E-Procurement

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Prozessvorteile durch elektronische Beschaffung

Von Timo Kaiser, Hochschule Reutlingen

Unternehmen müssen, damit sie langfristig am Markt bestehen können, den Umsatz steigern, um höheren Gewinn zu erzielen. Dazu muss das Unternehmen seine Wettbewerbsfähigkeit unter Beweis stellen und geeignete Geschäftsmodelle entwickeln. Das größte Potenzial der Optimierung und Kosteneinsparung liegt in der Beschaffung von Waren und Leistungen. Genau darum ist E-Procurement entstanden.

E-Procurement ist ein Instrument der Beschaffungsoptimierung. Grundsätzlich ist darunter die Beschaffung im Bereich des betrieblichen Einkaufs von Gütern und Dienstleistungen über das Internet zu verstehen.

Traditioneller Einkauf contra E-Procurement

Die Beschaffung von Gütern im traditionellen Verfahren erfordert sehr viel Zeit. E-Procurement ermöglicht es dem Einkauf, sich auf seine Hauptaufgaben zu konzentrieren, namentlich auf Preis- und Konditionsverhandlungen. So entfallen für die Einkäufer zeitaufwendige Prozesse, z.B. die Aufnahme von Bestellungen und Missverständnisse am Telefon, und die Prozesskosten werden auf ein Minimum reduziert.

Laut einer Studie der Hacket Group entstehen 76 % der Kosten einer traditionellen Bestellung bei administrativen Tätigkeiten. Das liegt daran, dass der übliche Beschaffungsprozess nur teilweise bis gar nicht automatisiert ist und beinahe alle Einzelschritte auf Papier abgewickelt werden. Durch den starken Informationsfluss zwischen vielen Mitarbeitern entstehen aber lange Kommunikationswege und die damit verbundene Datenhaltung ist fehleranfällig. Die Lösung dieses Problems ist die Einführung eines vollständigen elektronischen Bestellungssystems.

Die Einführung beansprucht zwar eine Menge Zeit und erfordert einen großen Aufwand, doch ist eine konsolidierte Beschaffung in vielerlei Hinsicht eine große Entlastung für den Einkaufssektor, der sich anschließend vermehrt auf die wertschöpfenden Aufgaben konzentrieren kann.

Durch eine Desktop-Purchasing-Anwendung, auf die jeder Mitarbeiter zugreifen kann, lassen sich die nötigen Daten von jeder Abteilung pflegen. Es gehen dabei keine Informationen verloren und jeder Mitarbeiter kann die Bestellung selbst tätigen. Somit lässt sich der gesamte Beschaffungsprozess automatisieren. Die Durchlaufzeit einer E-Procurement-Bestellung wird auf zwei bis maximal drei Tage reduziert, wohingegen die traditionelle Abwicklung ca. sieben Tage in Anspruch nimmt. Sowohl die Bearbeitungszeiten als auch die Kosten werden mit E-Procurement um rund 65 % reduziert. Die wesentlichen Vorteile entstehen durch die Zeit- und Kosteneinsparungen.

Klassifikation und System

Bei der Einführung muss man zwischen den drei verschiedenen Arten von E-Procurement unterscheiden und entscheiden. Die Wahl des Systems ist von der Klassifikation und der Beziehung zwischen Kunden und Lieferanten abhängig. Unter Klassifikation versteht man das Beschaffungs- und Lieferantensystem sowie die eigene Entwicklung eines Multilieferantenkatalogs.

Die einfachste Möglichkeit im E-Procurement ist das „offene System“, bei dem der Anbieter durch einen Produktkatalog seine Ware präsentiert und der Käufer daraus auswählt. Hierfür ist weder eine Integration in das interne Netz noch in das Firmennetz des Kunden erforderlich. Verwendung findet das offene System, das auf dem Lieferantensystem (Sell-Side) basiert, bei einer hohen Anzahl von Teilnehmern. Falls das Unternehmen neu ist und noch keinen Lieferanten gefunden hat, dann kann es einen sogenannten E-Marktplatz besuchen, auf es eine große Auswahl an Lieferanten findet.

Sind Lieferanten gefunden, kann man das „halboffene System“, das auf dem Beschaffungssystem (Buy-Side) basiert, verwenden. Bei dieser Art ist das System in das interne Netz des Lieferanten integriert, und der Kunde kann durch einen Standardbrowser die Bestellungen direkt beim Lieferanten erstellen. Diese Art E-Procurement wird vermehrt von Großhändlern eingesetzt. Einzelhändler haben die Möglichkeit, die bestellte Ware zu verfolgen.

Das komplexeste System ist das „geschlossene System“, das sowohl in das Firmennetz des Einkäufers als auch in das des Lieferanten integriert sein muss. Dabei werden die beiden Firmennetze miteinander verbunden und die Datenübertragung findet durch die plattformneutrale Beschreibungssprache XML (Extensible Markup Language) statt. Das geschlossene System erfordert die eigene Entwicklung eines Multilieferantenkatalogs und ist somit in jeder Hinsicht sehr aufwendig und nur bei einem großen Beschaffungsumfang rentabel.

Vorteile und Risiken

Wie bereits erwähnt, liegt die Zeit- und Kostenminimierung bei E-Procurement im Fokus. E-Procurement zeichnet sich jedoch durch weitere Vorteile aus, wie z.B. den Umstand, dass Unternehmen ihre Lieferanten schnell und unkompliziert finden und wechseln können. Außerdem kann man davon ausgehen, dass eine hohe Verfügbarkeit der Artikel besteht und die angebotenen Produkte wesentlich aktueller sind als im Papierkatalog. Durch die Verfolgung der bestellten Ware lassen sich außerdem die Lagerbestände besser planen und koordinieren. Nicht zuletzt findet durch E-Procurement kein Medienbruch statt, was zu einer erheblichen Fehlerverminderung führt.

Neu eingeführte E-Procurement-Technologien bergen allerdings auch einige Risiken. In erster Linie ist die Entscheidung für ein System abhängig vom jeweiligen Unternehmen. Dabei benötigt die Einführung bereits in der Planung eine klare Struktur und bei der Ausführung ausreichend Kapazität, damit der Übergang reibungslos verlaufen kann. Das Unternehmen muss Schulungen, die teuer sind und Zeit beanspruchen, durchführen und genaue Nutzungsrechte vergeben. Zudem ist zu beachten, dass die Implementierung zu einem hohen finanziellen Aufwand führt und die Kosteneinsparung sich über die Zeit relativiert.

Fazit: Aufwand abschätzen und entscheiden

Vor der Integration eines E-Beschaffungssystems sollten Unternehmensverantwortliche abschätzen, ob E-Procurement in ihrem Fall wirklich sinnvoll ist, denn es ist nicht einfach für jedes Unternehmen geeignet. Je nach der Größe des Unternehmens, der Anzahl der Artikel und der kooperierenden Lieferanten kann die Entscheidung für einen vollständigen Verzicht ausfallen oder für ein System, das es dann sorgfältig einzuführen gilt. Die Umstellung auf ein E-Procurement-System benötigt von Beginn an ein wohldurchdachtes Konzept.

Dadurch, dass im E-Procurement sämtliche Prozesse automatisiert sind, entstehen vielerlei Einsparungsmöglichkeiten. Das sind jedoch Argumente, die nicht die Qualität der Beschaffungsprozesse betreffen. Daher sollte man ein E-Procurement-System nicht allein deshalb einführen, um Kosten und Zeit zu sparen. Denn um automatisierte Prozesse effizient nutzen zu können, bedarf es der ständigen Pflege des Systems, was nicht zu unterschätzen ist.

Nützliche Links

Quellen