Personalakte

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Notizen für Zweifelsfälle

Von Christine Lendt

Der Begriff „Personalakte“ ist äußerst dehnbar. Weder Form noch Inhalt sind gesetzlich festgelegt. In jedem Fall aber handelt es sich um eine Sammlung von Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis zwischen Unternehmer und Mitarbeiter dokumentieren. Braune Hängeordner dürften jedoch bald passé sein – schließlich ist auch hier die Digitalisierung auf dem Vormarsch.

Als Arbeitgeber sind Sie keineswegs verpflichtet, eine Personalakte zu führen. Es ist aber dringend anzuraten. Denn die Akte kann sich neben den Stammdaten auch die gesamte betriebliche Entwicklung des Personals „merken“ – wertvolle Informationen, etwa wenn eine Weiterbildung ansteht oder falls Abmahnungen auf eine Kündigung hinauslaufen. Spätestens im Streitfall macht sich eine genaue Dokumentation bezahlt.

Was darf hinein?

Das Führen der Akte sollte schon vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters beginnen: Sobald die Entscheidung für einen Bewerber gefallen ist, können Zeugnisse, Lebenslauf & Co. abgeheftet werden. Dann kommt der Arbeitsvertrag hinzu, und im Laufe der Zeit wird die Akte immer dicker. Vorgesetzte dürfen grundsätzlich alles in die Personalakte hineinschreiben, was mit der Tätigkeit des Mitarbeiters zusammenhängt. Die einzige Voraussetzung: Es muss der Wahrheit entsprechen.

Es darf also notiert werden, wenn der Azubi zu spät in die Werkstatt schlurft oder die Sekretärin für „Zickenalarm“ sorgt. Als Faustregel gilt aber: Immer sachlich bleiben. Hier geht es um objektive Beurteilungen; persönliche Vorlieben müssen ausgeklammert werden. Auch positive Entwicklungen sollten ihren Platz in der Akte finden. Erwähnenswert sind Werte wie Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit.

Typische Inhalte einer Personalakte sind:

(A) persönliche Unterlagen
  • Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Lebenslauf
  • Personalbogen
  • Urlaubsliste und Fehlzeitenübersicht
  • Personalentwicklung, Beurteilungen und Bewertungen, Ermahnungen und Abmahnungen
  • Protokolle von Gesprächen, Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter
  • Weiterbildungsnachweise
(B) administrative Unterlagen
  • Arbeitsvertrag, Erklärung zu Nebenbeschäftigungen
  • Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen
  • Anmeldung zur Krankenkasse, Nachweis der Beiträge
  • Unterlagen zu Zusatzversorgungskassen
  • Nachweis zur Anlage vermögenswirksamer Leistungen
  • Lohn- und Gehaltsbescheinigungen
  • Kopie der Fahrerlaubnis
  • Schwerbehindertenausweis
  • Amtliches Führungszeugnis, Aufenthaltserlaubnis, Arbeitserlaubnis

Was darf nicht hinein?

Unberechtigte, falsche oder entwürdigende Dokumente dürfen nicht aufbewahrt werden. Wenn ein Mitarbeiter dem Chef per Mail mitgeteilt hat, dass sein PC-Nachbar nur in der Nase bohrt, ist das ein klarer Fall von Mobbing; diese Post gehört nicht in die Personalakte, sondern in den Reißwolf. Abmahnungen dürfen erst dann vermerkt werden, wenn sicher ist, dass sie zu Recht ausgesprochen wurden. Auch persönliche, politische oder religiöse Interessen des Mitarbeiters haben in der Akte natürlich nichts zu suchen. Die ärztliche Schweigepflicht verbietet außerdem eine Verwahrung von Unterlagen des Betriebsarztes.

Nach einem Urteil des Arbeitsgerichts Frankfurt (9 Ca 6822/03) durfte jedoch ein Schreiben verwahrt werden, in der Chef Infos über einen alkoholkranken Mitarbeiter festhielt. Er benannte darin die Probleme, aber auch die Therapieerfolge. Der Betroffene fürchtete um seine Chancen auf Beförderung und pochte auf die Entfernung des Schreibens. Die Richter wiesen die Forderung zurück.

Einsicht und Datenschutz

Personalakten sind eine streng vertrauliche Sache. Zugang haben nur die direkten Vorgesetzen, nicht aber Dritte wie Leiter anderer Abteilungen, Kollegen oder gar Kunden. Das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters und der Datenschutz sind zu berücksichtigen. Ab einer Zahl von 20 Mitarbeitern muss der Betrieb sogar einen Datenschutzbeauftragen stellen (gemäß § 4f Bundesdatenschutzgesetz). Werden Teile der Personalakte an verschiedenen Orten im Betrieb verwahrt, muss in der Stammakte ein entsprechender Vermerk stehen.

Ein Mitarbeiter darf seine Personalakte ansehen, wenn er möchte. Er ist auch berechtigt, den Inhalt zu ergänzen oder richtig zu stellen. Grundlage hierfür ist § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Sogar Abmahnungen können nach einem gewissen Zeitraum entfernt werden. Über den Zeitraum haben die Gerichte allerdings unterschiedliche Auffassungen: zwischen zweieinhalb und fünf Jahren.

Fazit: Praktisch denken

Eine Personalakte ist eine sinnvolle Sache. Inhalt und Umfang hängen von Branche, Beruf und Arbeitnehmer ab. Am besten gestalten Sie das Konvolut immer so, dass der Mitarbeiter ihn ansehen kann, ohne in Ohnmacht zu fallen. Tipp: Sprechzeiten für die Einsichtnahme beugen Daueranfragen vor.

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