Was ausgedruckt ist, muss unveränderlich bleiben
Von Gerald Strömer im Auftrag von HP
Anwälte, Notare und sonstige Vertreter der juristischen Zunft gehen ihrer Arbeit heute mit PC und Drucker nach wie andere Berufe auch. Mit einem wichtigen Unterschied. Bestimmte Ausdrucke müssen sich nämlich durch ein Merkmal auszeichnen, das für jeden anderen Mittelständler bestenfalls nice to have, für den Juristen aber elementar ist: Dokumentenechtheit.
Natürlich muss nicht jedes einzelne Blatt, das in einer Anwaltskanzlei oder einem Notariat aus dem Drucker rauscht, dokumentenecht sein. Aber Verträge, Urschriften, offizielle Schriftstücke, Urkunden, beglaubigte Abschriften, Ausfertigungen und dergleichen müssen auf Grundlage der Dienstordnung für Notare (§ 29 DONot) vor dem manipulierenden Zugriff Dritter und vor unbeabsichtigten Elementareinflüssen geschützt sein.
Dokumentenecht nach ISO 12757-2
Genau darum geht es beim Thema Dokumentenechtheit: Das Endprodukt darf nicht ohne Weiteres zu verändern und damit zu fälschen sein. Dokumentenechte Tinte muss daher schnell trocken und wischbeständig sein, sie darf nicht radier- oder anderweitig korrigierbar sein. Bei gedruckten Texten kommt ausdrücklich hinzu, dass sie nicht spurlos entfernbar sein dürfen. Dokumentenechte Tinte muss lichtfest sein, also auch nach einer bestimmten Dosis Sonnenlicht noch lesbar bleiben, und sie darf nicht über ein bestimmtes Maß hinaus verblassen. Auch wasserfest muss die Tinte sein: Sie darf unter Wassereinfluss zwar verlaufen, aber die Schriftlinien müssen sicht- und erkennbar bleiben. Und zu guter Letzt muss sie auch noch etlichen Chemikalien und Lösemitteln die kalte Schulter zeigen können. All diese (und mehr) messbare Kriterien sind in der ISO-Norm 12757-2 festgelegt.
Alles in allem nicht wenig, was bereits die Tinte in einem billigen Kugelschreiber leisten muss – denn er ist das „klassische“ dokumentenechte Schreibmittel. Als dokumentenecht gelten außerdem noch Kopierstifte, spezielle Eisengallustinten für Füllfederhalter, spezielle Stempeltinten (in Europa meist Standard), die Toner von Laserdruckern und -kopierern sowie textile Tintenfarbbänder, wie sie die älteren unter uns noch aus Nadeldruckern, Schreib- und Rechenmaschinen sowie Typenraddruckern kennen.
Nicht dokumentenecht sind dagegen Bleistifte, Füllfederhalter mit korrigierbarer Tinte, Schreibmaschinen mit korrigierbaren Karbonbändern (Standard bei Schreibmaschinen), Thermodrucker – und Tintenstrahldrucker. Heißt das, dass Notariate und Kanzleien berufsbedingt auf den Einsatz günstiger Tintenstrahler verzichten müssen? In den meisten Fällen: ja. Doch es gibt Ausnahmen.
HP Officejet Pro als Tintenstrahler und All-in-Ones
Vor Kurzem hat Hewlett-Packard (HP) eine neue Generation von Tintenstrahldruckern und -All-in-Ones vorgestellt, die nicht nur kostengünstig ausgeben, sondern dank ihres neu entwickelten Drucksystems und der pigmentierten Spezialtinten auch noch dokumentenecht sind. Notare, Anwälte & Co. stehen damit zertifizierte Tintenstrahler zur Wahl, denn die Papiertechnische Stiftung in München hat den Modellen Officejet Pro 8100 (Drucker) und Officejet Pro 8600 e-All-in-One (Multifunktionsgerät) die Dokumentenechtheit nach § 29 DONot bestätigt.
HP Officejet Pro 8100 (Bild: HP)
Der HP Officejet Pro 8100 ist ein reiner Drucker mit automatischem Duplexdruck, der minütlich 20 Seiten in S/W und 16 in Farbe ausgibt, bei einer Auflösung von 4880 × 1200 dpi. Er kann lokal via USB oder LAN (Ethernet) und WLAN (802.11b/g/n) angesteuert werden und verarbeitet neben Papier auch Folien, Briefumschläge, Etiketten, Karteikarten sowie Broschüren in verschiedenen Größen. Er ist mit vier Einzelpatronen mit wasserabweisender Pigmenttinte bestückt, so dass nur die jeweils verbrauchte Tintenfarbe ausgetauscht werden muss. Die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers liegt bei rund 150 Euro (inkl. MwSt. und UHG).
HP Officejet Pro 8600 (Bild: HP)
Der HP Officejet Pro 8600 e-All-in-One ist ein Multifunktionsgerät, das nicht nur dokumentenecht drucken, sondern auch dokumentenecht kopieren sowie scannen und faxen kann. Er arbeitet ebenfalls automatisch im Duplexmodus und kann Vorder- und Rückseite eines Blattes auf Wunsch auch randlos füllen. Das Gerät lässt sich via USB, LAN und WLAN mit Druckaufträgen beschicken und bietet zusätzlich die Möglichkeit, Druckaufträge via Speicherkarte direkt am Gerät selbst zu starten. Wie der HP Officejet Pro 8100 setzt auch der 8600 auf einzelne Tintenpatronen mit wasser- und wischfester, lichtbeständiger Pigmenttinte.
Neben der „normalen“ Version des Officejet Pro 8600 gibt es übrigens noch eine Plus-Version, die schneller druckt (20 bzw. 16 Seiten pro Minute in S/W oder Farbe im Vergleich zu 18 bzw. 13 Seiten in S/W oder Farbe), einen duplexfähigen Vorlageneinzug (DADF) hat und ein 4,3 Zoll statt ein 2,7 Zoll großes Touchscreen-Display vorweisen kann. Die unverbindlichen Preisempfehlungen der beiden Modelle liegen bei rund 250 und 300 Euro (inkl. MwSt. und UHG).
Die drei Energy-Star-zertifizierten Geräte verfügen wie alle HP Modelle über die ePrint Technologie, einer Cloud-basierten Lösung für das standortunabhängige Drucken über Smartphones, Tablets oder Laptops. Anwender können damit weltweit durch das einfache Versenden einer E-Mail unterwegs jedes e-print fähige HP Gerät direkt ansteuern und problemlos drucken. Der HP Officejet Pro 8600 unterstützt außerdem die Apple AirPrint Technik, über die problemlos per iPhone, iPad oder iPod Touch ein Druckjob gesendet werden kann. Alle Drucker sind für ein monatliches Druckvolumen von bis zu 25.000 Seiten konzipiert und kommen mit einer 250-Blatt-Kasette, die man durch eine weitere 250-Blatt-Zuführung ergänzen kann.
Bei allen dokumentenechten Druckern gilt, dass ein Dokumentenechtheitszertifikat der Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) nur dann gültig ist, wenn man die vom Hersteller zertifizierte Kombination aus Drucker, Originaltinte und bestimmten Papieren verwendet. Wer Billigpapier nutzt oder zu kompatiblen Ersatztinten greift, kann gleich einen Billigtintenstrahler bei Kaufland mitnehmen; der Effekt ist derselbe. Wer also auf dokumentenechten Druck angewiesen ist, sollte unbedingt die Vorgaben und Empfehlungen des Herstellers beachten, wenn er keine böse Überraschung erleben will.
Fazit: Günstiger auf der sicheren Seite
Entgegen der landläufigen Meinung von den freien Berufen haben Kanzleien und Notariate durchaus mit Kosten zu kämpfen. Das Potenzial eines Tintenstrahlers war ihnen bislang verwehrt, auch wenn anderswo Arbeitsverträge und zahllose kritische Vereinbarungen bedenkenlos aus solchen Geräten kommen. Seit es aber entsprechend zertifizierte Tintenstrahler gibt, können Tintenstrahldrucker sehr wohl auch in Arbeitsumgebungen eingesetzt werden, in den denen Dokumentenechtheit unverrückbare Pflicht oder kaufmännisch sinnvoll ist. Abgesehen von den niedrigen Kosten eröffnen die Modelle im Vergleich zu einem Monochrom-Laser in Sachen Farb- und Bilddruck sehr viel mehr Möglichkeiten.
