Archivierung in MS Office 2007 geht auf Knopfdruck

Zeitgleich zur Einführung von MS Office 2007 stellt die DocuWare AG die Integration des Programms DocuWare 5 vor, das Office-Dokumente direkt aus den Microsoft-Anwendungen heraus revisionssicher archivieren soll.

Anzeige
c't wissen - DSGVO 2020 in der Praxis

Dazu würden die Office-2007-Programme Word, Excel und Powerpoint um eine Ablagefunktion ergänzt, die durch eine erweiterte Symbolleiste erreichbar sein soll. Zur Archivierung öffne sich auf Knopfdruck eine Ablagemaske, die die Eingabe von Indexkriterien zulasse. Empfangene und versandte E-Mails aus MS Outlook 2007 würden automatisch archiviert. DocuWare 5 nutze als Ordnungskriterien die Objekteigenschaften der E-Mails wie Absender, Betreff und Datum.

Die automatisch zu archivierenden E-Mail-Ordner sollen durch den Administrator auswählbar sein, ebenso spezielle E-Mail-Adressen durch den Einsatz von Filterkriterien. So könne genau festgelegt werden, welche E-Mails und welche Anhänge in den Archiven abgelegt werden. Auch ein teilautomatischer Modus sei möglich, in dem E-Mails individuell archiviert würden.

Im Archiv stünden verschiedene Zugriffskontrollen zur Auswahl, um bestimmte Dokumente in Abhängigkeit von Indexeinträgen nur einzelnen Benutzern oder Gruppen zugänglich zu machen (Quelle: DocuWare AG/OSC).