Einkauf und Forderungen managen

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Working Capital Management stellt Liquidität sicher

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Von Robert Bahrmann, financial.service.plus GmbH

Sozialabgaben, Mieten, Löhne der Mitarbeiter und andere betriebsinterne Ausgaben sind laufende Zahlungsverpflichtungen. Diesen kann ein Geschäftsführer aber nur dann nachkommen, wenn der Kunde die erbrachten Lieferungen und Leistungen auch bezahlt. Bei Kunden mit schlechter Zahlungsmoral kann es daher brenzlig werden. Die Lösung: ein effizientes Forderungsmanagement.

Wenn Geschäftsführer ihre offenen Forderungen nicht mit Nachdruck eintreiben, sind hohe Außenstände und Liquiditätsengpässe die Folgen. Im schlimmsten Fall gerät die Firma in die Insolvenz. Dennoch verzichten Unternehmen immer noch zu häufig auf das Beitreiben von Forderungen, weil es ihnen an fachlich versiertem Personal und an den zeitlichen Ressourcen mangelt. Mit einem systematischen und nachhaltigen Working Capital Management lässt sich hier Abhilfe schaffen.

Betriebskapital steuern

Laut Working-Capital-Studie 2015 von Deloitte & Touche sollte dieses Steuerungselement als strategische Initiative der Unternehmensfinanzierung in den Fokus rücken. Dies bedeutet, dass Unternehmen ihre Verbindlichkeiten und Bestände, ihre Vorräte und Forderungen optimieren, mit dem Ziel, wenig Kapital zu binden und es stattdessen in Form von liquiden Mitteln verfügbar zu halten. Im Bereich der Verbindlichkeiten kann dies beispielsweise dadurch ermöglicht werden, dass der Zahlungszeitpunkt verlagert wird und Zahlungsfristen ausgereizt werden.

Die Wirtschaftsprüfer haben die Geschäftszahlen 2013 von 225 Unternehmen unter anderem aus Maschinenbau, Energie und Handel analysiert. Ergebnis: Im Vergleich zum Vorjahr konnten die untersuchten Unternehmen ihren absoluten Liquiditätsbestand um 10 Mrd. Euro erhöhen. Eine der Stellschrauben war hierbei die Senkung von Forderungsbeständen durch ein stringentes Management.

Autorenfoto Robert Bahrmann.jpg

Robert Bahrmann ist Geschäftsführer der Leipziger financial.service.plus GmbH. Das Service­unternehmen für Finanz­dienstleister mit Sitz in Leipzig fungiert als Rechen- und Dienstleistungs­zentrum für Factoring-, Einkaufs­finanzierungs­gesellschaften und Zentral­regulierer. Zum Kerngeschäft zählen z.B. das Debitoren­management, das Forderungs­management, die Technische Abwicklung, das Limit­management, das Inkasso, die Revision und die Geldwäscheprävention. Das Leistungsportfolio wurde aufgrund der Nachfrage vor etwa zwei Jahren um das Forderungsmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen erweitert.

Die financial.service.plus GmbH ist Mitglied im Bundesverband Factoring für den Mittelstand (BFM) und im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU).


financial.service.plus GmbH, Robert Bahrmann, Martin-Luther-Ring 13, 04109 Leipzig, Tel.: 0341-355259-60, Fax: 0341-355259-561, bahrmann@financial-service-plus.de, www.financial-service-plus.de

Offene Forderungen sollte man aus diesem Grund immer im Blick behalten, damit die Zahlungen zeitnah eingehen. Dabei müssen die Verantwortlichen konsequent vorgehen – notfalls mit einem effektiven Mahnwesen. Denn erst nach Bezahlung der produzierten Waren durch den Kunden wird das in Forderungen gebundene Kapital wieder zu liquiden Mitteln. So gewinnen Unternehmen Handlungsspielraum.

Unnötig große Vorrats- und Warenbestände über einen längeren Zeitraum bilden ein weiteres Liquiditätsrisiko, weil sie Eigenkapital binden.

Forderungsmanagement auslagern

In vielen Unternehmen fehlen jedoch die personellen Ressourcen für das Vorrats- und Liquiditätsmanagement. Hinzu kommt: Laut Ergebnissen einer aktuellen Befragung des Bundesverbands deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. wird sich die Zahlungsmoral im Laufe des Jahres 2016 verschlechtern. Damit gewinnt ein effizientes Mahnwesen als Teil eines funktionierenden Forderungsmanagements weiter an Bedeutung. Spezialisten sind dann gefragt – aber in vielen Unternehmen nicht verfügbar. Besonders für mittelständische Unternehmen sowie Firmen mit einer hohen Kundenzahl lohnt sich dann die Auslagerung an einen externen Dienstleister.

Ein Vorteil solcher Dienstleister liegt im effizienteren Einsatz von Zeit und Kosten, da sich Unternehmen stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können und vorhandenes Personal entsprechend seiner Fachkompetenzen eingesetzt wird. Zudem geht damit eine verbesserte Kundenbeziehung einher.

Reale Risiken und richtige Rechnungen

Die Basis eines erfolgreichen Forderungsmanagements sind die Bonitätsprüfung, die Vertragsgestaltung, die Debitorenbuchhaltung und ein striktes Mahnwesen. Die aus der Bonitätsprüfung gewonnenen Informationen, zum Beispiel über die Finanz- und Ertragslage, die Branche und Zahlungsweise des Abnehmers, dienen als Grundlage einer Risikoeinschätzung. Diese wiederum hat Auswirkungen auf die Gestaltung der Zahlungsmodalitäten und -konditionen. Mancher Kunde wird dann Anzahlungen leisten oder in Vorkasse gehen müssen.

Nach dem abgeschlossenen Auftrag muss dem Kunden eine prüffähige Rechnung mit dem genauen Zahlungstermin und den Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes zugestellt werden. Oft scheitert das fristgemäße Begleichen von Forderungen bereits an formalen Fehlern oder Mängeln. Deshalb sollten Unternehmen bei der Rechnungstellung auf exakt formulierte Texte Wert legen.

Nachdem die Rechnung an den Kunden gegangen ist, muss die laufende Kontrolle und Verwaltung der offenen Forderung einsetzen. Zahlt der Kunde seine Rechnung nicht fristgerecht, beginnt automatisch das Mahnverfahren.

Fazit: Mahnung mit Nachdruck

Das Mahnwesen sollte rechtzeitig beginnen und mit Nachdruck betrieben werden – so merken die Kunden, dass es dem Unternehmen mit seinen Forderungen wirklich ernst ist. Das Mahnen beginnt meist mit einer Zahlungserinnerung. Kommt der Kunde dieser nicht nach, wird ihm die erste Mahnung zugestellt. Darin legt man eine kurze Zahlungsfrist fest und beziffert die entstandenen Verzugszinsen.

Fünf vor zwölf ist es für den Abnehmer mit Zusendung der Inkasso-Mahnung. Danach folgt nur noch der Weg zum Gericht, um einen Mahnbescheid zu beantragen. Infolgedessen entstehen dann neben den Mahn- und Inkassogebühren auch noch Gerichtskosten. Kommt der Schuldner dieser Zahlungsaufforderung immer noch nicht nach und legt er innerhalb von zwei Wochen keinen Widerspruch ein, führt der letzte Weg über den Vollstreckungsbescheid. Dieser Titel unterbricht die Verjährung und sichert die Forderung langfristig für einen Zeitraum von 30 Jahren. Der Vollstreckungsbescheid wird vom Gericht erteilt und berechtigt unter anderem zur Pfändung von Geld, geldwerten Sachen, Bankkonten, Gehalt oder Mieteinnahmen.

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