Das Softwarebüro Krekeler bietet Unternehmen ein ‚Rundum-sorglos-Paket‚ aus der Dokumentenverwaltungs- und -archivierungslösung (Dokumenten-Management-System, DMS) Office Manager, dem kompakten Dokumenten-Scanner Fujitsu Scansnap S1500 sowie der OCR-Texterkennungssoftware Abbyy Finereader an.
Die tagtäglich in Gestalt von Rechnungen, Aufträgen und postalischer Korrespondenz über KMUs hereinbrechende Papierflut beeinträchtigt die Effizienz von Unternehmensprozessen und Arbeitsabläufen, da sie in der Regel nicht allen Mitarbeitern zentral und jederzeit zur Verfügung gestellt werden können.
Bestimmte Unterlagen müssen zudem zur Bearbeitung von einer Abteilung in die andere verbracht werden und dennoch wiederauffindbar bleiben. „Das bedeutet, dass bei Print-Dokumenten, die sich innerbetrieblich im Umlauf befinden, protokolliert werden muss, wo sie jeweils gerade liegen“, so Harald Krekeler, Softwarebüro Krekeler. Daher rät er Unternehmen dazu, Dokumente jeder Art und damit auch die eingehende postalische Korrespondenz grundsätzlich zu digitalisieren.
Mit der Anbindugn des Fujitsu Scansnap S1500 an die DMS-Lösung Office Manager können zweiseitige Farbdokumente mit einer Geschwindigkeit von bis zu 20 Seiten pro Minute (Simplex-Modus) oder 40 Bilder pro Minute (Duplex-Modus) gescannt, im PDF-Format gespeichert und schließlich im elektronischen Dokumentenarchiv für den zentralen Zugriff durch Mitarbeiter strukturiert abgelegt werden. „Für eine überzeugende Qualität sorgt dabei die maximale optische Scan-Auflösung von 600 dpi. Außerdem umfasst der Scanner auch einen Ultraschallsensor zur Doppeleinzugskontrolle, so dass beim Stapelscan sichergestellt ist, dass keine Seite verloren geht“, so Krekeler.
Beim Import der gespeicherten PDF-Dateien in den Office Manager werden die jeweils enthaltenen Textinhalte mithilfe der Texterkennungssoftware Abbyy Finereader sofort indexiert und verschlagwortet. Zugleich kann der Nutzer digitalisierte Dokumente nach eigenem Belieben benennen sowie einem bestimmten Projekt, einer Gruppe oder einer Kategorie zuordnen. „So ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter ein Dokument bei Bedarf über die Volltextsuche und anhand der eingegebenen Attribute schnell wiederauffinden kann“, erklärt Krekeler. (Quelle: Softwarebüro Krekeler/GST)
