH/GST)