Accounts Payable

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Von Hans Klumbies

Accounts Payable (AP) sind Lösungen, die die gesamte Kreditorenprozesskette abdecken. Die Kette fängt beim Rechnungseingang an und hört bei der Zahlungsbuchung auf. Zu AP gehört unter anderem der Bereich der Dokumentenverarbeitung: Dort wird die Post empfangen, gesichtet und sortiert. Rechnungen werden nach Bedarf gescannt und zur elektronischen Weiterverarbeitung aufbereitet. Der Empfang elektronischer Rechnungen in allen gängigen Formaten wie EDI, einschließlich EDIFACT und ANSI, ist ein weiterer Teilbereich. Dazu zählt auch der Vergleich der Rechnung mit der Lieferung. Dabei wird geprüft, ob der abgerechnete Leistungs- und Lieferumfang mit dem tatsächlich erbrachten Umfang übereinstimmt. Unregelmäßigkeiten werden erkannt und zur Prüfung vorgelegt. Rechnungen, für die keine Bestellung vorliegt, sowie Rechnungen, die eine Zahlungsfreigabe erfordern, werden an die betreffenden Stellen geleitet. Ein weiterer Bestandteil von AP ist das Buchungsverfahren. Dort werden die anfallenden beziehungsweise abzuführenden Steuerbeträge, Zölle und sonstige Abgaben ermittelt und die relevanten Daten an die Stammbuchhaltung übermittelt. Das Reporting sorgt schließlich dafür, dass der Unternehmer über seine Lieferanten und seine Verbindlichkeiten stets unterrichtet ist.