Ricoh Document Governance Index
Dokumentensicherheit bleibt verbesserungswürdig

Ricoh Document Governance Index
Ricoh Document Governance Index

Eine neue Studie von Ricoh zeigt, dass Unternehmen in ganz Europa ihre vertraulichen Informationen und Dokumente unabsichtlich gefährden. Kern des Problems: Den Unternehmen fehlt eine zentrale Strategie für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement. Das Whitepaper ‚Ricoh Document Governance Index‘ und zusätzliche Details zur Studie stehen als Download respektive online zur Verfügung.

Für den ‚Ricoh Document Governance Index‘ wurden vom unabhängigen Marktforschungsinstitut Coleman Parkes Research zwischen Juli und August 2009 311 detaillierte Interviews mit Führungskräften (C-Level oder vergleichbar) mittlerer und großer Unternehmen aus den Bereichen Finanzen, Dienstleistung, öffentlicher Sektor, Telekommunikation, Versorgungsunternehmen und Medien geführt.

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Die Befragten kamen aus Belgien, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Spanien, Großbritannien und Nordirland. Die Erhebung wurde laut Ricoh so durchgeführt, dass repräsentative Aussagen für ganz Europa und für jeden angesprochenen vertikalen Sektor gemacht werden konnten.

Die Ergebnisse zeigen, dass Unternehmen aus dem Finanzbereich im Vergleich am seltensten über Richtlinien zur Beschränkung des Druckens von Kundeninformationen verfügen. Nur 46 Prozent der Befragten aus dem Bereich bestätigten, dass es in ihren Unternehmen solche offiziellen Richtlinien gibt.

Mit Blick auf eine vollständig umgesetzte Strategie zur Dokumentensicherheit, zeigt sich, dass nur 33 Prozent der befragten Organisationen im öffentlichen Sektor über eine umfassende Sicherheitslösung rund um das digitale und gedruckte Dokument verfügen. Im Dienstleistungsbereich bestätigten 43 Prozent der Befragten, dass in ihrem Unternehmen eine solche Strategie vorhanden sei. Der Bereich Telekommunikation/Versorgung/Medien erreicht hier 48 Prozent.

Rund die Hälfte der Gesprächspartner (49 Prozent) macht sich wegen der Risiken digitaler und gedruckter Informationen gleichermaßen Gedanken. Doch trotz dieses Bewusstseins führen die wenigsten vorausschauend Richtlinien zum Schutz ihrer vertraulichen Informationen ein.

Insgesamt zeigen die Ergebnisse, dass europäische Unternehmen mehr tun könnten, um vertrauliche Informationen und Dokumente zu schützen und das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement zu optimieren. Ein Grund für die mangelnden Sicherheitsmaßnahmen ist oft ein dezentral organisiertes Druck- und Dokumentenmanagement, bei dem es keine klaren, zentralen Zuständigkeiten gibt. Ein erhöhter Arbeitsaufwand und Ineffizienz sind Folgen eines solchen dezentralen Ansatzes, was sich auch auf Produktivität und Nachhaltigkeit auswirkt.

„Europäische Unternehmen sehen sich heute zunehmend mit Risiken konfrontiert, die mit den wachsenden regulierenden Vorgaben, den Forderungen von Kunden, der steigenden Digitalisierung und dem Anspruch, Verantwortungsbewusstsein zu zeigen, zusammenhängen. Am wirksamsten kann man den Herausforderungen begegnen und aus Investitionen Gewinn schlagen, wenn man sicherstellt, dass die Informationen und Dokumente eines Unternehmens als fester Bestandteil der gesamten Informationsverwaltung und Sicherheitsstrategie einer Organisation angesehen werden. Auch durch die Einführung eines zentralen und strategischen Dokumentenmanagements, das klare Verantwortlichkeit und Zuständigkeit für den Dokumenten-Workflow definiert, können Unternehmen das Risiko senken, dass vertrauliche Daten in die falschen Hände geraten. Zusätzlich kann so das Kosten- und Ablaufpotenzial im ganzen Unternehmen entscheidend gesteuert werden“, so Ian Winham, Executive VP & CFO, Ricoh Europe. (Quelle: Ricoh Deutschland GmbH/GST)