Office-Lösungen entscheiden

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Erst die Anforderungen klären, dann vergleichen

© Andrey Popov, Fotolia

Von Axel Oppermann, Buying|Butler

Eine Vielzahl von Firmen validiert gegenwärtig den Einsatz von Office 365 gegen die Office-Produktivitätslösungen der 2016er-Generation oder gegen die Lösungen von Google und zunehmend auch gegenüber Amazon WorkMail. Vielen IT-Verantwortlichen fällt es allerdings schwer, die unterschiedlichen Services zu vergleichen. Das beste Vorgehen besteht in einer sauberen Anforderungsanalyse unter Berücksichtigung von Gesamtkosten und Lizenzrechten. Für diese Zwecke gibt es mittlerweile auch gute Werkzeuge.

Das Büro interessiert nur eines: Excel

Die Schwierigkeiten beginnen bei der Beurteilung und Verhandlung der Service Level Agreements (SLA) und gehen über die Preise bis hin zu den benötigten Funktionen. Dies stellt viele IT-Verantwortliche vor enorme Herausforderungen. Das liegt auch daran, dass meist weder über die eigene Business-, noch über die IT- oder Client-Strategie ein grundlegendes Verständnis herrscht.

Dabei ist die Entscheidung, welche (Cloud-)Plattform für Produktivitäts- und Collaboration-Lösungen eingesetzt wird, von zentraler Bedeutung. So sind Office-Produktivitätslösungen für viele Mitarbeiter eine – wenn nicht sogar die – relevante Lösung für die tägliche Arbeit.

Wegen der Bedeutung für den Mitarbeiter, die zentrale Rolle in Geschäftsprozessen und die pro Anwender hohen jährlichen Kosten empfiehlt sich eine methodische Anforderungsanalyse als Hilfsmittel.

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Axel Oppermann ist IT-Berater und Gründer des Analystenhauses Avispador. Dort ist aus dem Bedarf heraus der Dienst Buying|Butler entstanden, ein Service zur betreuten Beschaffung von IT und digitalen Gütern, der Unternehmen bei voller Kontrolle über den Einkaufsprozess einen schnellen Kostenvergleich und Zugang zu relevanten alternativen Lieferanten und Dienstleistern liefert. Der Service ist in der Regel kostenlos, unverbindlich und mit unmittelbar klar erkennbaren Vorteilen verbunden. Buying|Butler ist ein kurzfristig einsetzbares, operatives Hilfsmittel, um zeitbezogene Einkaufsziele zu realisieren.


Axel Oppermann, Buying|Butler, Avispador GmbH, Miramstraße 74, Im Hagen Park – Gebäude 8, 34123 Kassel, Tel.: 0800-3216842, buyingbutler@avispador.de, www.buyingbutler.de

Mit methodischer Anforderungsanalyse

Ziel der methodischen Anforderungsanalyse muss es sein, bereits zu einem frühen Zeitpunkt des Auswahl- und Beschaffungsprozesses zu identifizieren, welche Anforderungen Mitarbeiter und Unternehmensleitung haben und diese Vorgaben mit der Ist-Situation im Unternehmen zu vergleichen. Hierbei geht es auch darum, den zu erwartenden Nutzen zu ermitteln. Des Weiteren müssen die Anforderungen priorisiert werden. Hierzu sollte eine Matrix entwickelt werden, die die einzelnen Ausprägungen (Anforderungen) gewichtet. Sie dient dazu, die Erfüllung der grundlegenden Anforderungen des Unternehmens nachzuweisen. Auf Basis der ermittelten Werte werden dann die relevanten Lieferanten und Produkte ausgewählt, hinzu kommt noch eine Test- und Planungsphase.

Zunächst ist die aktuelle Produkt- und Lizenzsituation im Unternehmen zu ermitteln:

  • Welche Lizenzen sind vorhanden und werden eingesetzt?
  • Welche Nutzungsrechte für derzeitige und zukünftige Produktgenerationen wurden bereits erworben?

Dabei sind die zukünftigen (organisatorischen) Ziele des Unternehmens in die Validierung mit einzubeziehen:

  • Wie sollen Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zukünftig abgebildet werden (Einführung von UCC-Lösungen etc.)?

Wesentlich hat eine methodische Anforderungsanalyse die individuellen und unterschiedlichen Anforderungen der (wichtigsten) Anwender zu ermitteln:

  • Welche Anwendergruppen und Profile gibt es?
  • Welche Anforderungen hinsichtlich der Ausstattung haben die Anwender?

Hierbei gilt es auch, Themen wie Verfügbarkeiten von Daten bzw. Dateien auf unterschiedlichen Endgeräten sowie Compliance-Anforderungen zu validieren.

Das Beratungs- und Analystenhaus Avispador hat z.B. ein Scorecard-Modell für die Entscheidungsfindung entwickelt, das in vier Kenngruppen über 70 Ausprägungen umfasst. Diese Ausprägungen können je nach Relevanz individuell gewichtet werden. Durch die methodische Analyse können grundlegende Anforderungen bewertet und gewichtet werden. Ferner ist es möglich, auf dieser Grundlage leicht zu vergleichende Nutzenbewertungen durchzuführen.

Preis, Kostenbetrachtung und Nutzungsrechte

Oft ist es neben einer methodischen Anforderungsanalyse auch notwendig, die Kosten zu bewerten. Eine solche Gesamtkostenrechnung (TCO-Betrachtung) sollte bei dieser Form der Cloud-Services für eine Laufzeit von drei bis sogar sechs Jahren erstellt werden. Hierbei sind unter Umständen auch vergleichende Kostenbetrachtungen für On-premises-Lösungen und hybride Szenarien wertvoll.

Neben den Betrachtungen der Gesamtkosten bzw. einer Berechnung des Returns der Investitionen (ROI) gilt es aber besonders beim Beschaffen der Nutzungsrechte bzw. beim Beauftragen von Migrationsprojekten mit spitzem Stift zu kalkulieren. Zu oft lassen gerade mittelständische Unternehmen hier reichlich Potenzial in Form von satten Rabatten und Preisnachlässen liegen. Ein professioneller Preisvergleich kann bei Lizenzpaketen bzw. Nutzungsrechten und definierte Migrationsprojekten oft ordentliche Einsparungen erzielen. Ein vernünftiger Service wird dabei den Aufwand der Entscheidungsfindung deutlich reduzieren.

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