Fällt die Signatur für Elektronische Rechnungen?
Ulrich Schmidt berät als Senior Consultant bei der id-netsolutions GmbH Kunden in Fragen der elektronischen Rechnung und Archivierung sowie bei Prozessen wie der Eingangsrechnungsprüfung. Auch er war überrascht, als im Februar das Bundeskabinett mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 beschloss, dass der Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen neben EDI und qualifizierter E-Signatur auch andere Verfahren gelten soll. Dieser Punkt der veränderten EU-Richtline 2006/112/EC (als PDF) hätte erst bis zum 31. Dezember 2012 in nationales Gesetz umgewandelt werden müssen. Wie der „dritte Weg“, der ab dem 1. Juli 2011 möglich sein soll, aussehen wird, ist bislang jedoch unklar. Schmidt rät, erst einmal bei der qualifizierten Signatur oder dem EDI-Verfahren zu bleiben, denn „die neue Regelung hat mehr Verwirrung als Klarheit geschaffen.“
MittelstandsWiki: Was muss ich tun, um meine Rechnungen auf dem neuen dritten Weg versenden zu können?
Ulrich Schmidt: Leider sagt das Gesetz nicht, wie dieses zusätzliche Verfahren aussehen soll. Es ist vollkommen offen, wie der Datenübermittler authentifiziert und die Integrität des elektronisch übermittelten Datensatzes gewährleistet werden soll. Die Veröffentlichung hat mehr Verwirrung als Klarheit gebracht. In den Diskussionsforen freuen sich die ganz Mutigen schon, dass die Signatur ganz abgeschafft wird. Ich würde mich aber nicht darauf verlassen.
MittelstandsWiki: Wenn das Prozedere noch in der Schwebe ist und die Leute nehmen in ihrem Unwissen falsche elektronische Rechnungen entgegen, dann kann man sie dafür doch nicht verantwortlich machen.
Ulrich Schmidt: Da sagt der Richter immer: „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht.“ Ich würde mich vorsichtshalber an die qualifizierte Signatur halten. Das Risiko, dass man mir hinterher sagt, ich hätte mich nicht auf dieser Unklarheit ausruhen dürfen, wäre mir einfach zu groß. Ich glaube kaum, dass sich jemand finden wird, der dann sagt „Wir müssen den Steuerpflichtigen schützen, die Finanzbehörde ist Schuld weil sie keine Klarheit geschaffen hat.“
MittelstandsWiki: Die Änderung der Richtlinie 2006/112/EC, die vorschreibt, dass der Vorsteuerabzug für noch mehr Verfahren zugelassen werden soll, muss doch erst bis zum 31. Dezember 2012 in nationales Recht umgewandelt werden. Das Bundeskabinett hätte also genug Zeit gehabt, eine saubere Lösung zu formulieren. Wieso dann dieser Schnellschuss?
Ulrich Schmidt: Das Steuervereinfachungsgesetz beinhaltet ja noch ein paar weitere Punkte. Wahrscheinlich wollten die Politiker in dem Zusammenhang die elektronische Rechnung gleich mit abhandeln. Die Vorgabe war ja, dass ein dritter Weg erlaubt sein muss. Und das ist er jetzt. Wahrscheinlich wird irgendwann einmal ein neues Gesetz auf den Weg gebracht, das die Details regelt und auf diese Regelung verweist. Von dieser Art Gesetze gibt es ja genug in Deutschland.
MittelstandsWiki: Wie könnte ein solcher dritter Weg eigentlich aussehen?
Ulrich Schmidt: Wenn wir eine Rechnung bekommen, kontrollieren wir in der Regel, ob wir diesen Artikel zu diesem Preis tatsächlich bestellt haben. Niemand kommt auf die Idee, eine Rechnung zu bezahlen, nur weil er eine Rechnung bekommen hat, unabhängig davon, ob sie als Papier- oder als elektronische Rechnung hereinkommt. Deshalb interpretieren einige Leute das neue Gesetz dahin, dass es ausreicht, die Rechnung zu prüfen, um auf der sicheren Seite zu sein. Ob das wirklich genügt, kann ich zurzeit nicht sagen, weil sich die Finanzbehörde noch nicht dazu geäußert hat. Einmal ganz davon abgesehen, dass definiert werden muss, wie dieser Prüfprozess stattfinden soll. Ein mittelständisches oder großes Unternehmen wird da sicher eine andere Vorstellung von einer Verfahrensprüfung und Verfahrensdokumentation haben als ein Freiberufler. Immerhin wird dadurch das Thema Verfahrensdokumentation in den Vordergrund gerückt. Die wenigsten wissen, dass sie sie selbst dann brauchen, wenn sie nur Papierrechnungen entgegennehmen.
MittelstandsWiki: Könnten Sie das näher erläutern?
Ulrich Schmidt: Eine Verfahrensdokumentation beschreibt u.a., wie Sie Ihre Rechnungen erstellen und verschicken, bzw. wie Sie sie erfassen und buchen. Die Grundauffassung, die dahintersteht, ist, dass der Prüfer nachvollziehen kann, wie die Geschäftsprozesse in dem Betrieb vonstatten gehen. Es ist ja kein Naturgesetz, dass wir eine Papierrechnung nehmen, sie lochen und in dem Ordner „Lieferanten A bis Z“ abheften. Wenn ich diesen Sachverhalt auf meinen Vorträgen erzähle, erzeugt das immer ein Schmunzeln. Selbst gute hanseatische Kaufmänner sagen mir dann immer wieder „ganz im Vertrauen“, dass sie so etwas wie eine Verfahrensdokumentation nicht haben.
Das Interview führte Sabine Philipp
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