Wenn morgen auf der laufenden Kommunale in Nürnberg die Vorträge der IT-Talks starten, wird ein Schwerpunkt das Dokumentenmanagement sein, dem zwei Praxisberichte gewidmet sind: Um 11 Uhr beginnt Felix Grohmann vom Landratsamt Schweinfurt mit seinem Bericht von der dortigen DMS-Einführung, um 14:30 Uhr folgt dann Eva Schuderer vom Landratsamt Ansbach. Sie wird über Möglichkeiten der nahtlosen Integration von Sachgebieten in DMS sprechen.
Den praktischen Erfahrungshintergrund stellt in diesem Fall die ECM-Basis d.3ecm der codia Software GmbH aus Meppen, einer Tochter von d.velop. Es geht beim Dokumentenmanagement nicht nur darum, Ellbogenfreiheit zu gewinnen, indem die Verwaltungen die Papieraktenlagerung loswerden, sondern vor allem darum, eine Kernstrategie jeder Digitalisierung umzusetzen, nämlich Prozesse zu automatisieren: Wiederkehrende Abläufe wie der Posteingang lassen sich mit entsprechenden Workflows großteils zu „selbsterledigenden Aufgaben“ machen. K.o.-Kriterium ist allerdings, dass die Datenübergabe zwischen DMS und Fachverfahren durch entsprechende Schnittstellen sauber geregelt ist. Faustregel: Je vielfältiger und besser die Schnittstellen sind, desto mehr Fachverfahren kann man ohne großen Aufwand an das Dokumentenmanagement „andocken“. DMS-Systeme sind aus diesem Grund oft modular aufgebaut.
In Nürnberg ist die codia Software GmbH auf der Kommunale 2019 auch mit einem eigenen Stand vertreten: Halle 9, Stand 9-304. Neben ECM, DMS und E-Akte informiert der Lösungsanbieter dort z.B. auch über die automatisierte Rechnungsverarbeitung in Kommunen.
PS: Mittlerweile sind die Vorträge der IT-Willy-Preisträger und des IT-Talks online, als freie PDFs zum Nachvollziehen und Herunterladen:
