Elektronische Rechnung, Teil 2

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Marktlücke für Online-Dienstleister

Sandra Gligorijevic

Von Sabine Philipp

In § 14 (4) UStG ist festgelegt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Dazu gehört neben dem Leistungserbringungsdatum auch der richtige Adressat mit korrekter Firmierung.

Was auf den ersten Blick einfach aussieht, kann sich jedoch als tückisch erweisen. Denn ein Kunde, der als „Beispielmayer GmbH“ angeschrieben wird, obwohl er in Wirklichkeit „Beispielmayer mbH & Co. OHG“ heißt, hat keine korrekte Rechnung erhalten. Und dann kommt erst noch das elektronische Signieren.

Stempeln und Stempeln lassen

„Im Grunde ist das Anbringen einer Signatur nicht teuer“, sagt Fachmann Ulrich Schmidt. „Sie benötigen nur eine Signaturkarte, die pro Jahr etwa 60 Euro kostet.“ Allerdings müssen die Rechnungen ja irgendwo erstellt werden. „Und dann“, sagt Schmidt, „benötigt man noch eine Software, die in der Lage ist, die Signatur auf den Dokumenten anzubringen.“

Wichtig: Diese Übersicht dient lediglich der Orientierung und ersetzt keinesfalls die fach­männische Beratung durch Rechts­experten. Die Inhalte wurden sorg­fältig recherchiert, dennoch sind Ab­weichungen vom tat­sächlichen Sach­verhalt nicht auszuschließen.

Im letzteren Fall hat Schmidt gute Erfahrungen mit den Firmen OpenLimit sowie Intarsys und deren Produkt Sign Live! gemacht.

Signaturdienste online
Eine Übersicht von An­bietern, die neben dem Web­shop auch größere Ziel­gruppen an­sprechen, wer­den in Teil 1 (Rahmen­bedingungen und Markt­überblick) der Stu­die „Elek­tronische Rech­nungs­abwicklung – ein­fach, effi­zient, sicher“ vor­ge­stellt, die von ibi research an der Uni­versi­tät Regens­burg in 2. Auflage er­schienen ist.

Dem kleinen Internet-Shop-Betreiber rät Schmidt jedoch eher zu Portalen, die Rechnungen im Auftrag signieren und an den Adressaten versenden. In diesem Bereich gibt es inzwischen eine ganze Reihe so genannter Lettershops, die sehr günstige Staffelpreise anbieten. Der weitere Vorteil solcher Lösungen ist, dass der Nutzer weder das nötige Equipment noch geschultes Personal vorhalten muss; id-netsolutions arbeitet hier mit rechnung.de, gotomaxx und der Simplyst-Lösung zusammen, die auch von den Sparkassen angeboten wird. Die Redaktion ist zusätzlich auf die Anbieter signagate und Signamus gestoßen, die Lösungen für den kleinen Geldbeutel anbieten. Inzwischen übernehmen aber auch Buchhaltungsprogramme, etwa aus den Häusern Sage, DATEV und Lexware, die Erstellung und Prüfung von Rechnungen mit qualifizierten Signaturen.

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Ulrich Schmidt ist seit über 30 Jahren im IT-Umfeld tätig. Seit 2005 ar­beitet der Profi bei der id-net­solutions GmbH, wo er als Senior Con­sultant Kun­den in Fragen der elek­tro­ni­schen Rech­nung, Archi­vierung und bei Pro­zessen wie der Ein­gangs­rechnungs­prüfung sowie dem Ver­trags- und Quali­täts­manage­ment be­treut. Gleich­zeitig ist Schmidt Produkt­manager für die haus­eigene Produkt­reihe docufied.

Die Signatur und der Versand der Rechnung sind jedoch nur ein Teil der Miete. Denn wie der Empfänger muss der Versender seine Rechnungen revisionssicher (so dass sie nicht mehr verändert werden können) abspeichern und dafür sorgen, dass sie noch in zehn Jahren lesbar sind. Daneben müssen noch weitere Informationen aufbewahrt werden, an die viele KMU nicht denken.

Richtig aufbewahren

„Fragen sie mal den Italiener um die Ecke, ob er die Speisekarten und Aktionspreiskarten archiviert? Wohl eher nicht. Das sollte er aber machen“, warnt Ulrich Schmidt, „weil auch sie Gegenstand einer Betriebsprüfung werden können.“ Denn der Wirtschaftsprüfer muss das Preisgefüge nachvollziehen können.

Serie: Elektronische Rechnung
Teil 1 klärt die wichtigste Frage: wie gesetzes­konforme E-Rechnungen funktionieren. Teil 2 sieht sich um, welche Dienst­leister die Signatur on­line erledigen. Teil 3 richtet schließ­lich auf Empfänger­seite ein steuer­festes Archiv ein. Ein Sonderbeitrag widmet sich der signatur­freien Rechnungs­stellung als PDF.

„Wenn Sie das Menü normalerweise für 10 Euro verkaufen, aber bei einer Sonderaktion auf einmal nur 5 Euro verlangen, stimmen der Wareneinsatz und der Erlös nicht mehr überein“, so der Profi. „Hier besteht immer der Anfangsverdacht, dass Sie die Hälfte am Finanzamt vorbeischummeln.“ Wer dagegen vorweisen kann, dass im fraglichen Zeitraum eine Sonderaktion lief, dem muss der Prüfer das erst einmal glauben.

Webshops können solche Sonderaktionen mit ihrer Warenwirtschaft belegen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang eine Faktura, die Kunden- und Artikeldaten in historisierter Form speichert, also zeigt, welche Posten zu welcher Zeit wie viel Geld gekostet haben.

Was sonst noch ins elektronische Archiv gehört und wie man den Zugriff darauf am sichersten regelt, ist Thema von Teil 3 dieser Serie.
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Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazin­reihe. Einen Über­blick mit freien Down­load-Links zu sämt­lichen Einzel­heften bekommen Sie online im Presse­zentrum des MittelstandsWiki.

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