Keinerlei Gedanken über den Betrieb der Anwendung machen

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Die Nutzung von Software in einem Software-as-a-Service (SaaS) genannten Mietmodell konkurriert mit dem Kauf von Lizenzsoftware, die selbst installiert und betrieben wird. Werner Grohmann, Geschäftsführer der Unternehmensberatung H.K.P. Consulting GmbH, bietet ein SaaS-Forum, das über aktuelle Entwicklungen im Bereich Software-as-a-Service informieren möchte. „Hauptgrund für die Verbreitung von SaaS war sicher die Unzufriedenheit vieler Unternehmen mit IT-Technologie. Gerade KMU kämpfen doch mehr mit IT-Lösungen, anstatt sie zu nutzen“, so Werner Grohmann gegenüber dem MittelstandsWiki.

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Könnten Sie mit wenigen Worten erklären, welchen Nutzen Sie Ihren Kunden bieten?

Werner Grohmann: Ziel des SaaS-Forums ist es, Fach- und Führungskräften in Unternehmen im deutschsprachigen Raum einen Überblick über aktuelle Entwicklungen zum Thema Software-as-a-Service zu vermitteln. Darüber hinaus bemüht sich das SaaS-Forum, Licht in den Begriffsdschungel zu bringen und anhand von Beispielen Einsatzszenarien für SaaS-Lösungen in der Praxis aufzuzeigen. Praktische Tipps zur Auswahl der unterschiedlichen Lösungen runden das Informationsangebot ab.

Was versteht man denn genau unter SaaS?

Werner Grohmann: Bei Software-as-a-Service wird eine Software-Anwendung über das Internet genutzt. Die Abrechnung erfolgt in der Regel nutzungsabhängig in monatlichen Gebühren. Darüber hinaus bietet der SaaS-Anbieter zusätzliche Dienstleistungen wie Datenspeicherung und Backup, kontinuierliche Updates, Schulung und Support.

Wie ist nach Ihrer Erfahrung die Position von KMU zu SaaS?

Werner Grohmann: Zwiespältig. Auf der einen Seite herrscht bei vielen Unternehmen noch eine gewisse Unsicherheit im Umgang mit diesem Thema. Auf der anderen Seite bin ich immer wieder überrascht, wie viele KMU bereits SaaS-Lösungen einsetzen, oft ohne sich dessen bewusst zu sein, zum Beispiel im Bereich Webdesign oder E-Shop.

Welche Vorteile haben denn KMU bei Nutzung von Mietsoftware?

Werner Grohmann: Zuerst einmal muss sich ein KMU keinerlei Gedanken über den Betrieb der Anwendung machen. Es benötigt weder neue Hardware noch muss es sich um Updates, Backups oder eine kontinuierliche Verfügbarkeit kümmern, dafür sorgt der SaaS-Anbieter. Alles, was der Anwender für den Einsatz braucht, ist ein Internet-Zugang. Damit verbunden ist ein weiterer Vorteil, die Ortsunabhängigkeit. Es muss ja nicht gleich der Urlaubsstrand sein, aber häufig ist es ein Vorteil, auch außerhalb des Büros auf eine Anwendung zurückgreifen zu können, zum Beispiel auf Messen, im Außendienst oder im Hotel. Die flexible, nutzungsabhängige Abrechnung ist sicher für KMU ein wichtiger Vorteil. Beim traditionellen Lizenzmodell muss das Unternehmen in eine Software investieren, ohne zu wissen, wie intensiv und häufig sie diese Anwendung einsetzen wird. Im SaaS-Modell wird in der Regel pro Anwender abgerechnet, es können also bei Bedarf zusätzliche Anwender dazugeschaltet, aber auch abgeschaltet werden.

Bestimmt gibt es aber auch Nachteile. Welche?

Werner Grohmann: Technisch sind sicher mittlerweile alle Nachteile behoben. Dank DSL ist das Medium Internet schnell und kostengünstig verfügbar. Auch die Anwendungen laufen stabil. Wie bei jedem neuen Geschäftsmodell gibt es auch gegenüber dem SaaS-Modell sicher noch Vorbehalte, zumal es ja immer noch eine sehr kontroverse Diskussion über die weitere Entwicklung gibt, die aber hauptsächlich von den großen Software-Anbietern getrieben wird.

Wie steht es denn um die Sicherheit und den Datenschutz?

Werner Grohmann: Alle SaaS-Anbieter, die mir bekannt sind, betreiben ihre Lösungen in professionellen Rechenzentren, die den deutschen Gesetzen und Vorschriften des Datenschutzes unterliegen und meist auch ISO-zertifiziert sind. Ich hatte mehrfach Gelegenheit, mir solche Rechenzentren anzusehen, und muss gestehen, dass ich von den umfassenden Sicherheitsmaßnahmen sowohl beim reinen Zutritt als auch beim Betrieb der Lösungen beeindruckt war. Der Zugriff auf die Anwendungen erfolgt in der Regel SSL-verschlüsselt. Als KMU-Geschäftsführer muss ich auch gestehen, dass ich nie in der Lage wäre, selbst für unser Unternehmen einen derartigen Sicherheitsstandard zu erreichen.

Und wie steht es um die Abhängigkeit von dem Anbieter?

Werner Grohmann: Die Abhängigkeit vom Anbieter wird immer wieder als Gegenargument zum Einsatz von SaaS-Lösungen gebracht. Natürlich muss ich mich auf den SaaS-Anbieter verlassen können, dass er mich professionell betreut, die Anwendung kontinuierlich verfügbar ist und meine Daten sicher und korrekt behandelt werden. Dies gilt aber auch für alle anderen Bereiche des Geschäftslebens. Wann immer Partnerschaften geschlossen werden, begibt man sich in Abhängigkeit. Selbst wenn ich eine Software im eigenen Unternehmen betreibe, bin ich von der Kompetenz und Erfahrung Dritter abhängig – dem Softwarehersteller, dem Systemhaus, das die Software installiert, oder meinem eigenen IT-Verantwortlichen.

In welchen Bereichen hat sich SaaS durchgesetzt, wo noch nicht?

Werner Grohmann: Die Zahl an SaaS-Anwendungen ist in den letzten Jahren auf breiter Front gewachsen. Vorreiter sind sicher die Internet-relevanten Bereiche wie Webdesign, Content Management oder E-Shop, bei denen schon früh SaaS-Angebote verfügbar waren. Weitere Bereiche, in denen sich SaaS immer mehr durchsetzt, sind Customer Relationship Management (CRM), Projektmanagement und Teamarbeit (Collaboration). Aber auch Branchenlösungen werden vermehrt im SaaS-Modell angeboten. In unserem Lösungskatalog im SaaS-Forum sind zum Beispiel Lösungen für Finanzdienstleister, die Baubranche, Verlage, Textilunternehmen oder den Einzelhandel aufgeführt.

Welche Gründe sehen Sie für die positive Entwicklung?

Werner Grohmann: Hauptgrund für die Verbreitung von Software-as-a-Service war sicher die Unzufriedenheit vieler Unternehmen mit IT-Technologie. Gerade KMU kämpfen doch mehr mit IT-Lösungen, anstatt sie zu nutzen. Das reicht von ewig neuen Anschaffungen in Hardware, weil der Speicher nicht reicht, über kontinuierliche Updates und Patches für Software bis hin zum regelmäßigen Backup der Daten. SaaS bietet den Unternehmen ein stets verfügbares Komplettpaket aus Anwendung und Dienstleistung. Das Unternehmen kann sich damit stärker auf sein eigentliches Geschäft konzentrieren. Der Siegeszug des Mediums Internet hat diese Entwicklung sicher unterstützt.

Können Sie KMU benennen, die nach anfänglicher Zurückhaltung nun doch SaaS nutzen?

Werner Grohmann: Ich muss gestehen, dass ich keinen so tiefen Einblick in die Entscheidungswege von KMU hatte, um zu erkennen, ob anfänglich Zurückhaltung herrschte, stelle aber in den letzten Monaten vermehrte Nachfrage nach SaaS-Lösungen aus dem KMU-Bereich fest. Wir selbst nutzen seit 2001 unterschiedliche SaaS-Anwendungen (E-Marketing, Personalabrechnung, Projektverwaltung) und hatten bisher keinerlei Schwierigkeiten. Ein aktuelles Praxisbeispiel aus dem KMU-Bereich, das ich kenne, ist der Golfclub Hellengerst, der für die Vermarktung seiner Sponsoren-Flächen auf dem Golfplatz sowie sein Golfhotel eine SaaS-Kontaktverwaltung nutzt. Der Vorteil ist, dass auch externe Dienstleister auf die Daten zugreifen können, die Verantwortlichen beim Golfclub wiederum können jederzeit den Status eines Interessenten oder Sponsoren kontrollieren.

Welche Leistungen bieten Sie KMU in diesem Zusammenhang?

Werner Grohmann: Wir bieten mit dem SaaS-Forum ein zentrales Informationsmedium zum Thema Software-as-a-Service. Wichtig ist uns dabei der Praxisbezug, deshalb fokussieren wir auch das Angebot auf Anwenderberichte und die Vorstellung von SaaS-Lösungen, die bereits markterprobt sind.

Haben Sie Tipps für eine erfolgreiche Einführung?

Werner Grohmann:

  1. Sich einen Marktüberblick verschaffen
  2. Sich einen Einsatzbereich überlegen, in dem für das eigene Unternehmen SaaS sinnvoll ist (meine komplette Office-Umgebung würde ich nicht in einem Rutsch umstellen)
  3. Sich vom Anbieter Referenzen nennen lassen, die dem eigenen Unternehmen ähnlich sind
  4. Test-Account einrichten und Software evaluieren
  5. Vertragliche Rahmenbedingungen klären (An-/Abmeldung, Kündigungsfristen)
  6. Bei Zufriedenheit Software einsetzen

Vielen Dank, Herr Grohmann!

Werner Grohmann (dipl. oec.) beschäftigt sich seit Ende der 1990er-Jahre mit dem Thema „Alternative Formen der Softwarenutzung“. Im Jahr 2000 gehörte er zu den Initiatoren des deutschen ASP-Konsortiums und war bis Mitte 2001 Geschäftsführer des Verbands. Als Geschäftsführer der Unternehmensberatung H.K.P. CONSULTING GmbH führte Grohmann zahlreiche Marktstudien und Analysen zum Thema Software-as-a-Service durch. Bereits 2002 erschien sein erstes Fachbuch zu diesem Themenbereich. Sein neuestes Buch „Von der Software zum Service“ ist seit Juni 2007 erhältlich.

Das Interview führte Oliver Schonschek.