Dokumentationspflichten zum Mindestlohn

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Arbeitgeber an der Stechuhr

Marco2811

Von Sabine Wagner

Seit 1. Januar 2015 ist das Mindestlohngesetz (MiLoG) in Kraft. Dazu gehören auch neue Dokumentationspflichten für Arbeitgeber. Sie betreffen die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten in Minijobs, kurzfristig Beschäftigten sowie Beschäftigten aus den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) aufgezählten Wirtschaftsbereichen.

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Aufzeichnung und Aufbewahrung

In § 17 MiLoG (Erstellen und Bereithalten von Dokumenten) sind die Dokumentationspflichten geregelt. Aufzuzeichnen sind „Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit“ der Beschäftigten, und zwar spätestens bis zum Ablauf des siebten Tags nach dem Tag der Arbeitsleistung. Eine Aufzeichnung sieht dann z.B. so aus:

„Montag 05.01.2015, Arbeitsbeginn, 8.00 Uhr; Arbeitsende 11.30 Uhr, Arbeitszeit 3,5 Stunden.“

Das Unternehmen in diesem Beispiel muss bis spätestens Montag, 12. Januar 2015, 24 Uhr eine entsprechende schriftliche Aufzeichnung angefertigt haben.

Praxistipp
Unternehmen sollten sich von den Beschäftigten, soweit dies organisatorisch möglich ist, die erfassten Zeiten gegenzeichnen lassen. Aufzeichnung und Gegenzeichnung sollten aus Gründen der Klarheit und Nachvollziehbarkeit zeitnah erfolgen.

Diese Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren; hierbei empfiehlt sich eine kalenderjahrbezogene Handhabung, d.h.: Aufzeichnungen aus 2015 bewahrt man insgesamt bis mindestens 31. Dezember 2017 auf.

Fazit: Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung

Ein Verstoß gegen § 17 MiLoG stellt zum einen eine Ordnungswidrigkeit dar, die gemäß § 21 MiLoG mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro geahndet werden kann. Wenn das Unternehmen die Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns mangels Aufzeichnungen nicht beweisen kann, kann es außerdem zu Nachforderungen des Beschäftigten und damit zu Nachforderungen der Sozialkassen kommen.

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