Digitale Archivierung in KMU
Von Ralph-Norman von Loesch, BvL Bürosysteme
Das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) hat ausgerechnet, welche Zeit– und Kostenersparnisse sich durch digitale Archive erzielen lassen: Die Ablage von 250 Seiten in Papierform dauert eine Stunde, digital dagegen weniger als eine Viertelstunde. Die Recherche nach einem Dokument in Papierform beansprucht drei Minuten, in digitalisierter Form zehn Sekunden. Lagerflächen für papierne Aktenordner verursachen hohe Kosten, während virtueller „Lagerraum“ für digitale Dokumente preislich kaum ins Gewicht fällt.
Auch technologische Veränderungen legen es nahe, digital zu archivieren: Immer mehr Informationen entstehen digital, und die Ausgabe in Papierform ist lediglich eine Repräsentation des ursprünglich digitalen Dokuments. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erhalten digitale Dokumente zudem den gleichen Rechtscharakter wie manuell unterzeichnete Schriftstücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtskräftig nur noch in elektronischer Form. Diese Entwicklung zwingt jedes Unternehmen, sich verstärkt mit dem Thema der digitalen Archivierung auseinanderzusetzen.
Status quo
Obwohl Lösungen bereits seit geraumer Zeit zur Verfügung stehen, sind diese in der Regel noch recht komplex: Um auch rechtliche Vorgaben hinreichend zu erfüllen, wurden Archivsysteme geschaffen, die aus Datenbanken, Archivsoftware und Speichersystemen bestehen und in Deutschland von zahlreichen Herstellern und Systemintegratoren angeboten werden. Wegen des hohen Zeit- und Kostenaufwands, der mit dem Einstieg verbunden ist (beispielsweise für EDV-Administration und Mitarbeiterschulung), haben solche Systeme nur in Großunternehmen Einzug gehalten.
Mittlere und insbesondere kleine Unternehmen schrecken trotz Modernisierungswillens vor dem Aufwand und den Kosten regelmäßig zurück. Sie archivieren fast durchgängig auch heute noch nicht-digital, da bisher eine für sie praktikable, einfache und kostengünstige Lösung nicht zur Verfügung stand. Mit dem neuen Komplettsystem für die digitale Archivierung BvLArchivio hat sich dies nun jedoch fundamental geändert.
Sofortnutzen und Vorteile
Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) dürfte für den Einsatz einer digitalen Archivierungslösung in erster Linie entscheidend sein, wie einfach sie sich in die bestehende Umgebung einpassen lässt. Insofern bietet BvLArchivio einen optimalen Lösungsansatz: Das Komplettsystem ist quasi als „digitaler Aktenschrank“ aufzufassen, bei dem Hardware und Software zu einem Archivserver verbunden sind und der als Plug-&-play-Komponente einfach in die bestehende Systemlandschaft eingebunden werden kann. BvLArchivio ist vollständig administrationsfrei und wird bereits fertig installiert vom Hersteller ausgeliefert.
Alle Vorteile, die die digitale Archivierung mit sich bringt, schlagen sofort voll durch. Die betriebliche Effizienzsteigerung durch Beschleunigung aller Arbeitsabläufe rund um Archivierungsvorgänge macht sich umgehend bemerkbar. Noch stärker ist der Effekt beim Auffinden und Bereitstellen archivierter Daten, denn Suchvorgänge nehmen lediglich Bruchteile von Sekunden in Anspruch. Ingesamt beträgt die Produktivitätssteigerung etwa 20 bis 30 %. Dabei entspricht BvLArchivio dem Wunsch sowohl der Unternehmen als auch ihrer Mitarbeiter nach Vereinfachung und Beschleunigung von Arbeitsroutinen.
Erhebliche Kostenvorteile ergeben sich daraus, dass Raumkosten für physische Archive sowie Materialkosten für Ordner und Papier entfallen. Zudem werden Fehler bei der Ablage und Wiederablage von Dokumenten weitgehend ausgeschlossen. Auch die Frage, die sich bei mehreren Standorten automatisch stellt, nämlich an welchem der Orte die Archivdaten zur Verfügung stehen sollen, erübrigt sich.
Einsatzfertiges Komplettsystem
Über 99 % der Firmen gehören zu den kleinen und mittleren Unternehmen, die dringend auf eine ihren Ansprüchen gerecht werdende Lösung warten. Zahlenmäßig ausgedrückt, sind dies über 2 Mio. Unternehmen in Deutschland, von denen der weitaus überwiegende Teil (1,6 Mio.) gar zu den so genannten Kleinstunternehmen zählt – mit höchstens neun Beschäftigten und maximal 2 Mio. Euro Jahresumsatz.
Um speziell KMU den Einstieg in die Welt der digitalen Archivierung zu eröffnen, ist BvLArchivio als einfaches Komplettsystem entwickelt worden. Anstoß hierfür bildete nicht zuletzt der Wunsch der ebenfalls den KMU zugehörigen Herstellerfirma, der BvL Bürosysteme Vertriebs GmbH, nach einer einfach handhabbaren Lösung für den eigenen Einsatz.
Ein weiteres Ziel ist Rechtssicherheit für KMU. Neben der Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit ist dies ein dritter, bisher wenig beachteter Aspekt. Die nicht-digitale Archivierung ist nämlich nicht rechtskonform: Seit 1. Januar 2002 ist jedes steuerpflichtige Unternehmen – und zwar unabhängig von der Größe – verpflichtet, alle digital erstellten und steuerlich relevanten Unterlagen auch revisionssicher digital zu archivieren. Zu diesen Unterlagen gehören zum Bespiel alle Belege, die in einem Warenwirtschaftssystem erstellt wurden. Betriebsprüfungen durch den Fiskus sollen so deutlich schneller, genauer und Kosten sparender erfolgen können.
Dieser Verpflichtung sind sich insbesondere kleinere Unternehmen vielfach nicht bewusst und kommen ihr daher nur unzureichend oder gar nicht nach. Neben der Ausschöpfung von Einsparpotenzialen in den Arbeitsabläufen und einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit hat BvLArchivio das erklärte Ziel, KMU die technische Grundlage für die Einhaltung der Rechtsvorschriften zu bieten. Denn wer die gesetzlichen Bestimmungen nicht erfüllt, muss mit kostspieligen Sanktionen rechnen.
Neben der Erfüllung steuergesetzlicher Anforderungen empfiehlt es sich darüber hinaus, überhaupt alle geschäftskritischen Daten revisions- und beweissicher aufzubewahren – etwa um mit Leistungsnachweisen möglichen Schadenersatzforderungen begegnen zu können.
BvLArchivio im Vergleich
Der Unterschied von BvLArchivio im Vergleich zu anderen Archivierungssystemen wird deutlich, wenn man sich vor Augen hält, dass es sich bei den bisherigen, üblichen Archivierungslösungen nicht einfach um eine Hard- oder Software handelt, die autonom in einer bestehenden Umgebung installiert und betrieben werden kann. Vielmehr stellen diese in der Regel eine Kombination von verschiedenen Komponenten und Technologien dar – was wiederum einer der Hauptgründe dafür ist, weshalb die Einführung einer Archivierungslösung sehr komplex sein kann. Meist sind dabei detaillierte Kenntnisse über die bestehende Infrastruktur, die Applikationen und Prozesse unabdingbar, die auch in Bezug auf die Integration und den Betrieb eine zentrale Rolle spielen.
Ganz anders BvLArchivio: Es ist die weltweit erste und bisher einzige Komplettlösung für die digitale Archivierung überhaupt – und daher nicht weniger als eine „kleine Revolution“ auf dem Markt der digitalen Archivierungslösungen.
Erstmals steht nun ein Fertigbox-Komplettsystem bereit, das via Plug and Play funktioniert – einfach, intuitiv, kostengünstig und schulungsfrei. Es bedarf keinerlei nennenswerten Einsatzes, da sich die Anwendung quasi wie von selbst erschließt. Eine praktische Lösung, auf die Mittelständler lange gewartet haben und die deshalb auf Europas Leitmesse für elektronisches Informations- und Dokumentenmanagement DMS EXPO mit dem Innovationspreis ausgezeichnet worden ist.
Zertifizierung nach IDW PS 880
Die rechtskonforme digitale Archivierung ist ein hochkomplexes Feld. In welcher Form auch immer diese realisiert wird, einer Vielzahl von Anforderungen muss dabei entsprochen werden. Dazu gehören etwa die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 238 ff. HGB), der Abgabenordnung (§§ 140-148 AO) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) einschließlich diverser Stellungnahmen des Bundesfinanzministeriums zu spezifischen Sachverhalten.
Folgende Übersicht gibt einen Einblick in die praktischen Bedeutungen, die sich hieraus ergeben:
- Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
- Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
- Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrieval-Techniken zeitnah wieder auffindbar sein.
- Es muss genau das Dokument wieder aufgefunden werden, das gesucht worden ist.
- Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
- Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
- Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
- Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
- Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
BvLArchivio erfüllt all diese Anforderungen und entspricht daher allen steuer- und wirtschaftsrechtlichen Auflagen. Dies bescheinigt das Zertifikat IDW PS 880 – der höchste Standard des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V.
Nutzung und Einsatzmöglichkeiten
Fokus auf KMU
BvLArchivio ist branchenunabhängig und kann grundsätzlich in Unternehmen jeder Art und Größe zum Einsatz kommen – vom kleinen Ein-Mann- oder Handwerksbetrieb über den mittelständischen Zulieferer großer Industrien bis hin zum Konzern. Aufgrund der Einfachheit der Anwendung ist BvLArchivio insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet, die wegen der Komplexität des Themas, aufwändiger Umstellungsverfahren sowie hoher Kosten für EDV-Administrationen und Mitarbeiterschulungen vor der digitalen Archivierung bisher zurückscheuten. Ihnen steht mit BvLArchivio nun erstmals der unkomplizierte Einstieg in die Welt der digitalen Archivierung offen.
Datenschutzaspekte machen die Lösung überdies für die öffentliche Verwaltung und Einrichtungen interessant, die mit sensiblen Daten umgehen. Für freiberufliche Redakteure oder Wissenschaftler eignet sich BvLArchivio als gut recherchierbare Informations- und Datenverwaltung ebenfalls bestens.
Funktionen und Merkmale
BvLArchivio kommt als erstes Komplettsystem für die revisionssichere digitale Archivierung ohne zeitaufwändige Software-Installationen und EDV-Schulungen aus. Die 30 × 40 × 30 cm große Box wird einfach an Netzwerk und Stromnetz angeschlossen und ist sofort einsatzbereit – lediglich ein Browser ist für den Zugriff erforderlich. Ein Einstieg in die digitale Archivierung wird damit erstmals auch für kleinste Unternehmen – ja selbst für Einzelpersonen wie freie Journalisten und selbstständige Angehörige bestimmter Berufsgruppen – praktisch möglich.
Eine Besonderheit ist das bereits auf einer integrierten Festplatte installierte Betriebssystem. Separat dazu gibt es eine Daten- und zwei Sicherungsplatten – diese strikte Trennung gewährleistet zudem ein Höchstmaß an Datenschutz, da der sonst übliche unkontrollierte Datenzugang bei EDV-Administrationen entfällt. Dies ist ein bedeutsamer Vorteil – denn mit der verschärften Fassung des Datenschutzgesetzes, die zum 1. September 2009 neu in Kraft getreten ist, drohen jedem Unternehmen kostenträchtige Informationspflichten für den Fall eines Datenlecks.
Pro Box können bis zu fünf Archive – beispielsweise für einzelne Abteilungen – angelegt werden, die insgesamt den Inhalt von etwa 20.000 Ordnern oder bis zu 5 Mio. Seiten fassen können. Die Archivierung der Dateien erfolgt direkt vom PC in jeglichem Format, bei Papierdokumenten durch einfachen Scan. Eine Teil- oder Volltextverschlagwortung erübrigt dabei jegliche Nachbearbeitung.
Gespeichert wird manipulationssicher und verschlüsselt im offiziellen Langzeitarchivformat PDF/A. PDF/A-Dateien lassen sich mit einem PDF-Reader öffnen, lesen, durchsuchen und ausdrucken. Die Verschlüsselung bewirkt, dass – sollte einmal eine Festplatte gestohlen werden oder in unbefugte Hände gelangen – die Daten nicht gelesen werden können.
Während jeder Mitarbeiter das Archiv zu Recherchezwecken über die Google-ähnliche BvLArchivio-Suchmaschine nutzen kann, lässt sich die Archivierungsbefugnis über die Vergabe von Schlüsseln regeln. Schnittstellen ermöglichen zudem das automatisierte Archivieren beispielsweise aus Warenwirtschaftssystemen, Buchhaltungsprogrammen oder von E-Mail-Servern.
BvLArchivio kann pro Tag bis zu 15.000 Dokumente und Dateien verarbeiten. Eine Begrenzung bei den Arbeitsplätzen oder der Zahl der eingesetzten Scanner gibt es nicht. Weiterer Vorteil: Das System bietet Arbeitsoberflächen in Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch.
Auch in manch anderer Hinsicht kann BvLArchivio überzeugen – etwa bei der Energieeffizienz und der Umweltverträglichkeit. Das System arbeitet nämlich mit sehr effizienten so genannten „80-PLUS“-Netzteilen, die für einen geringen Stromverbrauch sorgen. Auf Grund der eingesetzten Komponenten erfüllt BvLArchivio sogar die strenge Norm „ENERGY STAR 4“.
Das Aluminiumgehäuse sorgt für eine optimale Wärmeableitung, so dass BvLArchivio in jedem Büro aufgestellt werden kann und keinen gekühlten Serverraum benötigt. Der Betriebsgeräuschpegel liegt unter 25 Dezibel – BvLArchivio arbeitet also flüsterleise.
Partner und Vertrieb
BvLArchivio kann direkt über die Website www.BvLArchivio.com oder über einen der zahlreichen Vertriebspartner in Deutschland und auch europaweit bestellt werden. Miet- und Kaufvertragsformulare sind auf der Website als PDF zum Download hinterlegt. Ebenso findet sich dort auch eine Liste aller autorisierten Partner.
Namhaftester Vermarktungspartner ist comTeam, der IT- und TK-Systemhausverbund von ElectronicPartner. In vielen der über 800 angeschlossenen Systemhäusern kann man sich BvLArchivio inzwischen live vorführen lassen.
Ausstattung in Varianten
BvLArchivio gibt es in den drei Ausführungsvarianten „Standard“, „Business“ und „Premium“, die unterschiedlichen unternehmensspezifischen Anforderungen gerecht werden. Funktionsunterschiede betreffen im Wesentlichen die Scan-Archivierung, die ab der Business-Version überhaupt erst möglich und für die die Premium-Version optimal ausgelegt ist.
Die Premium-Version hat ein Barcode-Modul für die Barcode-Erkennung auf Dokumenten und verfügt über verschiedene Extras wie etwa ein Leerseitenmodul zum automatischen Entfernen gescannter Leerseiten oder auch ein Trennblattmodul, um verschiedene Dokumente mittels Trennblatt gleichzeitig scannen zu können.
Kauf- und Mietmodelle
BvLArchivio wird alternativ als erschwingliche Kauflösung oder als besonders preisgünstige Mietlösung angeboten. Letztere ist für jene interessant, die generell eine Lösung mit überschaubaren monatlichen Kosten bevorzugen. Mietlösungen sind zu Preisen von 99 („Standard“), 139 („Business“) und 159 Euro („Premium“) erhältlich – bezogen auf eine Laufzeit von 48 Monaten –; Kauflösungen zu Preisen von 6900, 8900 bzw. 9900 Euro in den entsprechenden Ausstattungsvarianten.
48 Monate Garantie, eine kostenlose Hotline sowie ein kostenloser Hardware-Austauschservice vor Ort sind jeweils in den Preisen enthalten. Ebenso steht für 48 Monate ein kostenloser Software- und Update-Service zur Verfügung.
Bei BvLArchivio ist die Kostensituation stets überschaubar: Über den Miet- oder Kaufpreis hinaus entstehen grundsätzlich keinerlei weitere Kosten – auch nicht für Lizenzen. Ohne Mehrkosten können beliebig viele Arbeitsplätze und Scanner einbezogen werden.
Wettbewerbsfähig bleiben
Moderne Informations- und Kommunikationstechnologien sind einer der grundlegenden Faktoren für die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Dies wissen auch mittlere und kleinere Unternehmen. Wie in Großunternehmen ist man hier auf möglichst hochwertig ausgestattete Arbeitsplätze bedacht – von der eingesetzten Hard- und Software bis hin zum Breitband-Internet-Zugang.
Während aber Großunternehmen mit ihren finanziellen und personellen Ressourcen Großprojekte wie die Umstellung auf eine digitale Archivierungslösung in Angriff nehmen konnten, blieb KMU in der Regel diese Möglichkeit verwehrt. Bei nur etwa 3 bis 5 % der KMU ist eine solche bis heute implementiert – im Gegensatz zu 70 bis 80 % bei den Großunternehmen.
BvLArchivio bietet KMU die Möglichkeit, den Innovationsvorsprung der Großunternehmen in diesem Bereich aufzuholen – mit allen Effizienz- und Kostenvorteilen, die sich daraus ergeben.
Fazit: Komplettlösung für KMU
„Effizienz und Wachstum durch digitale Archivierung“ – unter diesem Motto eröffnet BvLArchivio als weltweit erste und bisher einzige Komplettlösung insbesondere KMU ganz neue Möglichkeiten. Erstmals steht für sie eine praktikable, einfache und kostengünstige Lösung bereit, mit der sie eine signifikante technologische Lücke in ihren Betriebsabläufen schließen können.
Beschleunigte Arbeitsabläufe rund um die Archivierungsvorgänge machen die involvierten Mitarbeiter frei für gewinnbringendere Tätigkeiten. Darüber hinaus ergeben sich erhebliche Kostenvorteile durch den Fortfall von Archivraum-, Material- und Personalkosten. Nicht zuletzt können KMU den Bereich der Archivierung nun endlich rechtskonform gestalten.
BvLArchivio ist 2006 in ersten Testversionen auf den Markt gekommen und wird seitdem hervorragend angenommen. Innerhalb kürzester Zeit hat sich die Lösung einen beachtlichen Kundenstamm erobert und ist heute bei bereits hunderten Firmen und Einrichtungen erfolgreich im Einsatz. Dazu gehören Unternehmen aller Größen und Branchen – in Deutschland und darüber hinaus.
Das Plus an Datensicherheit hat insbesondere auch Großunternehmen wie Siemens überzeugt, die mit sensiblen Daten umgehen.
Alle Nutzer schwören auf die gelungene Kombination von hoher Datensicherheit, einfacher Handhabung und günstigem Preis. In der Anwendung und täglichen Praxis hat sich BvLArchivio also bereits bestens bewährt.
Nützliche Quellen und Links
Die Website www.BvLArchivio.com hält eine Vielzahl an Informationen rund um den Einsatz der Lösung bereit. Dazu gehören unter anderem Produkt- und Schulungsfilme, Screenshots sowie eine Bildergalerie. Während die Schulungsfilme antiquierte und zeitgemäße Archivierungsverfahren gegenüberstellen, führen die Produktfilme vor, wie man konkret mit BvLArchivio arbeitet, etwa Dateien und Dokumente findet oder Papierdokumente archiviert. Die Screenshots zeigen im Detail den Startbildschirm, die Arbeitsoberfläche sowie den Ablauf von Archivierungsvorgängen und Recherchen bis hin zum Anzeigen von Dateien.
Darüber hinaus können interessierte Personen an einem der Infotage teilnehmen, die in unregelmäßigen Abständen in vielen Städten veranstaltet werden. Bei einem der zahlreichen Vertriebspartner oder über den öffentlichen Testserver können sich Interessenten zudem BvLArchivio im praktischen Einsatz vorführen lassen. Um die Zugangsdaten für den Testserver zu erhalten, reicht eine einfache, kurze E-Mail mit den Kontaktdaten, die an Testzugang@BvLArchivio.com zu richten ist. Die Zugangsdaten werden dann innerhalb weniger Minuten zur Verfügung gestellt.
