Elektronischer Entgeltnachweis
Anfangs bürokratischer Mehraufwand für Arbeitgeber

Der Elektronische Entgeltnachweis ELENA soll in Zukunft das lästige Ausstellen diverser Lohn-Bescheinigungen ersetzen. Zum Start bringt er den Unternehmen aber erst einmal Mehraufwand mit sich. Denn in den Personalabteilungen müssen von Januar 2010 an jeden Monat Daten erhoben, erfasst und elektronisch versandt werden, die bisher im Rahmen der Lohnabrechnung keine Rolle spielten, warnt der IT-Dienstleister Datev.

Allein die sogenannte Ausfüllhilfe, die im Internet von den Sozialversicherungsträgern zur Verfügung gestellt wird, umfasst über 50 Seiten. Laut Bundesregierung sollen Arbeitgeber jedoch mittelfristig durch das neue Verfahren 85 Millionen Euro jährlich einsparen.

Wer Arbeitslosengeld, Elterngeld oder Wohnungsgeld haben möchte, muss jeweils unterschiedliche Bescheinigungen vorlegen. Bisher wurden diese für jeden Beschäftigten anlassbezogen vom Arbeitgeber auf Papier ausgestellt – bis zu 60 Millionen Mal im Jahr. Dieses Verfahren wird nun schrittweise auf die elektronische Datenübermittlung umgestellt, das heißt die Unternehmen und Institutionen melden von Januar 2010 an monatlich den festgelegten Datensatz pro Arbeitnehmer an die Zentrale Speicherstelle (ZSS), die bei der Rentenversicherung in Würzburg eingerichtet ist. Dort werden die Daten verschlüsselt archiviert.

Von 2012 an, so die Planungen, rufen die jeweils berechtigten Behörden zusammen mit dem Antragsteller bei Bedarf die Daten ab und berechnen auf deren Grundlage die Leistungen. Der Antragsteller benötigt dafür eine Signaturkarte mit qualifizierter elektronischer Signatur. Wie diese Signaturkarten bereitgestellt werden und wer diese erstellt bzw. verteilt, ist noch offen.

In einem ersten Schritt ist geplant, dass in zwei Jahren zunächst fünf Bescheinigungen, die unter anderem für Anträge bei den Arbeitsagenturen, für das Wohngeld und für das Elterngeld benötigt werden, auf Papier entfallen. Arbeitnehmer werden von ihrem Arbeitgeber mit einem Hinweis auf der Entgeltabrechnung darüber informiert, dass Daten an die Zentrale Speicherstelle übermittelt wurden und sie Informationen über diese Daten nur von dort erhalten.

Während die Arbeitnehmer ansonsten noch abwarten können, müssen die Arbeitgeber sich auf die gesetzlich vorgeschriebenen Datenübermittlungen, die vom kommenden Januar an fällig werden, vorbereiten. Viele Unternehmer werden dabei mit ihrem Steuerberater zusammenarbeiten. Mit ihm sollten sie, damit der zusätzliche Erfassungsaufwand für die über die klassische Lohnabrechnung hinausgehenden Informationen begrenzt wird, ein möglichst effizientes Vorgehen für den Datenaustausch vereinbaren, raten die Datev-Experten.

Weitere Informationen finden Arbeitgeber im Internet.

(ots/ml)