Daten finden, wo sie gebraucht werden
Von Sabine Philipp
Teil 1 dieser Serie hat skizziert, was firmeninterne Suchmaschinen leisten können. Außerdem ging es um die praktische Akzeptanz der jeweiligen Lösung. Damit alle profitieren, ist die Kooperation der Belegschaft von großer Bedeutung. Ein Punkt, der wesentlich darüber entscheidet, wie die Suchmaschine angenommen wird, ist die leichte und intuitive Bedienung. Sie muss praktisch im Umgang sein und schnelle Ergebnisse liefern. Ein Test mit Nutzern kann am zuverlässigsten zeigen, ob eine Software diese Kriterien erfüllt.
Natürlich darf auch eine ansprechende Präsentation der Ergebnisse nicht fehlen, am besten mit einer kleinen Vorausansicht oder Zusammenfassung der Fundstellen, damit der Mitarbeiter sehen kann, ob der Treffer für ihn relevant ist.
Suchbereiche einrichten
Um generell die Relevanz der Ergebnisse zu steigern, ist es sinnvoll, Segmente einzurichten, in denen die Suche stattfindet. Ein Beispiel: Bei einem Unternehmen, das Lacke produziert, ist es wenig effektiv, wenn der Chemiker unternehmensweit nach einem bestimmten Stoff stöbern muss, wenn er nur etwas über die Eigenschaften erfahren möchte; er erhält sonst vielleicht weit über 100 Treffer, inklusive sämtlicher Werbematerialien. Klüger ist es, ihm die klar abgegrenzte Suche in der Forschungsabteilung zu ermöglichen.
Ebenso muss unbedingt eine Angabe möglich sein, in welchem Zeitraum gesucht werden soll. Damit ist nicht gemeint, dass die aktuellsten Daten zuerst angezeigt werden; der Zeitraum sollte vielmehr eingeschränkt werden können. Denn wenn der Mitarbeiter die Verträge mit dem Kunden XY aus dem letzten Quartal benötigt, ist es kontraproduktiv, wenn er dazu alle Kontrakte der letzten zehn Jahre durchklicken muss.
Der gebürtige Schwabe Jürgen Lange ist in Informatik und Betriebswirtschaft gleichermaßen heimisch. Der Geschäftsführer der xdot GmbH und Vorstand der Muttergesellschaft Convotis AG bringt als Enterprise-Search-Experte bereits eigene Systemhauserfahrung mit. Das richtet er bewusst auf den deutschen Markt aus, wo er regelmäßig mit Regionalverbänden kooperiert.
xdot GmbH – a Convotis Company, Feldstiege 78, 48161 Münster, Tel.: 02533-2811808-100, info@convotis.com, www.convotis.com
„Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal zwischen den Suchmaschinen ist, dass gute Programme mit der Zeit schlauer werden“, erklärt Lange“. Sie merken sich z.B., worauf ein bestimmter Benutzer Wert legt, indem sie die Begriffe mitspeichern, mit denen er die Suche verfeinert. Außerdem kann es praktisch sein, wenn bei bestimmten Begriffen andere Punkte mit berücksichtigt werden. Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Wenn der Chemiker nach einem Stoff sucht, weil dieser eine besondere Eigenschaft hat, kann es unter Umständen Sinn machen, wenn er gleich auch nach anderen Stoffen mit denselben Eigenschaften forschen kann.
Ergebnisse unter Verschluss
Lange hat noch einen weiteren Tipp parat: „Auch eine semantische Suche, bei der nach Synoymen geforscht wird, kann gute Dienste leisten.“ Allerdings ist sie stets auch ein heißes Eisen. „Die technische Umsetzung ist relativ einfach, aber die semantische Suche benötigt immer einen höheren Aufwand an Integration“, gibt der Schwabe zu bedenken. Nicht nur, weil Beziehungen hergestellt werden müssen. Es muss auch eine ganz andere Konzeption erstellt werden. Der Knackpunkt ist, dass unter Umständen der Datenschutz tangiert wird bzw. Informationen in falsche Hände geraten. „Der Teufel steckt in den Beziehungen der Wörter“, erklärt Lange. „Wenn z.B. ein Grafiker das Wort ,freistellen‘ eingibt, könnte dann auch nach Ergebnissen für das Wort ,kündigen‘ gesucht werden. Und das kann heikel werden.“ Lange empfiehlt die semantische Suche daher nur für geschlossene Datenräume wie die Forschungsabteilung.
Das macht abermals deutlich, dass eine Suchmaschine das Thema Zugriffsrechte auf die Agenda setzt. Eine Identifizierung der Nutzer sollte ohnehin in jedem Unternehmen Usus sein. Das erleichtert auch die Installation der Findesoftware, die dann nur das bestehende Rechtesystem übernehmen muss. Die sensiblen Daten müssten dann auch nicht speziell gekennzeichnet werden.
Rollenspiel als Rechtetest
Trotzdem rät Lange dazu, vor der Einführung das System auf Sicherheitslücken zu testen: „Ein guter Trick ist es, mit den Zugriffsrechten des Praktikanten nach den Forschungsergebnissen zu suchen.“ Schließlich ist es immer besser, wenn der Geschäftsführer oder eine andere vertrauenswürdige Person die Lücke entdeckt, bevor es ein wenig wohlwollender Zeitgenosse tut. Denn Mitarbeiter legen nicht zur Harmloses aus Versehen falsch ab, sondern auch Firmengeheimnisse fälschlich in öffentlich zugängliche Ordnern.
Teil 1 sagt, warum firmeninterne Suchmaschinen die bessere Alternative zum Webstöbern sind. Teil 2 gibt Tipps zur Trefferquote und wirft das Thema Zugriffsrechte auf. Teil 3 warnt vor zweifelhaften Geschäftsmodellen und sagt, welche Anbieter der Datensicherheit gerecht werden.
Tatsächlich ist das oft mangelnde Sicherheitsbewusstsein der Angestellten ein Problem, das in der Praxis sehr häufig auftritt. Es werden aus Unwissenheit immer noch Programme heruntergeladen, die selten ganz unproblematisch sind. Allein deshalb ist es wichtig, die Installationsrechte einzuschränken und die Mitarbeiter entsprechend zu schulen.
Funktional und verantwortlich
Zum Thema Sicherheit gehört außerdem die sorgfältige Wahl des Suchmaschinen-Anbieters. Denn zwischen ihm und dem Unternehmen kommt fast automatisch ein Datenverkehr zustande, sei es bei Updates oder zur Auslagerung der Daten zu Backup-Zwecken. Daher sollte genau festgehalten werden, welche Daten das Unternehmen verlassen.
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazinreihe. Einen Überblick mit freien Download-Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
Schließlich ist nicht zu vergessen, dass die eingesetzte Software sämtliche Daten im Unternehmen liest, um den Index zu erstellen. Ein solcher Auftrag ist also auch immer Vertrauenssache.
- Was Sie wissen müssen, bevor sie einen Anbieter wählen, legt Teil 3 dieser Serie dar.
