DMS-Software erleichtert Archivierung von Dokumenten

ELO Digital Office bringt am 16. Juni die Version 8.0 der DMS-/Archivsoftware ELOoffice mit verbesserter Benutzeroberfläche, Suchfunktion und Sicherheit auf den Markt. Das neue Release bietet automatisierte Dokumentenablage und konvertiert Dokumente ins PDF/A-Format.

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Weitere Neuerungen umfassen die Ablage der Signatur digital signierter Dokumente im ELO-Archiv, die Umwandlung von Dokumenten ins PDF-Format beim E-Mail Versand, die einfachere Verwaltung von Bilddateien und die Möglichkeit der Erstellung von Sprachnotizen zu einem Dokument. Der lernfähige Ablageassistent verkürzt die Archivierungszeit durch automatische Verschlagwortung, so dass Dokumente ihr Ablageziel automatisch finden.

Die neue Version soll hinsichtlich des Benutzerkomforts optimiert sein und eine übersichtlichere Menüstruktur bieten, so dass Anwender die Software ohne große Einarbeitung sofort nutzen können. Die neue Direktsuche findet alle Dokumente zu einem Suchbegriff, wenn sich der Begriff im Dokumenteninhalt oder in den Ablageinformationen befindet.

Bei der Archivierung eines Dokumentes wird automatisch eine Checksumme über den Dokumenteninhalt gebildet, so dass später jederzeit nachvollzogen werden kann, ob ein Dokument manipuliert wurde. (Quelle: ELO Digital Office GmbH/GST)