Konica Minolta NSi AutoStore
Prozessautomatisierung verarbeitet Scans effizienter

Konica Minolta NSi AutoStore
Konica Minolta NSi AutoStore

Für die regelmäßige Digitalisierung großer Mengen von Papierbelegen sind manuelle Prozesse zu ineffizient. Mit der von Konica Minolta angebotenen Software NSi AutoStore soll sich die gesamte Dokumentenerfassung über die Bizhub-Multifunktionssysteme des Herstellers automatisieren lassen. Unter anderem Bildbearbeitung, Umbenennung von Dateien und Konvertierung in andere Formate sollen so selbständig ablaufen.

Mittels Barcode- und OCR-Texterkennung soll das Programm die Informationen strukturiert ablegen, sie im Unternehmen weiterleiten oder an weitere Applikationen übergeben. Konnektoren sollen die nahtlose Anbindung an Groupware und Dokumentenmanagementsysteme garantieren.

Die flexible Capture-Middleware soll sich ganz an die Bedürfnisse des Unternehmens und die dort vorhandene Hard- und Software anpassen lassen. Automatische Arbeitsabläufe können vom Admin per Drag & Drop konfiguriert werden. Dazu ordnet er lediglich die auf dem Display dargestellten Symbole für die Erfassungsquelle und die gewünschten Prozessschritte hintereinander an.

Große Mengen standardisierter Dokumente fallen z.B. bei Behörden sowie bei Speditionen und Logistikdienstleistern an. Ebenso gut soll sich NSi AutoStore für die zeiteffiziente Erfassung der Eingangspost und deren strukturierte Ablage – etwa in Poststellen – eignen. Anhand der im Dokument enthaltenen Informationen – z.B. Kundennummer und Datum – passt die Software automatisch den Dateinamen an und legt entsprechend indizierte Ordnerstrukturen an.

Bei der Erfassung von strukturierten und teilstrukturierten Dokumenten wie Formularen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheinen soll NSi AutoStore manuelle Eingriffe weitestgehend überflüssig machen. Der Nutzer wählt nur noch den entsprechenden Workflow am Display des Multifunktionssystems aus, legt die Dokumente ein und drückt die Scan-Taste. NSi Autostore ist mittels Konica Minoltas Open-API-Technologie vollständig in das Bediendisplay integriert.

Interessenten können zwischen drei Lizenzmodellen mit unterschiedlichen Funktionen zur automatisierten Erfassung, Verarbeitung und Ablage beziehungsweise Weiterleitung von Daten auswählen:

  • NSi AutoStore Express Foundation kann Dokumente über Multifunktionssysteme und Netwerkscanner erfassen und via OCR-Texterkennung in editierbare Dateien umwandeln. Das Ausgabeformat ist frei wählbar (z.B. PDF, PDF/A oder Microsoft Word). Die Dateiausgabe kann in einen frei wählbaren Ordner auf PC, FTP-Server oder via E-Mail und Fax erfolgen.
  • NSi AutoStore Express verfügt zusätzlich über einen Auto-Capture-Menüpunkt für Microsoft Windows und Office. Mit Rechtsklick auf die entsprechende Datei kann diese sofort von NSi AutoStore in einen vordefinierten Workflow überführt werden. Ermöglicht das Abfragen einzelner Hotfolder und das Aufgreifen der dort abgelegten Daten und bietet Barcodeerkennung, zonale Texterkennung und eine E-Mail-Benachrichtigung für Fehler- oder Erfolgsmeldungen. Gescannte Bilddateien können automatisch nachbearbeitet (z.B. Aufhellung, Geraderücken oder Entfernen der Lochung sowie leerer Seiten) werden. Zusätzliche Anbindungsmöglichkeiten: SharePoint, Lotus Notes sowie Datenbanken mit ODBC-Schnittstelle (z.B. Microsoft SQL und Access sowie IBM DB2 oder Oracle).
  • NSi AutoStore Workflow bietet direkte Konnektoren zu einer Vielzahl von Dokumentenmanagementsystemen (z.B. windream) sowie XML-Routing für Systeme, die nicht mit einem Standardkonnektor erreicht werden können. Mittels Multipolling können zudem ganze Dateiserver überwacht und abgefragt werden.

NSi AutoStore kann ausschließlich über autorisierte Konica-Minolta-Vertriebspartner bezogen werden. (Quelle: Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH/GST)