Dokumentenmanagement
Nuance und Philips helfen Anwälten mit KI-basierter Spracherkennung

© Speech Processing Solutions GmbH

Philips hat in Kooperation mit Nuance ein neues White­paper mit dem Titel „Dokumenten-Management für neue Arbeits­weisen und optimale Kollaboration im Rechts­wesen“ veröffentlicht. Untertitel: „Innovative Workflow-Lösung mit KI-basierter Spracherkennung“.

Denn auch die im Rechtswesen Arbeitenden können von der Digitalisierung profitieren. So stellten zum Beispiel viele Gerichte und Kanzleien bereits auf den Elektronischen Rechts­verkehr (ERV) um. Vor allem mittlere und große Kanzleien stehen vor der Aufgabe, ihre Prozesse zu optimieren und die Zusammen­arbeit im Büro neu zu regeln.

Neben den steigenden Dokumentations­anforderungen verlangen auch die Datenschutz­regelungen der DSGVO den Juristen immer mehr ab – nie war es schwieriger, Dokumente vor unbefugten Einblicken zu schützen. Um die gestiegenen Anforderungen zu bewältigen, bieten sich moderne Lösungen für das elektronische Dokumenten­management an, etwa Philips SpeechExec Enterprise 7.0 mit integrierter Sprach­erkennung von Dragon (Dragon Legal Anywhere). Die Workflow-Lösung vereint das Beste aus zwei Welten: Workflow vom Weltmarkt­führer für professionelle Diktier­lösungen und KI-basierte Sprach­erkennung vom Pionier und Markt­führer für dialog­orientierte Innovationen. Damit können Kanzleien nicht nur ihre Dokumente digital organisieren und interne Prozesse automatisieren, sondern auch unabhängig von Ort und Endgerät (mobil) arbeiten. SpeechExec Enterprise 7.0 eignet sich laut Hersteller gleicher­maßen für den Betrieb in einer Private oder Public Cloud und kann darüber hinaus auch ohne Cloud-Basis im Server­betrieb zum Einsatz kommen.

Ein Praxisbeispiel: Rechtsanwälte sind viel unterwegs, besuchen Mandanten oder haben Termine bei Gericht. Dank Sprach­erkennung können sie ihre Zeit besser nutzen, indem sie zum Beispiel nach einem Termin auf der Rückfahrt die Ergebnisse zusammenfassen oder einen Antrag formulieren. Dafür verwandelt sich das Smartphone in ein Diktiergerät, auch die Nutzung von echten Diktiergeräte ist möglich. Anschließend erledigt die Sprach­erkennung die Arbeit und wandelt das Audiofile in Text um. Der Work­flow übergibt den Text anschließend weiter an das Sekretariat, wo er formatiert und mit einem Briefkopf versehen wird. Oder die Aufnahme wird alternativ direkt an eine Schreibkraft geschickt, die das Diktat abtippt.

Damit keine Informationen in falsche Hände geraten können, erfolgt bei allen Dokumenten in SpeechExec Enterprise 7.0 eine Verschlüsselung. Die Software greift dabei auf eine sichere AES-Verschlüsselung (Advanced Encryption Standard) mit einer Schlüssellänge von 256 Bit zurück. Juristen können selbstverständlich mit SpeechExec Enterprise 7.0 auch im Homeoffice arbeiten. Dazu melden sie sich per Computer bei ihrem Benutzerkonto an und zeichnen dann ihre Texte mit einem stationären Mikrofon auf. Zudem können Rechtsanwälte ihre Schreiben direkt in beliebige Anwendungen wie etwa Word oder auch ein Fachprogramm für Juristen diktieren. Die KI-gestützte Spracherkennung von Dragon überträgt in diesem Fall den gesprochenen Text in Echtzeit in die Schriftform. Hinzu kommt, dass das Verfassen auf diese Weise viel schneller geht: Mit SpeechExec Enterprise 7.0 „schreibt“ ein Anwalt etwa 160 Wörter pro Minute – dreimal mehr als beim konventionellen Tippen.

Bei Speech Processing Solutions gibt es das Whitepaper „Innovative Workflow-Lösung mit KI-basierter Spracherkennung“ gegen Angabe der Kontaktdaten kostenfrei als PDF zum Download.