Fähige Software ist ein Erfolgsfaktor
Von Dr. Marco Boehle und Peter Stadler, DATEV eG
Das Aufgabengebiet eines Prüfers öffentlich-rechtlicher Einheiten verändert sich stetig. Hervorzuheben sind die angespannte finanzielle Situation in den Kommunen, die Anwendung der Doppik als eines modernen und aussagekräftigen Rechnungslegungsstils sowie das veränderte Rollenverständnis: Aus checklistenorientierten Jahresabschlussprüfern sind Change Agents und Change-Berater der Entscheidungsträger geworden, die zum Beispiel Politik und Verwaltung bei Prozessoptimierungen unterstützen. Damit der Prüfungsalltag bestmöglich ablaufen kann und alle Aufgaben effektiv und effizient erfüllt werden, gibt es geeignete Software – sie kann den Unterschied ausmachen und der entscheidende Erfolgsfaktor sein. Gleichwohl sind bei der Auswahl der Lösung verschiedene Markterfordernisse zu beachten.
Insellösungen und Medienbrüche
Das Gros der am Markt erhältlichen Prüfsoftware beschränkt sich typischerweise auf die Prüfung von kommunalen Jahresabschlüssen (Finanz- und Ergebnisrechnung, Bilanz, Anhang) inklusive Lagebericht. Dagegen werden nützliche Leitlinien oder Arbeitshilfen mit Bezug auf Prüfungen des Gesamtabschlusses, die Prüfung von Vergaben und Verträgen, Kassenprüfungen, Wirtschaftlichkeitsprüfungen etc. softwareseitig meist nicht unterstützt. Das führt dazu, dass in den Kommunen viele Insellösungen bestehen, womit Medienbrüche verbunden sind. Insofern sind Prüfer oft wieder auf den Einsatz von Microsoft Office angewiesen.
Diese Problematik bezieht sich explizit auch auf die teilautomatisierte Erstellung des Tätigkeits- oder Schlussberichts auf Basis der unterjährigen Einzelfallprüfungen. Das uneingeschränkte Testat des Jahresabschlusses ist für viele Gemeinderäte eine Selbstverständlichkeit. Von größerem Interesse ist aber, was die Prüfer im Tätigkeitsbericht darlegen. Gibt es Verfehlungen? Welcher Bereich ist bereits gut aufgestellt, und wo gibt es noch Optimierungsbedarf? Eine softwaregestützte Integration der unterjährigen Prüfungsberichte in die Abschlussprüfung mit zentralen Feststellungen zu den unterschiedlichen Prüfungstätigkeiten macht den Tätigkeits- oder Schlussbericht zum zentralen Informationsmedium für Rat und Verwaltung.
Dr. Marco Boehle ist Experte für öffentliche Haushalte und DATEV-Consultant im Bereich Public Sector, Peter Stadler ist DATEV-Organisationsberater für Wirtschaftsprüfung. DATEV ist der führende IT-Spezialist für die steuerberatenden Berufe und setzt seit 50 Jahren Standards in Buchführung und betriebswirtschaftlicher Software. In Kooperation mit dem Institut der Rechnungsprüfer e.V. (IDR) sowie der Beratungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Rödl & Partner hat DATEV die Software DATEV Prüfung ÖR entwickelt, eine Lösung, um Richtigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit öffentlicher Haushalte zu prüfen.
DATEV eG, Paumgartnerstr. 6–14, 90429 Nürnberg, Tel.: 0911319-0, info@datev.de, www.datev.de
Software muss skalierbar sein
Aus Sicht der Prüfer ist eine skalierbare Software wünschenswert, bei der sich die Arbeitspapiere je nach Größe und Komplexität des Prüfungsgegenstandes und der Größe der Prüfungseinheit erweitern beziehungsweise verkürzen. Auf der Ebene des Arbeitspapieres sollte der Prüfer selbst entscheiden können, ob ein Sachverhalt kompakt geprüft wird oder zur Prüfungsunterstützung weitere Detailfragen herangezogen werden. Außerdem laufen Prüfungen selten nach einem Schema ab. Selbst versierte Prüfer brauchen deshalb skalierbare Arbeitshilfen und Checklisten, um die Prüfungstiefe während der laufenden Arbeit ad hoc anzupassen. Dazu kommen die unterschiedlichen Prüfertypen und die Größe der Prüfungsorganisationen.
Haushaltsprüfung – der Prüfungsprozess mit DATEV Prüfung ÖR im Überblick: umfassend und ganz ohne Systemwechsel. (Bild: DATEV eG)
Umfassend aufgestellt
Der dritte Problemkreis ist die Aufgabeninventur und Risikobewertung. Grundsätzlich ergeben sich jahresspezifische Prüfungsobjekte, welche sich in Pflichtprüfungen und weitere, von Jahr zu Jahr variierende, risikoabhängige Prüfungen unterscheiden. Deshalb sollte die Software eine Aufgabeninventur mit Risiko- und Wesentlichkeitseinschätzung abbilden, die der Anwender optional hinzuschalten kann. Die jährlichen Schwerpunkte werden in der Regel auf Basis der Risiko- und IKS-Inventur festgelegt. Will man hier Synergien erreichen, ist nur ein ganzheitlicher Ansatz zielführend.
Gerade in Zeiten klammer Kassen sind Funktion und Arbeitsergebnisse der Prüfung in verstärktem Maße als Chance zu sehen. Mit moderner Software lässt sich ihr Potenzial bereits gut nutzen. Allerdings müssen Kämmereien und Bürgermeister dieses erweiterte Rollenverständnis in vielen Fällen erst noch verinnerlichen.
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Reihe „Kommunale ITK“ zur CeBIT 2017. Einen Überblick mit freien Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
