Obwohl der „Tod der E-Mail“ schon seit Jahren prophezeit wird, nimmt die Flut an elektronischer Post in den Unternehmen weiterhin zu. Eine Alternative sind die Social-Business-Tools, mit denen jedoch häufig überzogene Erwartungen verbunden werden.
Laut einer Untersuchung der Radicati Group werden weltweit Tag für Tag über 100 Mrd. E-Mails verschickt. Somit versendet oder empfängt jeder geschäftliche Anwender täglich durchschnittlich 121 Nachrichten. Damit ist E-Mailing fast so verbreitet wie die Telefonie und, wie Anwender der deutschen Experton Group berichten, heutzutage noch immer der wichtigste Kommunikationskanal.
Zwar zeigt die Marktentwicklung der Social-Collaboration-Lösungen allein in Deutschland 2015 ein Wachstum von 35 %. Allerdings erwarten weniger als 10 % der Unternehmen, dass sie mit diesen Tools die E-Mail ganz ablösen können. Die in mittelständischen Unternehmen gängigen Tools wie Blogs und Wikis bieten Eigenschaften wie die sozialen Medien, bleiben jedoch den eigenen Mitarbeitern vorbehalten.
Es bleibt unbestritten, das Social-Collaboration die E-Mail-Flut zwar dämpfen, aber nicht vollständig stoppen kann. Der Grund: E-Mails bergen eine höhere Verbindlichkeit, während sich Social-Collaboration-Tools effizienter zur Zusammenarbeit von Teams eignen. Deshalb gehen viele Anwender dazu über, die jeweils bessere Lösung zu nutzen. So kann etwa Microsoft Exchange mit Microsoft SharePoint zusammenarbeiten, dessen Funktionen mit der jüngsten Version deutlich in Richtung Social Collaboration ausgebaut wurden.
Für Betrüger und Cyberkriminelle bilden Mail-Plattformen wie Microsoft Exchange und Outlook wegen ihrer Verbreitung interessante Angriffsziele. Viren, Malware und Spam sind dabei nur die Spitze des Eisbergs. Immer öfter werden E‑Mails auf dem Weg durch das Internet abgefangen, mitgelesen oder manipuliert. Aber die Gefahr kann auch aus dem eigenen Unternehmen kommen, wenn Mitarbeiter vertrauliche Informationen versehentlich oder mit Absicht nach außen versenden.
Die täglichen Herausforderungen von großen und mittelständischen Unternehmen bei der E-Mail-Sicherheit werden mit der Menge an Mails sowie der zunehmenden Zahl und Raffinesse von Cyberangriffen immer komplexer. Oft muss mit wenig Know-how oder geringen Ressourcen an mehreren Standorten zugleich gewährleistet werden, dass alle Arbeitsplätze auf einem einheitlichen und aktuellen Sicherheitsniveau sind.
Die Anwender erwarten ihrerseits einfache Nutzbarkeit und möglichst keine Beeinträchtigung der täglichen Arbeit und ihrer Produktivität. Die Balance zwischen Handhabbarkeit und Sicherheit beginnt bereits bei der Beschaffung. Die Lösung sollte unkompliziert und ihre Einführung schnell und einfach ablaufen, denn Mittelstand und Enterprise-Markt legen Wert auf ein umfassendes Angebot aus einer Hand, statt eine Vielzahl von Produkten verschiedener Anbieter koordinieren zu müssen.
Dadurch verändert sich der E-Mail-Markt. Die steigende E-Mail-Flut, die raffinierteren Angriffe und die Kopplung mit ausgelagerten IT-Services verlangen nach durchdachten Strategien und umfassenden Lösungen für die eingehende und ausgehende Kommunikation. Dabei wird eine starke E-Mail-Verschlüsselung zunehmend relevant. Hier kommt es auf eine intuitive Bedienung und zentrale Administrierbarkeit an, damit die Hürden für einen effizienten Einsatz möglichst gering sind. (Quelle: The Radicati Group, Inc./bs)
