Leitfaden für die elektronische Aktenführung

Viele Unternehmer von mittelständischen Unternehmen übersehen, dass die bestehenden Gesetze zur Aufzeichnung geschäftlicher Vorgänge unabhängig von der Papierform bestehen und auch auf die immer häufiger elektronisch abgewickelten Vorgänge zutreffen. Die dazu passende elektronische Aufzeichnungspraxis nennt sich Records Management. Sie sichert die ordnungsgemäße Nutzung und Archivierung. Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (BITKOM) bietet zu diesem Thema einen knapp gehaltenen aber nützlichen Leitfaden im PDF-Format an.

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„Vorstände und Geschäftsführer haften häufig persönlich und gesamtschuldnerisch für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen zur Aktenführung. Da diese Regeln heute einen direkten Bezug zur technischen Umsetzung haben, werden die Personen an der Spitze eines Unternehmens verantwortlich für die Architektur und den Umgang mit der IT“, sagt Dr. Ralph Hintemann, Bereichsleiter IT-Infrastruktur beim BITKOM. Geschäftsführung bzw. Vorstand müssten nicht nur die technische Lösung bereitstellen, sondern auch die notwendigen Strategien und Standards definieren sowie die Prozesse und Strukturen anpassen.

Welche wichtigen gesetzlichen Anforderungen zur Aktenführung gibt es, und wie können Unternehmen diese erfüllen? Welche Records Management Systeme existieren, die hierbei helfen? Und worauf ist bei ihrer Einführung zu achten? Erste Antworten liefert der BITKOM-Leitfaden, der als kostenloser Download im Internet zur Verfügung steht. (BITKOM/ml)