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Accounts Payable (AP) sind Lösungen, die die gesamte Kreditorenprozesskette abdecken. Die Kette fängt beim Rechnungseingang an und hört bei der Zahlungsbuchung auf. Zu AP gehört unter anderem der Bereich der Dokumentenverarbeitung: Dort wird die Post empfangen, gesichtet und sortiert. Rechnungen werden nach Bedarf gescannt und zur elektronischen Weiterverarbeitung aufbereitet.  
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Unter dem amerikanischen Begriff Accounts Payable sind zunächst die [[Kreditoren]] eines Unternehmens zu verstehen, im Gegensatz zu den Accounts Receivable, den [[Debitoren]]. Im weiteren Sinne meint Accounts Payable die gesamte Kreditorenprozesskette, vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsbuchung. Im speziellen Sinne versteht man darunter schließlich spezialisierte Software, die einen Großteil der Vorgänge automatisiert.
Der Empfang elektronischer Rechnungen in allen gängigen Formaten wie EDI, einschließlich EDIFACT und ANSI, ist ein weiterer Teilbereich. Dazu zählt auch der Vergleich der Rechnung mit der Lieferung. Dabei wird geprüft, ob der abgerechnete Leistungs- und Lieferumfang mit dem tatsächlich erbrachten Umfang übereinstimmt. Unregelmäßigkeiten werden erkannt und zur Prüfung vorgelegt. Rechnungen, für die keine Bestellung vorliegt, sowie Rechnungen, die eine Zahlungsfreigabe erfordern, werden an die betreffenden Stellen geleitet.  
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Ein weiterer Bestandteil von AP ist das Buchungsverfahren. Dort werden die anfallenden beziehungsweise abzuführenden Steuerbeträge, Zölle und sonstige Abgaben ermittelt und die relevanten Daten an die Stammbuchhaltung übermittelt. Das Reporting sorgt schließlich dafür, dass der Unternehmer über seine Lieferanten und seine Verbindlichkeiten stets unterrichtet ist.
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Ein erster Teilbereich von Accounts Payable ist die Dokumentenverarbeitung: Posteingang, -sichtung und sortierung. Rechnungen werden nach Bedarf gescannt und für die elektronische Weiterverarbeitung aufbereitet. Das gilt auch für elektronische Rechnungen in Formaten wie EDI, einschließlich EDIFACT und ANSI.
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Eine weitere Aufgabe ist der Vergleich der Rechnung mit der Lieferung: Es wird geprüft, ob der abgerechnete Leistungs- und Lieferumfang mit dem tatsächlich erbrachten Umfang übereinstimmt. Unregelmäßigkeiten werden erkannt und zur Prüfung vorgelegt. Rechnungen, für die keine Bestellung vorliegt, sowie Rechnungen, die eine Zahlungsfreigabe erfordern, werden an die betreffenden Stellen geleitet.  
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Schließlich gehört auch die Buchungsverfahren zu den zentralen Aufgaben von Accounts Payable: Es werden die anfallenden bzw. abzuführenden Steuerbeträge, Zölle und sonstige Abgaben ermittelt und die relevanten Daten an die Buchhaltung übermittelt. Ein Reporting sorgt zuletzt dafür, dass der Unternehmer über seine Lieferanten und seine Verbindlichkeiten stets unterrichtet ist.
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Neben der reibungslosen und - möglichst - fehlerfreien Abwicklung dieser Vorgänge ist wichtg, dass allfällige Unstimmigkeiten mit möglichst geringem Aufwand rekonstruiert werden können.

Version vom 28. November 2006, 14:40 Uhr

Von Hans Klumbies

Unter dem amerikanischen Begriff Accounts Payable sind zunächst die Kreditoren eines Unternehmens zu verstehen, im Gegensatz zu den Accounts Receivable, den Debitoren. Im weiteren Sinne meint Accounts Payable die gesamte Kreditorenprozesskette, vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsbuchung. Im speziellen Sinne versteht man darunter schließlich spezialisierte Software, die einen Großteil der Vorgänge automatisiert.

Ein erster Teilbereich von Accounts Payable ist die Dokumentenverarbeitung: Posteingang, -sichtung und sortierung. Rechnungen werden nach Bedarf gescannt und für die elektronische Weiterverarbeitung aufbereitet. Das gilt auch für elektronische Rechnungen in Formaten wie EDI, einschließlich EDIFACT und ANSI.

Eine weitere Aufgabe ist der Vergleich der Rechnung mit der Lieferung: Es wird geprüft, ob der abgerechnete Leistungs- und Lieferumfang mit dem tatsächlich erbrachten Umfang übereinstimmt. Unregelmäßigkeiten werden erkannt und zur Prüfung vorgelegt. Rechnungen, für die keine Bestellung vorliegt, sowie Rechnungen, die eine Zahlungsfreigabe erfordern, werden an die betreffenden Stellen geleitet.

Schließlich gehört auch die Buchungsverfahren zu den zentralen Aufgaben von Accounts Payable: Es werden die anfallenden bzw. abzuführenden Steuerbeträge, Zölle und sonstige Abgaben ermittelt und die relevanten Daten an die Buchhaltung übermittelt. Ein Reporting sorgt zuletzt dafür, dass der Unternehmer über seine Lieferanten und seine Verbindlichkeiten stets unterrichtet ist.

Neben der reibungslosen und - möglichst - fehlerfreien Abwicklung dieser Vorgänge ist wichtg, dass allfällige Unstimmigkeiten mit möglichst geringem Aufwand rekonstruiert werden können.