Dokulife-Printerumfrage10
Ineffizientes Prozessmanagement sorgt für Frust

Im Rahmen der Printerumfrage10 wurden fast 9000 Anwender aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zu ihrem privaten und beruflichen Nutz- und Einkaufsverhalten sowie zur Zuverlässigkeit von Druckern und Multifunktionsgeräten befragt. Während die Geräte selbst überwiegend als zuverlässig eingestuft wurden, entpuppen sich vor allem unzeitgemäße Beschaffungsprozesse und ungeregelte Verantwortlichkeiten als Druckjobkiller.

77 % der befragten beruflichen Anwender sind zufrieden mit der Zuverlässigkeit ihrer Drucker, MFPs und Faxgeräte. 50 % geben sogar an, dass die von ihnen genutzte Druckhardware eigentlich immer funktioniert.

Laut der Umfrage scheint in vielen Unternehmen ein ineffizientes Prozessmanagement der Hauptgrund für still stehende Druckgeräte zu sein. So ist der häufigste „Druckgerätefehler“ die leere Papierkassette: 74 % der Befragten, die gemeinsam mit Kollegen ein Druckgerät nutzen, geben fehlendes Papier als häufigste Fehlerursache für einen nicht durchgeführten Druckjob an. Zahlreiche Teilnehmer der Studie beschweren sich darüber, dass Kollegen nie Papier holen.

Bei allein genutzten Geräten ist die leere Kassette in 64 % der Fälle Grund für den Stillstand. Insgesamt zeigt die Studie, dass die Stillstandsdauer mit zunehmender persönlicher Verantwortung des Anwenders abnimmt. Dito bei der zweithäufigsten Fehlerquelle, fehlendem Verbrauchsmaterial: 29 % geben dies als Fehlerursache an, wenn sie das Gerät mit jemandem teilen. Joel Trummheller, Business Unit Manager Laser, Brother:

„Bei einer strukturierten oder gar einer automatisierten Verbrauchsmaterialbestellung, wie sie MPS-Konzepte (Managed Print Services) vorsehen, kommen frische Verbrauchsmaterialien am Gerät an, bevor es still steht. Proaktive Versorgung der Druckinfrastruktur und ganzheitliche Betrachtung der Prozesskette sind der Schlüssel, um Ausfallhäufigkeit und Ausfallzeit zu reduzieren. Darüber hinaus kann es – gerade bei Gruppen- oder Etagengeräten – sinnvoll sein, einen ,Druckerpaten‘ zu benennen, der in definierten Intervallen den Verbrauchsmaterialbestand überprüft und ergänzt.“

Der Papierstau wird an dritter Stelle der Fehlerquellen von 26 % der Befragten genannt, die ihr Gerät mit Kollegen teilen. Aber auch hier ist laut der Studie oft kein Hardwareproblem oder Anwenderfehler der Grund, sondern ein Prozessproblem.

Die Printerumfrage10 zeigt auch, dass die Beschaffung von Hardware, Papier und Verbrauchsmaterial meist über verschiedene Abteilungen im Unternehmen läuft. Während Druckgeräte meist von der IT-Abteilung ausgewählt und beschafft werden, fallen Papier und Verbrauchsmaterial oft in den Zuständigkeitsbereich der Büromaterialverantwortlichen. Noch einmal Joel Trummheller:

„Papier, Verbrauchsmaterial und Hardware sind deshalb nicht immer optimal aufeinander abgestimmt. Im Sinne der Anwenderzufriedenheit und der Effizienz in Unternehmen sollte darauf geachtet werden, dass die IT-Abteilung grundsätzlich auch in den Auswahl-, Beschaffungs- und Lagerungsprozess des Papiers und des Verbrauchsmaterials eingebunden wird.“

Eine andere Erkenntnis der Studie: Je kleiner nämlich das Unternehmen ist, desto höher ist der Anteil an Tintenstrahlern. Bei 58 % der Selbstständigen ist das meistgenutzte Gerät ein Tintenstrahler, nur 31 % nutzen bevorzugt einen SW-Laser. Auch 44 % der kleinen Unternehmen (2–10 Mitarbeiter) nutzen Tintenstrahler; erst bei Unternehmensgrößen mit mehr als elf Mitarbeitern sind SW-Laser beliebter als Tintenstrahler.

89 % der Befragten gaben an, dass sie häufig oder sehr häufig nur eine Seite pro Druckjob drucken. 93 % der Befragten drucken häufig oder sehr häufig einen Druckjob mit zwei bis fünf Seiten. Größere Druckjobs mit sechs bis 15 Seiten werden nur von 49 % häufig oder sehr häufig durchgeführt. Sehr häufige oder häufige Druckjobs mit 16 bis 40 Seiten sind mit 18 % der Befragten noch seltener. Auf kleineren Geräten wird ähnlich gedruckt wie auf großen Arbeitsgruppengeräten: 93 % drucken zwei bis fünf Seiten auf dem Arbeitsplatzdruckgerät, auf dem Gerät im Flur oder im Kopierraum sind es 94 %.

Obwohl sich die Druckqualität aller Geräteanbieter laut Studie auf hohem Niveau angeglichen hat, ist sie gefolgt von Druckkosten und Gerätepreis im privaten Bereich immer noch das wichtigste Kaufkriterium. Gerätedesign und Herstellername spielen beim Kauf kaum eine Rolle; eine Markentreue ist nicht zu finden.

20 % der Studienteilnehmer gaben an, dass sie ihre Geräte im Fachhandel kaufen – aber nur 13 % kaufen dort auch ihre Verbrauchsmaterialien. Bei Elektronikflächenmärkten ist der Unterschied sogar noch größer: 39 % der Befragten kaufen hier ihre Druckgeräte, aber nur 18 % auch die Verbrauchsmaterialien. Die Hauptbezugsquelle für Tinte und Toner ist mit 61 % der Versandhandel. (Quelle: Dokulife Consulting & Research/GST)