Unternehmensportale als Kollaborationswerkzeuge, Teil 2

Aus MittelstandsWiki
Wechseln zu: Navigation, Suche

Die Zukunft gehört der Projektarbeit

Von Rochus Rademacher

Längst beziehen Unternehmensportale auch die Kunden ein. Der Energieversorger AVU aus Gevelsberg etwa betreibt ein Portal, über das die 155.000 Stromkunden ihre Stammdaten einsehen oder ändern und ihre Verträge wechseln können. Das Portal hat AVU-IT-Leiter Bernd Kötting darum direkt an das SAP-System angebunden. Davor mussten alle Daten per Mail verschickt und von Hand eingetragen werden.

Um die Lese- und Schreibzugriffe von tausenden Nutzern auf das SAP-System zu verwalten, wird die Kommunikation zwischen Portal und den Browsern der Kunden per SSL verschlüsselt. Mit dem Kundenportal vereinfacht die AVU die Dateneingabe sowie Verwaltung und vermeidet Redundanzen durch Medienbrüche.

Wikis als Werkzeuge nutzen

„Mittlerweile setzt nahezu jedes Unternehmen auf ein Enterprise-Portal als zentrale Datendrehscheibe, auf die alle Mitarbeiter zugreifen. Auf Webbasis funktioniert das auch standortübergreifend“, erklärt Axel Wessendorf, Geschäftsführer des Portalanbieters United Planet.

Es lassen sich so aber nicht nur Antragsverfahren komplett automatisieren oder in einen Genehmigungsworkflow einbinden: „Gerade für räumlich getrennte Projektgruppen stellen Wikis, Blogs und Foren innerhalb eines Enterprise-Portals ein ideales Werkzeug dar, um Wissen zu sammeln oder neue Ideen ohne Zeitverzögerung auszutauschen, zu diskutieren und gemeinsam weiterzuentwickeln.“ Meetings lassen sich so besser vorbereiten, was den Zeitaufwand für die Durchführung deutlich reduziert.

Kommunikationskanäle öffnen

Ein Portal, das die Innovationsfähigkeit fördert: Genau das ist das Ziel von Klaus Höling, Director IT und Group CIO des Elektronikakustikpioniers Sennheiser aus Wedemark bei Hannover. „Wir haben Lotus Notes 8 als Standardkollaborationsclient sehr breit ausgerollt“, so Höling. Zur Sennheiser-Lösung gehöre neben der Konferenzsoftware Sametime, die Chat- und Webkonferenz- sowie Awareness-Funktionen („Wer ist anwesend?“) bereitstellt, auch Lotus Quickr für das standortübergreifende Dokumentenmanagement sowie zusätzliche Notes-Applikationen, darunter solche für CRM und Projektmanagement.

Serie: Open-Source-Unternehmensportale
Teil 1 gewichtet Lizenz­gebühren und Folge­kosten von Open-Source-Lösungen. Teil 2 nennt drei ent­schei­dende Qua­litäts­kriterien und nimmt sich die Kan­di­daten einzeln vor.

Und nicht zuletzt nutzt Sennheiser neuerdings auch die Social-Software-Funktionen von Lotus Connections. Höling verspricht sich dadurch mehr Transparenz in allen Projekten, ein deutliches Plus an Effizienz in der Kommunikation und kürzere Bearbeitungszeiten. Diese Social-Media-Techniken haben nach Ansicht des Sennheiser-CIOs großes Potenzial für die Unternehmenskommunikation, auch wenn sich das vielen IT-Entscheidern noch nicht erschlossen hat. Blogs und Communities sind als Elemente der Enterprise-Kommunikation noch nicht weit verbreitet.

Mit Social Media punkten

Sennheiser geht denn auch behutsam vor, um niemanden zu überrumpeln. „Wir arbeiten in kleineren Projekten mit Bereichen, die dafür aufgeschlossen sind“, sagt Höling, der darauf zählt, dass sich allmählich ein „Erfahrungsschatz“ anhäuft, „auf dessen Basis wir entscheiden, was zukünftig breit ausgerollt wird“. Zuversichtlich stimmt den Sennheiser-CIO der Rückhalt, den er im Unternehmen für Social-Media-Projekte hat: „Unser Human-Resource-Bereich ist überzeugt, dass ein Unternehmen derartige Werkzeuge bereitstellen muss, um für guten Nachwuchs interessant zu sein. Und wir wollen gerüstet sein für den War for Talents.“

Die gegenwärtig erkennbaren Trends dürften dafür sorgen, dass sich Arbeitsumgebungen bis 2020 dramatisch verändern werden. Tom Austin, Vice President und Fellow der Gartner Group, erkennt einen deutlichen Trend in der Projektarbeit: „Heute besteht Arbeit zu 25 % aus Nicht-Routinetätigkeiten, 2015 werden es bereits 40 % sein“, sagt er voraus. „Die Mitarbeiter arbeiten mehr in Teams, die sich aufgabenspezifisch immer neu formieren. Sie packen als Schwarm gezielt ein Problem oder eine Geschäftschance an.“

Serie: Unternehmensportale als Kollaborationswerkzeuge
Teil 1 beginnt mit bewährten Beispielen und richtet das Augenmerk auf die Prozessoptimierung. Teil 2 blickt auf die Zukunft: auf die Online-Zusammenarbeit mit Social Media.

Fazit: Nachwuchsfachkräfte leben online

Laut Austin werden auch immer mehr Externe einbezogen, die nicht der direkten Kontrolle des Unternehmens unterworfen sind. Und diese „Kollektive“, wie Austin die kreativen Ökosysteme nennt, bräuchten dann „virtuelle Repräsentationen für alle Arten von Daten“. Die ideale Medienplattform dafür seien web- und rollenbasierte Portale, die Integration fördern.

Nützliche Links