Zeit- und Selbstmanagement

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Zu schnell zu viel und zu viel Neues

chagin

Von Stefanie Schmahl, Die PRofilBerater

„Besuchen Sie ein Zeitmanagement-Seminar!“ Diesen Tipp erhielten Mitarbeiter in den vergangenen zwei Jahrzehnten oft von Führungskräften, wenn sie klagten: „Mir wird alles zu viel.“ Das taten denn auch Heerscharen von Mitarbeitern. Und Zeit- und Selbstmanagement-Seminare entwickelten sich zu einem Standardangebot im Weiterbildungsprogramm der Unternehmen. Dort lernten die Mitarbeiter, „wichtige“ von „dringlichen“ Aufgaben zu unterscheiden und in ihrem Arbeitsalltag Prioritäten zu setzen – „was bei vielen Mitarbeitern tatsächlich zu einer Entlastung führte“, weiß Michael Reichl, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens im-prove.

Für ihn ist es kein Zufall, dass der Boom der Zeitmanagement-Seminare just begann, als vor ca. 25 Jahren viele Unternehmen die Arbeitsabläufe in ihrer Organisation neu strukturierten – auch als Folge der rasanten Entwicklung der Informationstechnologie. Hatte zuvor jeder Mitarbeiter schlicht die in seiner Stellenbeschreibung definierten Aufgaben erledigt, so war nun plötzlich Team- und Projektarbeit angesagt. Und die Kollegen – auch in den anderen Bereichen? Sie sollten fortan als „Kunden“ angesehen werden, gegenüber deren Wünschen man sich nicht mehr mit einer Bemerkung wie „Das gehört nicht zu meinem Job“ verschließen könne. Dadurch erhöhte sich bei vielen Mitarbeitern „die gefühlte Arbeitsbelastung“.

Neue Medien krempeln Arbeitswelt um

Blickt man heute auf die damalige Situation zurück, dann denkt sich vermutlich manch leicht ergrauter Arbeitnehmer: „Was war das für eine geruhsame Zeit!“ Zwar standen in den meisten Büros bereits PCs. Doch das Internet? Das kannten nur einige Wissenschaftler. Und E-Mails versenden? Der Siegeszug der elektronischen Post begann erst 1993. Und Mobiltelefone? Die hatten damals außer den Big Bosses bestenfalls einige Außendienstmitarbeiter. Und heute? Heute sind diese Medien ganz selbstverständlich in den Arbeitsalltag der meisten Berufstätigen integriert.

„Ich muss stets und überall erreichbar sein – und wenn nicht, dann muss ich wenigstens so schnell wie möglich reagieren.“ Dieses Empfinden hat sich nicht nur zu einem Lebensgefühl vieler Menschen entwickelt, in vielen Jobs sind Berufstätige tatsächlich mit dieser Erwartung konfrontiert.

Jederzeit rufbereit erzeugt Unsicherheit

Doch nicht nur wegen der permanenten „Rufbereitschaft“ fällt es immer mehr Menschen schwer, mal abzuschalten. Hinzu kommt: Sie stehen in immer kürzeren Zeitabständen vor neuen Herausforderungen, denn auch die Unternehmen selbst sind agiler geworden, wie die systemische Beraterin Christina Seitter von der Managementberatung Müllerschön betont: „Die Unternehmen müssen heute in immer kürzeren Zeitabständen ihre Strategien sowie ihre Art, Aufgaben zu lösen, überdenken. Für ihre Mitarbeiter bedeutet dies: An sie werden häufiger neue Anforderungen gestellt. Und sie müssen gewohnte Denk- und Verhaltensmuster aufgeben.“ Das führt bei vielen Mitarbeitern zu einem Gefühl der Überforderung.

Für die Wiener Wirtschaftspsychologin Sabine Prohaska ist jedoch klar: Das Gefühl der Überforderung resultiert meist weniger aus dem Berg von Herausforderungen, vor dem die Betroffenen stehen, sondern daraus, dass die Herausforderungen oft neu sind und dass die Betroffenen für sie noch keine Lösungsstrategien haben. „Eine entsprechend große mentale Kraftanstrengung kostet es sie, diese zu meistern.“

Ähnlich sieht dies der Management-Berater Michael Schwartz vom ilea-Institut Esslingen. Er ist überzeugt: Das klassische Zeit- und Selbstmanagement stößt an seine Grenzen. „Es wird zwar auch künftig ein nützliches Instrument sein, um Routineaufgaben zu lösen. Was viele Mitarbeiter heute aber brauchen, ist eine aktive Unterstützung beim Lösen neuer Aufgaben.“ Und sie müssen die Grundzuversicht entwickeln: „Ich schaffe das schon – alleine oder mit selbstorganisierter Unterstützung“. Sonst geraten sie in der modernen Lebens- und Arbeitswelt immer wieder in Situationen, in denen sie sich nicht nur überfordert fühlen, sondern auch überfordert sind.

Fazit: Ein Burn-out kommt am teuersten

Das haben viele Unternehmen erkannt. Deshalb bieten sie ihren Mitarbeitern außer Stressmanagementseminaren und Entspannungstrainings zunehmend Seminare, um ihre Resilienz, also Widerstandskraft, zu stärken. Und wer das Gefühl hat, dass er auf einen Burn-out zu steuert? Der kann sich laut Christina Seitter immer häufiger mit einem Coach treffen, um mit ihm Präventionsstrategien zu erarbeiten.

Dies alles tun die Unternehmen „auch aus betriebswirtschaftlichen Gründen“, betont Seitter. Denn wenn ein Mitarbeiter ausgebrannt ist und ausfällt, fehlt er in der Regel ein halbes Jahr. Und völlig unklar ist in dieser Zeit, ob er danach zurückkommt und, wenn ja, wie stark er anschließend belastbar ist.

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