GoBD-konforme Archivierung
Wie Klein­unter­nehmen rechts­sicher archivieren

Kleine und mittlere Unter­nehmen müs­sen die gel­ten­den GoBD kennen und be­folgen. Viele glau­ben auch, dass sie das tun. Nur stimmt das leider all­zu oft nicht, gerade wenn es um die Ar­chi­vie­rung steu­er­relevanter digi­taler Un­ter­lagen geht. Dabei gibt es für dieses Problem re­la­tiv ein­fache Lösungen.

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Wie einfache Doku­menten- und Signatur­prozesse die Digi­­tali­sierung treiben

Die EU-Ver­ordnung eIDAS hat bereits zum 1. Juli 2016 die alten Signatur­richtlinien ab­gelöst und damit end­lich den Weg freigemacht zu einer genuin papier­losen Orga­nisa­tion. Mit der Adobe Document Cloud und Adobe Sign können Unter­­nehmen nun ihre Ge­schäfts­­prozesse drastisch beschleunigen.

Telemedien im IT-Sicherheitsgesetz
Wann Behörden für ihre Online-Dienste haften

Das IT-Sicher­heits­gesetz hat auch die An­bieter von Tele­medien ver­schärft in die Pflicht genommen. Zu den „geschäfts­mäßigen“ An­geboten wiederum gehören nicht nur die ein­schlägigen Online-Dienste, sondern wohl auch Behörden, Kom­munen, Schulen und Hoch­schulen. Sie müssen ihre Verant­wortung neu überdenken.

XFinanz
Wie Fach­verfahren mit XFinanz zusammenspielen

Keine öffent­liche Stelle hat daten­technisch mit so vielen Fach­anwendungen direkt zu kom­muni­zieren wie das Finanz­wesen, egal ob es sich um kom­munale oder staat­liche Be­hörden und Ein­rich­tungen han­delt. Von einem sauberen, XÖV-taug­lichen Standard profitiert daher jede Verwaltung unmittelbar.

Retrodigitalisierung
Wer seine Archivbestände digital zugänglich macht

Zahllose Unternehmen sitzen auf umfangreichem Archivmaterial, in dem sich meist kaum jemand auskennt. Das ist vor allem dann fatal, wenn die Informationen noch gebraucht werden. Outsourcing-Dienstleister für Scannen und Digitalisierung können die Papiere zuverlässig auf dem Bildschirm verfügbar machen.

GoBD
Welche Regeln für die digitale Buchführung gelten

Seit Anfang 2015 regelt eine neue Verwaltungsanweisung, was Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und andere Datenverarbeitungssysteme vor dem Finanzamt können müssen. Die GoBD bestimmen nun, wie elektronische Bücher im Betrieb zu führen sind. Sabine Wagner erklärt, was Unternehmer darüber wissen müssen.

Aufbewahrungspflicht
Was zu Jahresbeginn in den Aktenvernichter darf

Die meisten Firmenlenker merken sich als Faustregel die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren und fahren damit nicht schlecht. Fehler passieren eher bei der Archivierung von elektronischen Dokumenten. Im schlimmsten Fall ist die Buchführung ungültig und das Finanzamt kassiert nach eigener Schätzung.