Datenerfassung im Außendienst, Teil 3

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Der Trick mit dem Papier

Von Sabine Philipp

Eines der hartnäckigsten und größten Probleme für Außendienstmitarbeiter ist weiterhin die gute alte Zettelwirtschaft. Fatalerweise stellt sie in fast allen Szenarien die Basis für jeden weiteren Datentransfer ans Unternehmen, egal ob per BlackBerry oder iPhone und unabhängig von der Sicherheit der Verbindung.

Das bedeutet: Einträge auf Formularen müssen zusätzlich in den Rechner getippt oder eingescannt werden – und das kostet Zeit. Je nach den Schreibkünsten des Mitarbeiters ist die Information später mehr oder weniger unleserlich, was Bearbeitungszeit und Fehlerquote erhöht. Nicht selten geht ein Blatt auch einfach nur verloren, bevor es erfasst ist.

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Um diesen Missstand zu beheben, hat die deutsch-französische Firma Actimage eine Plattform rund um einen Stift geschaffen, der die Bewegungen direkt vom Papier aufnimmt und ins System einbucht. Praktischer Nebeneffekt: Da Verträge etc. schon fakturiert sind, kann gleich die Rechnung gestellt werden. Außerdem haben der Außendienstmitarbeiter und der Kunde immer noch das originale Papierdokument, was sich im Falle eines Computerabsturzes als sehr praktisch erweisen kann.

Actimage2.jpg Bei der ActiNote Integrated Solution Suite (AISS) übrträgt der Stift die Schrift auf dem Papier direkt ins Unternehmen.

Die Funktionsweise ist simpel: Eine Applikation auf dem BlackBerry oder dem Windows-Mobilgerät verbindet den Stift mit dem System im Büro. Im Stift ist eine winzige Kamera eingebaut; die Dokumente selbst sehen aus wie normale Papierformulare, die nach Wunsch bedruckt werden können. Sie haben es aber in sich: Im Hintergrund steht ein Raster von vielen kleinen Punkten, mit denen der Stift nicht nur erkennen kann, um welches Formular es sich handelt – er weiß auch, in welchem Abschnitt sich der Nutzer befindet. Dabei wird die komplette Bewegung auf dem Papier gespeichert, an das mobile Gerät geliefert und dort verarbeitet. Anschließend werden die Daten verschlüsselt online ins System verschickt. Ein Din-A-4-Blatt bringt höchstens 4 bis 15 KByte auf die digitale Waage.

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Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazin­reihe. Einen Über­blick mit freien Down­load-Links zu sämt­lichen Einzel­heften bekommen Sie online im Presse­zentrum des MittelstandsWiki.

Natürlich ist auch diese Innovation keine Garantie gegen Sauklaue. Doch da die Information sofort an den Server gelangt, wird unmittelbar kontrolliert, ob die Daten so überhaupt stimmen können. Daneben können auch Bilder in den Arbeitsfluss eingebunden werden (wichtig z.B. für Gutachten).

Serie: Datenerfassung im Außendienst
Teil 1 startet mit Soft­ware für den Voll­profi unter den Mobil­geräten: das BlackBerry. Teil 2 ergänzt die Liste um clevere An­wen­dungen für iPhone und an­dere Alternativen. Teil 3 greift schließlich unter­wegs zum Stift und ver­folgt mit, wie die Schrift in die Daten­bank kommt.

Das System von Actimage rentiert sich der Erfahrung nach bei Firmen ab etwa zehn Außendienstmitarbeitern, die pro Tag fünf bis zehn Formulare ausfüllen. Dann können die Mitarbeiter durchaus 30 bis 50 % an Arbeitszeit sparen.

Fazit: Die Hardware muss passen

Sämtliche Applikationen, die diese Serie präsentiert hat, sind bewährt und praktisch. Nur: Ohne die entsprechende Hardware können auch sie nichts taugen. Denn was nützt das beste Programm, wenn das Endgerät es nicht effektiv verarbeiten kann oder ständig an seine Grenzen stößt?

Leider passiert es aber nur allzu häufig, dass Außendienstmitarbeiter mit unterdimensionierten Geräten auf die Straße geschickt werden. In seiner Not hat schon so mancher Vertriebler die Schutzfunktionen ausgeschaltet, um Ressourcen zu sparen – oft mit fatalen Folgen.

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Eine ausführliche Darstellung zum Thema Vertrieb für den Mittelstand gibt Dr. Jürgen Kaack im Ratgeber „Der optimale Vertrieb – Erfolgsfaktor im Wettbewerb“, den Sie online kostenfrei im Pressezentrum des MittelstandsWiki bekommen.

Bevor Sie also eine neue Applikation aufspielen, prüfen Sie vorher bitte ganz genau, ob das Gerät sie auch klaglos trägt. In vielen Firmen hat sich ein kleiner Praxistest bewährt, bei dem ein Mitarbeiter mit der Anwendung auf die Piste geschickt wird. Hat er keine Klagen vorzubringen, kann guten Gewissens der Rest der Mannschaft ausgerüstet werden.

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