Daniel Rheinwalt

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SaaS-Anforderungen bei Kleinunternehmen: Wer an der Schraube dreht, spart gutes Geld

Daniel Rheinwalt ist Senior Consultant beim IT-Beratungsunternehmen bridgingIT. Der Karlsruher Wirtschaftingenieur verantwortet die technische Infrastruktur des Hauses und ist als Berater mit den Schwerpunkten Projektmanagement, IT Service Management und IT-Architektur aktiv. Schon während seines Studiums stieg er ins IT-Geschäft ein. Bald stellte Rheinwalt fest, dass kleine Unternehmen, die viel auf Projektbasis arbeiten, besonders von Mietlösungen profitieren und „gutes Geld sparen“ können.

MittelstandsWiki: Sie beraten Firmen, wie sie die IT-Kosten optimal halten. Was können Sie kleineren Unternehmen konkret raten?

Daniel Rheinwalt: Gerade bei kleineren Unternehmen kann der Anteil der IT-Kosten, gemessen an den Gesamtinvestitionen, schnell steigen. Sprich, wenn Sie eigene Server brauchen und einen Administrator einstellen müssen, kostet das eine kleine Firma mit z.B. fünf Mitarbeitern im Normalfall verhältnismäßig viel mehr Geld als ein größeres Unternehmen, da die Umlage der IT-Kosten pro Kopf höher ausfallen. Deshalb kann sich hier eine ASP- oder SaaS-Lösung besonders rentieren. Dabei werden die Software und der ganze Support für einen bestimmten Zeitraum sozusagen von außen geliefert. Als Anwender reicht mir dann eine geeignete Schnittstelle, über die ich meine Services beziehen kann wie z.B. das Internet. Sie zahlen jeden Monat einen bestimmten Betrag, und der Anbieter sorgt dafür, dass alles läuft.

MittelstandsWiki: Welche Mietanwendungen können Sie kleinen Firmen besonders ans Herz legen?

Daniel Rheinwalt: Grundlegend macht es Sinn, alles, was wartungsaufwändig und komplex zu betreiben ist, auszulagern, z.B. einen Exchange Server, der für den ganzen Mailverkehr und für Kalenderfunktionen zuständig ist, oder zentrale Anwendungen für Collaboration wie z.B. einen SharePoint. Gleichzeitig können Sie diese Bereiche gut auslagern, weil die Basisfunktionen nicht besonders stark individualisiert sind, also nicht groß angepasst werden müssen. Sie sehen ja, wie einfach das bei den kostenlosen Mailanbietern wie web.de oder Hotmail funktioniert. Im Prinzip läuft das genauso – nur eben etwas individueller und als Business Anwendung. Dann sind natürlich die größeren Buchhaltungsprogramme sehr gut geeignet. Für viele Branchen und gerade kleinere Firmen gibt es Branchenlösungen, die – je nach Anwendungsfall und Firmengröße – als Outsourcing-Lösung eingekauft werden können.

MittelstandsWiki: Nun ist ja gerade die Buchhaltung ein sehr sensibles Thema. Ich kann mir vorstellen, dass hier die Hemmungen besonders hoch sind. Das Thema SaaS ist ja ohnehin vielen nicht ganz geheuer.

Daniel Rheinwalt: Richtig. Es ist ja auch nicht ganz trivial, weil Sie ja einem Externen wichtige Daten anvertrauen. Man sollte sich vorher gut über mögliche Partner bzw. Anbieter informieren, sich Referenzen zeigen lassen und Service Level Agreements (SLAs) abschließen. Das ist ein Vertrag, in dem grob gesagt drinsteht, was die Lösung können muss und zu welchen Zeiten das Programm zu laufen hat bzw., wenn es nicht läuft, ab wann es wieder funktionieren soll. Und dann gehören auch noch die ganzen Sicherheitsaspekte mit hinein. Also wie ist es mit dem Datenschutz und der Vertraulichkeit beim jeweiligen Anbieter bestellt und wie die Haftung geregelt ist, wenn tatsächlich etwas schief läuft.

MittelstandsWiki: Papier ist geduldig. Wenn der Anbieter Insolvenz anmeldet, habe ich nichts mehr von der Vereinbarung. Wie erkenne ich eigentlich, ob er überhaupt halten kann, was er verspricht?

Daniel Rheinwalt: Natürlich sollten Sie genau hinschauen, mit wem Sie sich da einlassen. Es ist immer eine Abwägungssache. Im Vorfeld einer Auslagerung muss jedes Unternehmen die klassische Make-or-Buy-Entscheidung treffen. Wenn Sie ein Ausfall der IT an den Rand des Ruins bringen kann, sollten Sie es im Zweifel lieber selber machen oder einen sehr nachhaltigen Anbieter wählen. Der kann dann auch halten, was er verspricht.

MittelstandsWiki: Nachhaltig heißt teuer, oder?

Daniel Rheinwalt: Sagen wir es mal so: Der Preis bedingt sicherlich meist die Leistung – je nach Anwendungsbereich kann das Billigangebot unter Umständen hohe Folgekosten verursachen. Funktionalität in Verbindung mit Verfügbarkeit und Sicherheit ist nun mal nicht billig. Es gibt genug Fälle, in denen für nicht ganz optimale Lösungen ganz ordentliche Preise verlangt werden. Aber gerade in Themenbereichen mit hoher Standardisierung können schon echte Schnäppchen gemacht werden, die man dann auch nutzen sollte. Schauen Sie bei den Anbietern genau hin, was Sie für Ihr Geld bekommen und ob das Preis-Leistungsverhältnis stimmt.

MittelstandsWiki: Und worauf sollte ich hier besonders achten?

Daniel Rheinwalt: Grundlegend muss eine IT-Lösung natürlich den Anforderungen entsprechen. Hier gibt es, je nach Unternehmenstyp und Geschäftsmodell, große Unterschiede. Um es mal im Beraterdeutsch auszudrücken: Ihre Geschäftsprozesse müssen anforderungsgerecht, kostengünstig und bei möglichst niedrigen Risiken durch IT unterstützt werden. Wenn Sie z.B. ausschließlich Ware über einen Internet-Shop vertreiben, dann sollte Ihre Website natürlich möglichst hochverfügbar und sicher sein. Das bedeutet, dass gerade bei etwas größeren Anforderungen an die IT durchaus hohe Kosten entstehen können – solange diese die Wertschöpfung im Unternehmen entsprechend unterstützen.

MittelstandsWiki: Kann ich dann aber überhaupt noch was einsparen?

Daniel Rheinwalt: Klar. Im Endeffekt können Sie auch bei vergleichsweise teuren Anbietern sparen. Es kommt halt auch auf Ihr Unternehmen und Ihren Bedarf an. Dass Sie viel an IT-Investionen sparen können, weil Sie das Ganze auslagern, haben wir ja schon gesehen. Sie können aber auch sehr gut skalieren. Das ist besonders dann interessant, wenn sich z.B. Ihre Besetzung ständig ändert. Nehmen wir mal an, Sie arbeiten viel auf Projektbasis. Dann haben Sie mal mehr und mal weniger sowie gegebenenfalls wechselnde Mitarbeiter. Für die wollen Sie ja nicht jedes Mal eine Softwarelizenz kaufen oder die benötigte Arbeitsumgebung selbst bereitstellen. Außerdem kann man am Preis meist noch etwas machen, wenn man bei der Verfügbarkeit Kompromisse eingeht

MittelstandsWiki: Wie meinen Sie das?

Daniel Rheinwalt: Nun, wenn das Programm 24 Stunden am Tag an 365 Tagen im Jahr laufen muss, dann zahlen Sie logischerweise mehr als wenn Ihre Verfügbarkeitsanforderungen nicht ganz so hoch sind. Sagen wir mal, Sie haben eine Sekretärin, die vormittags für Sie arbeitet und z.B. die Rechnungen schreibt. Dann sollten die entsprechenden Programme auch genau dann funktionieren, wenn sie da ist. Dann muss sie sich auch an jemanden wenden können, wenn es mal nicht läuft. Sie brauchen das Programm aber nicht nachmittags. Deshalb macht es keinen Sinn, für die Verfügbarkeit am Nachmittag zu zahlen. Wer also ein bisschen an der Schraube dreht und sich eine anforderungsgerechte Lösung einkauft, kann gutes Geld sparen.

Das Interview führte Sabine Philipp.