Die öffentliche Verwaltung spielt eine Schlüsselrolle bei den Beziehungen zwischen Bürgern und Staat. Deshalb ist es wichtig, sie effektiver und transparenter zu gestalten. Das IT-Systemhaus Bechtle erklärt in einem Whitepaper, wie dies im Rahmen der Digitalisierung und des Datenschutzes gelingen kann.
Deutschland hinkt zwar bei der Digitalisierung hinterher, aber immerhin ist es mittlerweile vielerorts digital beispielsweise möglich, Autos mit Wunschkennzeichen anzumelden oder die Steuererklärung per ELSTER abzugeben. Der Oberbegriff für digitale Verwaltungsprozesse und Online-Angebote heißt „E-Government“. Viele Bürger wünschen sich einen rascheren Ausbau dieser für sie praktischen Dienste, das stellt Bechtle in dem Whitepaper fest. Dabei bezieht sich das IT-Systemhaus auf eine Studie des IT-Branchenverbands Bitkom aus dem Jahr 2022, aus dem hervorgeht, dass sich 88 Prozent der Befragten eine schnellere Digitalisierung von Behörden wünschen. Alle Behörden unterliegen allerdings der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), weshalb der Datenschutz in der öffentlichen Verwaltung extrem wichtig ist.
Die Gesetzeslage
Im ersten Kapitel des Whitepapers konzentriert sich Bechtle auf die aktuelle Gesetzeslage und nennt mehrere Gesetze, darunter das „Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung“ (E-Government-Gesetz) oder das 2017 verabschiedete „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“ (Onlinezugangsgesetz – OZG). Letzteres sollte Bund, Länder und Kommunen dazu verpflichten, „ihre Verwaltungsleistungen bis 2022 über Verwaltungsportale digital anzubieten und diese zu einem Portalverbund zu verbinden“, so Bechtle. Dies gelang bis Ende 2022 jedoch nicht vollständig. „Alles in allem umfasst der OZG-Umsetzungskatalog knapp 600 zu digitalisierende Verwaltungsleistungen aus 14 übergeordneten Themenfeldern“, erklärt das Whitepaper. Bechtle listet alle 14 Bereiche auf schreibt auch dazu, welches Bundesland und Bundesministerium dafür jeweils zuständig ist. „Das Spektrum der Themen reicht von ,Arbeit und Ruhestand‘ über ,Familie und Kind‘ bis zu ,Unternehmensführung und -entwicklung‘“, so Bechtle.
Elementar wichtig: Datenschutz
Im nächsten Abschnitt widmen sich die Autoren dem Thema Datenschutz und den entsprechenden Gesetzen. Alle Behörden unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), denn in Behörden sammeln sich – digital wie in Papierform – riesige Datenberge an, etwa Steuerinformationen und persönliche Daten. „Hinzu kommen die Daten aus der Digitalisierung des Gesundheits- und des Bildungswesens sowie die Daten, die für den Umbau der Kommunen zu Smart Citys gesammelt werden“, ergänzt das Whitepaper. Die DSGVO garantiert europaweit über alle Technologien hinweg die Grundrechte und -freiheiten natürlicher Personen in puncto Datenschutz. Ergänzend kommt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hinzu, das sich mit nationalen Aspekten beschäftigt, die die DSGVO nicht abdeckt. „Darunter fallen zum Beispiel die Verarbeitung von Beschäftigtendaten, die Videoüberwachung oder die Bestellung von Datenschutzbeauftragten.“ Alles in allem müssen Behörden also viele essenzielle Spielregeln einhalten, so gilt für sie beispielsweise eine Rechenschaftspflicht. Sprich: Sie müssen belegen können, dass sie die Datenschutzvorgaben auch wirklich einhalten. Dies ermöglicht ihnen zum Beispiel die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten.
Mehrstufiges Change Management
In den folgenden Abschnitten erklärt das IT-Systemhaus unter anderem, welche Prozesse die Digitalisierung benötigt. Laut Bechtle ist ein „Change Management auf mehreren Stufen“ erforderlich, da es nicht reiche, „einzelne Angebote etwa als ausfüllbare PDF-Formulare online zur Verfügung zu stellen und die dafür notwendige Soft- und Hardware zu beschaffen. Das erklärte Ziel ist vielmehr, eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung der Servicenetze für Kommunen und Länder auf- und auszubauen, die an bestimmten Schnittstellen und nur für bestimmte Daten bis hin zur Bundesebene miteinander verbunden sind.“ Deshalb müsse die Digitalisierung in individuellen Prozessabläufen und nicht nur in einzelnen Schritten geplant werden. Darüber hinaus sollte eine IT-Architektur in Behörden offen für zukünftige Erweiterungen und sehr flexibel sein. Welche Lösungen sich für welche Problemstellungen anbieten und wie Bechtle helfen kann, erfahren Sie im weiteren Verlauf des Whitepapers.
