Langzeitarchivierung
PDF/A ist auf dem Vormarsch

3. Internationale PDF/A-Konferenz
3. Internationale PDF/A-Konferenz

Vor wenigen Tagen fand die durch das PDF/A Competence Center organisierte dritte internationale PDF/A-Konferenz mit knapp 220 Teilnehmern aus 13 Ländern, hochkarätigen Keynotes, spannenden Anwenderberichten und T-Systems als 100. Mitglied in Berlin statt. Internationale Projekte beweisen, dass sich PDF/A als Format für die Langzeitarchivierung weltweit durchsetzt.

Mit der Etablierung von PDF/A gewinnt auch das PDF/A Competence Center nach eigener Aussage immer mehr Mitglieder. Unmittelbar vor der Konferenz ist T-Systems dem PDF/A Competence Center als 100. Mitglied beigetreten. Insgesamt hat der Fachverband nun 101 Mitglieder aus ca. 20 Ländern.

„Für immer mehr Unternehmen und Behörden ist die Einführung von PDF/A keine Frage mehr“, fasst Harald Grumser, Vorstandsvorsitzender des PDF/A Competence Center zusammen. „Vielmehr geht es den Verantwortlichen darum, die richtigen Wege und Strategien zu finden. Hier waren die Anwenderberichte aus unterschiedlichen Branchen für die Konferenzteilnehmer eine exzellente Informationsquelle.“

So vermittelte Leonard Rosenthol, PDF Standards Architect bei Adobe Systems, in seiner Keynote interessante Informationen bezüglich der Weiterentwicklung des ISO-Standards für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten. Dabei unterstrich er, dass PDF/A-1 neben PDF/A-2 weiter bestehen wird und zu PDF/A-2 uneingeschränkt aufwärtskompatibel ist.

„In der Regel sollte PDF/A-1 auch nach der Verabschiedung von PDF/A-2 weiter verwendet werden. Man sollte nur dann PDF/A-2 einsetzen, wenn dies aufgrund entsprechender technischer Neuerungen wirklich erforderlich ist“, so Leonard Rosenthol.

In parallel stattfindenden Themen- und Branchen-Tracks ging es ins Detail. Auf besonderes Interesse stießen dabei rechtliche Aspekte, die es bei der Langzeitarchivierung oder Aufbewahrung von E-Mails zu berücksichtigen gilt, die effiziente Nutzung von Metadaten sowie die Unterschiede zwischen PDF/A-1a und PDF/A-1b.

Die abschließende Podiumsdiskussion unterstrich die zunehmende internationale Verbreitung von PDF/A. So haben z.B. in den letzten Monaten Argentinien, Brasilien, China und Uruguay PDF/A als nationalen Standard für die digitale Langzeitarchivierung verabschiedet. In den USA arbeiten immer mehr Bundesstaaten an Vorschriften für den Einsatz von PDF/A. In Europa ist PDF/A bereits in zahlreichen Ländern gesetzt.

PDF/A ist der ISO-Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Die Vorteile von PDF/A, wie zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche, machen es zu einem bevorzugtem Archivierungsformat, das bei zahlreichen internationalen Behörden und Unternehmen das TIFF-Format inzwischen verdrängt hat. (Quelle: PDF/A Competence Center/GST)