Hauptversammlung

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Das jährliche Treffen der Anteilseigner

Von Sabine Philipp

Einmal pro Jahr steht bei jeder Aktiengesellschaft eine Hauptversammlung an. Dabei werden nicht nur Jahres- und Konzernabschluss vorgelegt – als Firmenleitung müssen Sie sich auch den Fragen der Aktionäre stellen. Das Prozedere ist kompliziert und birgt einige Tücken. Einige Anleger nutzen das nur allzu gerne, um mit Verzögerungsklagen ihre Rendite zu erhöhen.

Aufgabe der Hauptversammlung (HV) ist es unter anderem, den Aufsichtsrat zu bestellen, der wiederum dem Vorstand auf die Finger schaut. Ebenso stehen in der Regel Entscheidungen über die Verwendung des Bilanzgewinns, Satzungsänderungen und eventuell über die Auflösung der Gesellschaft auf der Tagesordnung. Außerdem muss die HV Vorstand und Aufsichtsrat entlasten. Da Letzteres laut § 120 Aktiengesetz (AktG) innerhalb von acht Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres geschehen muss, gehen die meisten Hauptversammlungen bis August über die Bühne.

HV einberufen

Laut § 123 AktG ist der Vorstand verpflichtet, die HV mindestens 30 Tage vor dem eigentlichen Event einzuberufen. Diese Einberufung muss in öffentlich zugänglichen Gesellschaftsblättern wie dem Bundesanzeiger stehen. Zu den notwendigen Angaben gehören neben Zeit und Ort der Veranstaltung auch der Gesellschaftssitz, die Tagesordnung, über die abgestimmt wird, und die Bedingungen, von denen die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts abhängen.

Wichtig: Diese Übersicht dient lediglich der Orientierung und ersetzt keinesfalls die fach­männische Beratung durch Rechts­experten. Die Inhalte wurden sorg­fältig recherchiert, dennoch sind Ab­weichungen vom tat­sächlichen Sach­verhalt nicht auszuschließen.

Niemanden ausschließen

Da Aktionäre ein verbrieftes Teilnahmerecht haben, dürfen Sie ihr Kommen nicht unnötig erschweren. Wählen Sie also einen Versammlungsort, den man gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichen kann und der auch genug Parkplätze bietet. Bei der Raumwahl sollten Sie berücksichtigen, dass es auch Rollstuhlfahrer gibt.

Über Fakten reden

Durch die Veranstaltung führt der Aufsichtsratsvorsitzende. Er eröffnet die Sitzung, erteilt das Wort und leitet die Abstimmung ein. Nachdem er die Formalien verlesen hat, gibt der den Ball an den Vorstand weiter. Der hält seine obligatorische Rede. In ihr legt er konkrete Zahlen vor und rechtfertigt sein unternehmerisches Handeln. Machen Sie dabei immer Butter bei die Fische. Sonst haken die Aktionäre möglicherweise langwierig nach. Einen guten Leitfaden (als PDF) nebst Musterrede für Vorstand und Aufsichtsrat finden Sie auf der Website der Deutschen Börse.

Wenn Aktionäre aktiv werden

Jeder Aktionär hat ein Rede- und Fragerecht. Allerdings darf er Sie nur über Belange löchern, soweit diese zur sachgemäßen Beurteilung des jeweiligen Gegenstands der Tagesordnung erforderlich sind. Auch über die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen müssen die Teilhaber informiert werden. Falls ein Aktionär mit Ihrer Antwort unzufrieden ist, kann er das zu Protokoll geben und versuchen, die Antwort einzuklagen.

Manche Aktionäre nutzen dieses Recht schamlos aus, um stundenlange Büttenreden zu halten. Nicht selten versuchen solche Zeitgenossen, einen Maulkorb zu provozieren, nur um anschließend die Gesellschaft zu verklagen. Sorgen Sie also dafür, dass die Satzung oder die Geschäftsordnung dem Aufsichtsrat das Recht gibt, das Frage- und Rederecht des Aktionärs zeitlich angemessen zu beschränken. Falls es diesen Passus noch nicht gibt, muss die HV einer entsprechenden Änderung zustimmen.

Der Notar sitzt mit am Tisch

Da laut § 130 AktG jeder Beschluss der HV durch eine notariell aufgenommene Niederschrift beurkundet werden muss, brauchen Sie einen Notar. Sie können ihn sich nur sparen, wenn Sie eine nichtbörsennotierte Gesellschaft sind. Dann reicht eine vom Aufsichtsratsvorsitzenden unterzeichnete Niederschrift aus. Das gilt jedoch nur, soweit keine Beschlüsse gefasst werden, für die das Gesetz eine Dreiviertel- oder größere Mehrheit bestimmt.

Ein Tipp: Machen Sie es wie die Firma Artifex. Wenn diese für eine HV einen Notar braucht, wird die Veranstaltung einfach in dessen Räumlichkeiten durchgeführt. Bei den Aktionären kommt dieser Sparkurs gut an.

Proviant für Durststrecken

Es ist zwar keine Vorschrift, aber es ist immer besser, einen kleinen Snack anzubieten. Seien Sie aber nicht zu großzügig. Sonst ziehen Sie nur Butterfahrtsaktionäre an. Das sind Anteilseigner, die von allen möglichen Firmen gerade mal eine Aktie halten, um sich an den Büffets gütlich zu tun. Tischen Sie auch nicht auf, während die Versammlung noch läuft. Sonst räumen die Naturaldividendenjäger das Büffet leer, während die wirklich interessierten Aktionäre das Nachsehen haben. Am praktischsten ist immer noch das klassische kalte Büffet. Halten Sie aber auch kleine Happen für Diabetiker und Weizenallergiker bereit.

Fazit: Aktionäre üben konstruktive Kritik

Auch wenn es einige Spezialisten gibt, die es nur auf die Barschaft der AG abgesehen haben: Der Großteil der Anleger ist ernsthaft am Erfolg des Unternehmens interessiert. Und wenn gemeckert wird, dann hat das meist einen Grund. Sehen Sie die HV auch als eine Möglichkeit, die Aktionäre besser kennen zu lernen. Nicht selten können Anregungen der Teilhaber durchaus nützlich sein und der Firma überdies bares Geld sparen. Es lohnt sich also, genauer hinzuhören.

Nützliche Links

Der Deutsche Corporate Governance Kodex behandelt in Abschnitt 2 die Empfehlungen zur Hauptversammlung.