Social-Media-License für Unternehmen

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Netzwerker im Sinne der Firma

Von Andreas W. Klein, Managing Director techconsult

Viele Unternehmen versprechen sich von sozialen Medien eine Unterstützung ihrer Marketing- und Vertriebsaktivitäten: Man will den eigenen Namen, die eigene Marke und die eigenen Produkte bekannter machen und das Image des Unternehmens steuern. Darüber hinaus erhofft sich der Vertrieb direkte Kundenbeziehungen und indirekte Kontakte über weitere (Online-)Medien. So weit, so gut. Allerdings trauen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern nicht, wenn diese im Social Web unterwegs sind. Doch das lässt sich ändern.

Eine techconsult-Studie, die 2012 im Auftrag des BITKOM durchgeführt wurde, ergab, dass die Hälfte der deutschen Unternehmen bereits Social Media nutzt. Konkrete Pläne dazu gibt es bei weiteren 15 %. Soziale Netzwerke stehen dabei mit großem Abstand an der Spitze, gefolgt von [Soziale Netzwerke, Teil 2|Videoplattformen, Blogs und Microblogging]. Trotzdem gibt es auch viele Vorbehalte gegenüber den neuen Kanälen, was oft dazu führt, dass sich ein Unternehmen gegen Social Media entscheidet. Man befürchtet Nachteile durch die Öffnung des Unternehmens, von der möglicherweise auch die Mitbewerber profitieren. Die größten Ängste im Zusammenhang mit Social Media betreffen Produktivitätsverluste und sogar Schäden für das Unternehmen.

Plappermäuler kosten Millionen

Eine Studie (2010) des Social-Mailing-Providers Harmon.ie schätzte, dass Mitarbeiter ca. eine Stunde pro Tag mit Social Media beschäftigt sind. Auf das Unternehmen und ein Arbeitsjahr hochgerechnet ergeben sich schnell mehrere Tausend Arbeitsstunden. Wo die Beschäftigen [Mitarbeiterkontrolle|während der Arbeitszeit] rein privat im Social Web unterwegs sind, ist diese Zeit für das Unternehmen verloren.

Nicht nur der Produktivitätsverlust ist dabei als Nachteil zu sehen. Weitaus größer kann der Schaden durch Informationslecks und Imageverluste sein. Unterschiedliche Studien kommen zu dem Schluss, dass auf ein Unternehmen im Durchschnitt sogar mehre Fälle pro Jahr kommen, in denen derartige Social-Media-Katastrophen eintreten (z.B. der Social Media Protection Flash Poll 2011 von Symantec). Die gesamtwirtschaftlichen Schäden durch Fehlnutzung in Deutschland gehen dementsprechend auch bei konservativen Berechnungen weit in den Millionenbereich.

Vorbehalte gegenüber der Social-Media-Nutzung.jpg Vorbehalte der Unternehmen gegenüber Social Media (Bild: techconsult)

Diese Risiken dürfen jedoch nicht zu dem Schluss verleiten, man müsse am besten ganz auf die Nutzung von Social Media verzichten, jegliche Nutzung untersagen oder sogar versuchen, sie technisch zu unterbinden (was ohnehin ein äußerst schwieriges Unterfangen sein dürfte). Vielmehr sollte man den Gefahren und Risiken vorausschauend begegnen und eine Strategie und Richtlinien für die Nutzung festlegen, so die möglichen Gefahren abwenden und zugleich den größtmöglichen Nutzen herausholen.

Ideen aus dem Flurfunk
So wie das Gespräch mit den Kollegen auf dem Flur muss man auch die Social-Media-Nutzung nicht ausschließlich als Produktivitätsverlust auffassen. Auch sie dient dazu, Kontakte zu pflegen, Informationen auszutauschen oder einfach einmal über den Tellerrand zu schauen und so Inspirationen für die eigenen Projekte und Aufgaben zu erhalten. Wie man seit den 1960er Jahren aus den sozialwissenschaftlichen Studien von Mark Granovetter weiß, sind es gerade die losen und entfernteren Bekanntschaften, die sogenannten weak ties, die großes Potenzial bergen, weil sie neue Informationen in einen Kreis bringen, in dem bereits alle dasselbe Wissen teilen.

Social-Media-Strategie mit Verantwortung

Die aus heutiger Sicht beste Lösung für einen professionellen Einsatz von Social Media im Unternehmensumfeld besteht also darin, im eigenen Unternehmen eine Strategie zu entwickeln, die einerseits dem Mitarbeiterwunsch nach Social-Media-Nutzung entgegenkommt, andererseits die bedrohlichen Klippen umschifft und maximalen Nutzen aus dem Trend zieht, indem sie zielgerichtete Unterstützung anbietet. Aktuelle techconsult-Studien zeigen allerdings, dass eine solche Strategie bisher in kaum einem Unternehmen zu finden ist. Bei einem Drittel findet sich immerhin ein Dokument, das generelle Richtlinien im Umgang mit Social Media formuliert, Unterweisungen gibt es gerade einmal in jedem zehnten Unternehmen, richtige Trainingsprogramme finden sich kaum.

Regelung für Social Media.jpg Regelungen zur Social-Media-Nutzung gibt es in den wenigsten Unternehmen. (Bild: techconsult)

Zu einer Social-Media-Strategie gehören vor allem die Sensibilisierung und die Schulung der Mitarbeiter, damit sie die Gefahren wahrnehmen, die für das Unternehmen bestehen. Will man auch Nutzen aus den Social-Media-Aktivitäten ziehen, ist es jedoch mit einem Verbotskatalog nicht getan. Es gilt also, parallel dazu die gewünschten Einsatzzwecke aufzuzeigen und die Mitarbeiter dazu zu ermutigen, in sozialen Netzwerken tätig zu werden.

Grundsätzlich müssen die Verantwortlichkeiten klar definiert sein: Wer ist für die Mitarbeiterschulung zuständig? An wen müssen sich Beschäftigte und Vorgesetzte wenden, falls es doch einmal zu Problemen kommt? Nicht zuletzt entsteht so auch für die Mitarbeiter ein sicherer Rahmen, innerhalb dessen sie Social Media für das Unternehmen nutzen können.

Fazit: Kompetente Mitarbeiter machen lassen

Es gibt mittlerweile speziell entwickelte Trainingsprogramme, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Mitarbeiter für den Umgang mit sozialen Netzwerken und anderen Social-Media-Anwendungen fit zu machen. Eine flächendeckende und örtlich sowie zeitlich flexibel einsetzbare E-Learning-Lösung wie die Social-Media-License von techconsult und Ingemium hilft Business- und IT-Verantwortlichen, ihrer Aufklärungspflicht effizient und effektiv nachzukommen, um letztlich Schäden vom Unternehmen abzuwenden.

Social-Media-License
Die Social-Media-License stellt sicher, dass Mitarbeiter

  • über Facebook, Twitter, Xing, LinkedIn oder Google+, Blogs und Co. rechtssicher kommunizieren und dabei
  • die Spielregeln und Richtlinien des Unternehmens beachten.

Mitarbeiter, die den abschließenden Test bestehen, erhalten ein Zertifikat, das ihre Eignung im Umgang mit den sozialen Plattformen bestätigt. Außerdem dient es den Verantwortlichen als Nachweis der Erfüllung ihrer Aufklärungspflicht – eine wichtige Dokumentation für die Compliance-Richtlinien.

Darüber hinaus stellt die kontinuierliche Aktualisierung der Social-Media-License sicher, dass sie nicht nur ein einmaliges Training mit abschließendem Zertifikat bleibt. Vielmehr können die Mitarbeiter sie auch als ständiges Nachschlagewerk nutzen, wenn es darum geht, sich im Sinne des Unternehmens und der eigenen Sicherheit im Social Web zu bewegen.

Die Schwerpunkte der Social-Media-License liegen in den folgenden Bereichen:

  • Funktionsweise sozialer Medien und Netzwerke
  • Verantwortlichkeit von Mitarbeitern für veröffentlichte Inhalte innerhalb sozialer Netzwerke
  • Handlungsempfehlungen und verbindliche Nutzungsanweisungen
  • Verhaltensgrundsätze und Sanktionsmechanismen im Rahmen geschäftlicher Aktivitäten
  • Regeln beim Weblogging
  • Richtlinien für die Freigabe und Nutzung sozialer Netzwerke
  • Funktion und Aufgabe des Social-Media-Beauftragten als Ansprechpartner im Unternehmen
Auf Wunsch können Inhalte und Layout des webbasierten Trainings an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst bzw. ergänzt werden.

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