Datenerfassung im Außendienst, Teil 2

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Das iPhone holt auf

Von Sabine Philipp

Beim großen Konkurrenten aus Übersee hat sich viel getan, was die Zusammenarbeit von Außendienst und Unternehmen betrifft. Als besonderen Tipp hat Fachmann Marcus Grupp hier die Software NotifyLink parat: „Das Programm kann nicht nur die Daten des Apple-Produkts synchronisieren. Es läuft auch auf BlackBerry, Symbian, Windows Mobile und Palm.“

Wer also einen großen Pool an Geräten in seinem Büro hat, ist mit dieser Software bestens bedient. „Das Hosting kostet etwa 16 Euro pro Gerät und Monat. Wird die Lizenz gekauft, dann schlägt das bei fünf Arbeitsplätzen mit etwa 1200 Euro einmalig zu Buche. Hinzu kommt die jährliche Update-Lizenz von 675 Euro“, kalkuliert Grupp.

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Ein weiteres interessantes Hilfsmittel fürs iPhone ist Salesforce Mobile. Mit der kostenlosen Lite-Version kommen Nutzer mobil an die Salesforce-Kundendatenbank heran und erhalten so jederzeit Zugriff auf die Daten der CRM-on-Demand-Lösung. Gegen einen Aufpreis von etwa 500 Euro pro Jahr ist sogar Schreibzugriff auf alle Kundendaten möglich.

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Marcus Grupp ist erfahrener Technical Consultant (u.a. bei der SystAG) und Spezialist für Mobile Office und die An­bindung von Mit­arbeitern. Wohl kaum ein Zweiter über­schaut die Mög­lich­keiten von Black­Berry-Infra­strukturen von der prak­tischen Seite her so ge­nau wie er. Eine iPhone-Soft­ware, die er nicht kennt, muss erst noch ge­schrieben werden.

Eine clevere kleine Lösung, die Nutzer kostenlos bei Apple herunterladen können, ist AroundMe von TweakerSoft. Es ist vor allem für Geschäftsreisende interessant, die in fremden Städten eine Tankstelle, Apotheke oder ein passendes Lokal suchen. Die Software erkennt, wo sich der Suchende befindet, und zeigt das Objekt der Begierde in der nächsten Umgebung an.

Mit Outlook auf Nokia

Mit Nokia-Smartphones haben die Mitarbeiter der Elektronik & Computer Systeme Müller GmbH & Co. KG aus Warendorf sehr gute Erfahrungen gemacht. Als Applikation dafür empfiehlt Geschäftsführer Martin Müller Outlook Mobile Access (OMA). „In Verbindung mit der Nokia-Software hat sich diese Lösung als sehr praxistauglich erwiesen. Damit können Sie direkt und schnell alle Outlook-Funktionen wie E-Mails und Termine abholen. Das Programm funktioniert wie auf dem PC und ist nach einer Stunde fertig eingerichtet.“

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Eine ausführliche Darstellung zum Thema Vertrieb für den Mittelstand gibt Dr. Jürgen Kaack im Ratgeber „Der optimale Vertrieb – Erfolgsfaktor im Wettbewerb“, den Sie online kostenfrei im Pressezentrum des MittelstandsWiki bekommen.

Kunden in der Kinopause

Bei der Frage „Laptop oder Smartphone?“ scheiden sich die Geister. Beide Lösungen haben ihre Vor- und Nachteile. Auf Notebooks lässt sich besser arbeiten. Dafür braucht es seine Zeit, bis sie hochfahren. Dabei nähern sich die Geräte immer mehr aneinander an: Die Displays der Smartphones werden größer und die Laptops immer kleiner und leichter.

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2002 übergab Firmengründer Horst Müller die Leitung von Elektronik & Computer Systeme Müller an seinen Sohn Martin Müller. Das Ziel blieb dasselbe: realistische Systemlösungen für den Mittelstand. Der gelernte Kaufmann passionierte Netzwerker besteht auf neuestem Know-how durch Fortbildung und weiß selbst von der Pike auf am besten, was KMU im Außeneinsatz wirklich brauchen.

Aber unabhängig davon, wie die Entscheidung fällt: Auch für Notebooks gibt es viel gute Software für den mobilen Einsatz. „Unsere Kunden sind immer wieder positiv von SonicWALL SSL-VPN überrascht“, erklärt Martin Müller. „Damit können Sie unterwegs sicher auf die Daten im Netzwerk zugreifen und sie direkt bearbeiten.“ Eine Synchronisation wird dadurch überflüssig. Dabei wird im Browser die Adresse des SSL-VPN eingegeben. Anschließend meldet sich der User mit Benutzername und Passwort an und arbeitet live mit seinen Daten.

Durch die verschlüsselte VPN-Verbindungist der Zugriff vor neugierigen Lauschern geschützt. „Das ist dann so, als ob Sie in Ihrer Firma sitzen würden“, erklärt Müller. Voraussetzung ist allerdings mindestens ISDN-Geschwindigkeit; noch besser läuft es natürlich mit DSL oder UMTS. „Unsere Techniker machen teilweise auch die Fernwartung über dieses Programm“, so der Westfale. „Einmal saß einer unserer Mitarbeiter gerade im Kino, als ein Anruf von einem unserer Kunden kam. Da ging er kurz hinaus ins Foyer, hat seinen Job gemacht und ist dann wieder zurück in den Saal, um den Film zu Ende zu sehen.“ Die SonicWALL SSL-VPN Box ist nach einem halben Tag installiert und einsatzbereit.

Verschlüsselt wiederhergestellt

Außer der Verbindung zum Netzwerk sind natürlich auch die Daten selbst zu schützen. „Leider wird das Thema Sicherheit im mobilen Einsatz oft vernachlässigt“, beklagt Müller.“ Bei fast 90 % unserer Neukunden müssen wir feststellen, dass die Daten auf den Notebooks komplett unverschlüsselt sind.“ Ein riskantes Unterfangen. Denn mit dem Verlust eines Mobilgeräts stoppt nicht nur die Arbeit vor Ort – im schlimmsten Fall fallen die Informationen in die falschen Hände. Und am Ende steht womöglich die Staatsanwaltschaft vor der Tür.

Serie: Datenerfassung im Außendienst
Teil 1 startet mit Soft­ware für den Voll­profi unter den Mobil­geräten: das BlackBerry. Teil 2 ergänzt die Liste um clevere An­wen­dungen für iPhone und an­dere Alternativen. Teil 3 greift schließlich unter­wegs zum Stift und ver­folgt mit, wie die Schrift in die Daten­bank kommt.

„Dabei sind gute Produkte schon zwischen 60 und 80 Euro zu haben“, sagt Müller, z.B. die Software SafeBoot, auf die der IT-Profi schwört. „Damit kann ich das Notebook und die Daten auf der Festplatte verschlüsseln. Der Nutzer gibt sein Verschlüsselungspasswort direkt beim PC-Start ein, also noch bevor das Betriebssystem gestartet wird. Der Dieb kann dann noch nicht einmal die Festplatte formatieren, geschweige denn, die Festplatte von einem anderen Rechner aus als externe Festplatte ansteuern.“

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Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazin­reihe. Einen Über­blick mit freien Down­load-Links zu sämt­lichen Einzel­heften bekommen Sie online im Presse­zentrum des MittelstandsWiki.

Da es ebenso passieren kann, dass Daten versehentlich oder durch einen Virus gelöscht werden, muss auch hier Vorsorge betrieben werden. Hier empfiehlt Müller Acronis, das die gesamten Daten als Komplettabbild speichert. Dabei wird die Notebook-Festplatte in zwei Laufwerke geteilt. Auf einem Drive liegt die Originalinstallation, auf dem zweiten die komplette Kopie. Die Sicherung läuft im Hintergrund, so dass selbst der Außendienstmitarbeiter, der damit arbeitet, selten etwas davon mitbekommt.

Aus eigener Erfahrung
Als bestes Beispiel hat Müller eine reales Szenario parat: „Einem Angestellten eines Kunden ist in Brasilien der Super-GAU passiert. Er sollte einen Vortrag über eine Anlage im Wert von 2 Mio. Euro halten. Der Saal war gut gefüllt und das Publikum erwarte gespannt den Vortrag – aber stattdessen sah es nur den blauen Monitor. Er rief dann sehr aufgewühlt bei uns an, beruhigte sich aber ganz schnell wieder, nachdem wir ihm erklärt hatten, dass die Daten durch Acronis gespiegelt werden. Um die Kopie aufzurufen, musste er nur vor dem Booten auf F12 klicken – und schon war die alte Festplatte wiederhergestellt.“
Als praktisches Beispiel der Datenerfassung im Außendienst sieht sich Teil 3 dieser Serie eine Innovation an, die mit Stift und Spezialpapier arbeitet – und mit einer eigenen Plattform.

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