Electronic Records Management
Revisions­sicheres E-Mail-Archiv liegt in deutschen Rechenzentren

Der Multicloud-Anbieter Cancom Pironet hat seit Kurzem eine neue, revisionssichere E-Mail-Archivierungslösung mit GoBD-Zertifizierung im Portfolio. Alle elektronischen Nachrichten werden dabei nach ISO-27001-Zertifizierung im deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum des Providers gespeichert.

Die zentralisierte E-Mail-Archivierung soll einerseits Kosten sparen, andererseits die dauerhaft stabile Basis für eine revisionssichere Ablage stellen: Die Dokumente sind nachträglich nicht änder- oder manipulierbar, aber bei Bedarf – etwa im Fall einer Revision – schnell verfügbar und innerhalb der Fristen den jeweiligen Projekten oder Geschäftsvorfällen zuzuordnen. Die technische Grundlage der Lösung ist Doxis4 von SER Solutions Deutschland.

Auf Anwenderseite zeigt sich die Archivierungslösung unkompliziert; sie lässt sich leicht in die Mail-Applikation einbinden (Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes etc.). Eine integrierte Ähnlichkeitsprüfung sorgt dafür, dass dieselbe E-Mail nicht mehrfach im Cloud-Archiv abgelegt wird. Gerade bei großen Anhängen oder CC-Mails lässt sich damit Speicherplatz auf den eigenen Mailservern sparen. Unternehmensgenaue Archivierungsregeln vereinfachen darüber hinaus gängige Abläufe. Zum Beispiel besteht die Option, die abgelegten E-Mails automatisch in den Ursprungssystemen zu löschen oder durch einen Link zum Archivsystem zu ersetzen. Auch differenzierte Konzepte sind möglich, bei denen beispielsweise nur die elektronischen Nachrichten bestimmter Abteilungen juristisch unveränderbar abgelegt werden.