Software Asset Management, Teil 2

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Über den Daumen verwaltet kommt zu teuer

Von Axel Oppermann, avispador

Das Bereitstellen von IT-Kapazitäten – hierzu zählt auch die Software – gehört zu den erfolgskritischen Faktoren eines Unternehmens. Störungen bei IT-Systemen wirken sich nicht nur auf das eigene Unternehmen negativ aus, sondern beeinträchtigen in hohem Maße auch die Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern. Fällt die IT einmal aus, kommt es nicht selten zu rechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen. Kurz gesagt: Ohne Software funktioniert im Unternehmen und im gesamten Wirtschaftssystem nichts mehr.

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Darum wird ein enormer Aufwand in den Bereichen Stabilität und Funktionalität betrieben; man versucht, das wirtschaftliche Maximum mit einem Höchstmaß an Verfügbarkeit und Laufsicherheit zu erzielen. Ganz anders sieht es jedoch beim Management und in der Verwaltung der einzelnen Softwareprodukte bzw. Lizenzen aus. Auf diesem erfolgskritischen Feld ist häufig Misswirtschaft anzutreffen.

Überflüssige Lizenzen einsparen

Die Organisation, das Management und die Weiterentwicklung der Softwarestruktur und der Lizenzbestände stehen bedauerlicherweise für die meisten Unternehmen nicht im Mittelpunkt ihrer IT-Strategie. Das ist ein schwerwiegender Fehler, denn die Fehleinschätzung der Lizenzthematik kann hohe finanzielle Einbußen zur Folge haben.

Ein Grund für die nachrangige Behandlung des Themas liegt z.B. darin, dass die Frage nach den „tatsächlichen“ momentanen und zukünftigen Lizenzbedarfen für viele Unternehmensverantwortliche schwer zu beantworten ist. Andere verzichten auf ein aktives Lizenzmanagement, da sie insgeheim von einer Unterlizenzierung ausgehen. Dabei ist häufig eher das Gegenteil der Fall: In 25 bis 35 % der Unternehmen liegt eine nicht bedarfsgerechte Lizenzierung bzw. eine Überlizenzierung vor. Diese fehlerhafte Allokation vermeidet man durch ein strategisches Lizenzmanagement, das alle Aktivitäten umfasst, die dazu dienen, den Softwarebestand eines Unternehmens über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen.

Umfassend und strategisch herangehen

Häufig sind weder die Vorteile von Lizenzmanagementlösungen und -konzepten noch die unterschiedlichen Bedarfe innerhalb des Lifecycles einer Softwarelösung bekannt. Dabei liegt gerade in der strategischen Herangehensweise an das Thema Lizenzmanagement ein enormes Potenzial zur Optimierung der Kostenstrukturen.

Erreicht wird dies in der Regel mit einem Stufenmodell. Neben der Erfassung der installierten Software und der vorhandenen Lizenzen ist in diesem Modell insbesondere die Compliance-Prüfung ein wichtiges Element. Hier wird überprüft, ob der technische mit dem kaufmännischen Bestand identisch ist. Hinzu kommen u.a. Bedarfsplanung und Beschaffungskonzepte. Ein Vertragsmanagement, das die Besitzverhältnisse und/oder vertragsrechtliche Determinanten erfasst, vervollständigt das Organisationsinstrument.

Abteilungsübergreifende Lizenzkonzepte

Doch bevor verborgene Reserven freigesetzt werden können, ist ein Softwarelizenzierungskonzept mit festen Prozessen erforderlich. Bei der Konzeptentwicklung arbeiten die Verantwortungsträger aus der IT- bzw. den technischen Bereichen mit den kaufmännischen Verantwortlichen sowie der Geschäftsleitung zusammen (bzw. in größeren Unternehmen mit dem Bereich Business Development). Denn nur durch eine unternehmensweite Kooperation können die tatsächlichen Bedarfe erkannt werden.

Bei diesen sogenannten integrativen Prozessen werden die Anwenderunternehmen von zahlreichen Dienstleistern unterstützt, was bei der Vielzahl der Software- und Lizenzvarianten auch nötig ist. Auch die Anbieter der Software bieten entsprechende Lösungen und Angebote, um die Anwender unbürokratisch zu unterstützen.

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Umfassende Analysen zu Strategien und Lizenzierung sowie Empfehlungen zum Umgang mit dem Lieferanten Microsoft finden Einkäufer, Controller und IT-Entscheider in der neuen Monatsausgabe des MSFTbriefing, die das Portal seinen Lesern bei Registrierung gratis zur Verfügung stellt. MSFTbriefing ist der herstellerunabhängige Wissens- und Informationsdienst für Microsoft-Software, -Services und -Geräte der Beratungs- und Analystenhäuser techconsult und Avispador.

Vielfältige Lizenz- und Wartungsmodelle

Dass der Kunde König ist, scheint bei den Softwareherstellern keine hohle Phrase zu sein. Mittlerweile gibt es für jedes nur denkbare Bedürfnis entsprechende Lizenzmodelle zur Auswahl. Sie sollen eine kostenoptimale bzw. bedarfsgerechte Nutzung ermöglichen. So gibt es exemplarisch neben Systembuilder-Lizenzen (SB-Lizenzen) durch Hardwarehersteller vorinstallierte OEM-Lizenzen, Lizenzen zum Mieten, zum Kaufen oder auf Raten. Diese Modelle können zudem noch auf das entsprechende Lizenzvolumen der Anwenderunternehmen angepasst werden, ob Großunternehmen, mittelständische Unternehmen oder Unternehmen mit nur fünf oder zehn PC-Arbeitsplätzen. Server werden pro Kern oder pro Prozessor lizenziert; Zugriffsrechte bekommt man pro Gerät oder je Anwender.

Die Vielfalt der Modelle erschwert aber für den Anwender eine effiziente Planung bzw. die optimale Beschaffung von Lizenzen. Außerdem werden zusätzlich zu den Lizenzen häufig noch Verträge für Wartung oder Services abgeschlossen. Diese zusätzlichen Verträge wiederum verkomplizieren die Verwaltung und stehen effizienten Abläufen im Weg. Auch binden solche Verträge mehr Ressourcen; z.B. müssen die unterschiedlichen Vereinbarungen der diversen Lieferanten bzw. Softwarehersteller gesammelt, organisiert und verwaltet werden. Laufzeiten und Kündigungsfristen sind hierbei genauso zu berücksichtigen wie Serviceinhalte und Service Level Agreements (SLAs).

So verdichtet sich der Lizenzdschungel immer weiter. Denn Anwenderunternehmen müssen nicht nur die vielfältigen Lizenz- und Wartungsmodelle berücksichtigen, sondern sie müssen auch die zahlreichen Versionen einzelner Softwareprodukte vergleichen. Hinzu kommt die zunehmende Bedeutung von Cloud-Lösungen und -Services, die zusätzlich abgebildet werden müssen.

Optimierte Allokation und neue Chancen

Der Investitionsgüterbereich zeichnet sich in der Regel durch eine sehr hohe Produktkomplexität aus, wie sie auch für den Einsatz des Investitionsguts Software und die damit verbundenen Lizenzbestimmungen typisch ist. Anwenderunternehmen setzen eine Vielzahl von Softwareprodukten unterschiedlicher Hersteller ein und im gehobenen Mittelstand kommt es leicht zu einer dreistelligen Zahl unterschiedlicher Programme. In der Folge wachsen der Grad an Komplexität und die möglichen Fehlerquellen, namentlich das Risiko einer ungenügenden Versorgung mit rechtlich einwandfreien Lizenzen. Die häufigste Fehlerquelle lässt sich auf fehlendes Lizenzwissen zurückführen, das direkt zu einer falschen Allokation führt.

Mittelständische Unternehmen können ebenso wie Großunternehmen durch ein optimiertes Lizenzmanagement die Kosten reduzieren. Die Art der Softwarebeschaffung, d.h. die nutzungsrechtlichen Grundlagen, sind daher von entscheidender Bedeutung für alle Unternehmen und eröffnen ein großes Sparpotenzial.

Freemium heißt nicht kostenlos
Unternehmensverantwortliche müssen sich der wachsenden Bedeutung von Softwarelizenzmanagement bewusst werden, besonders vor dem Hintergrund neuer Beschaffungsmodelle. Hier sind – natürlich – Cloud-Lösungen zu nennen. Aber auch „neue“ Monetarisierungsmodelle der Anbieter sind zu berücksichtigen. Viele Entscheider unterschätzen den Trend zu Freemium-Modellen. Hier gilt es, frühzeitig mögliche Auswirkungen zu bewerten.

Fazit: SAM ist für Unternehmen unabdingbar

In Anlehnung an die Definition der IT Information Library (ITIL) kann Software Asset Management als ein Bündel von Geschäftsprozessen bezeichnet werden, die im Lebenszyklus einer Unternehmenssoftware (Beschaffung, Bereitstellung, Verwaltung, Ausmusterung) nötig sind, um den Bestand eines Unternehmens zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen.

SAM ist in Anwenderunternehmen die Voraussetzung für agile IT, eine moderne Infrastruktur und Zukunftsfähigkeit. Und oft genug kann eine konforme Lizenzierung nur durch entsprechende Prozesse und Vorgehensweisen erreicht werden.

Dennoch verzichten viele Unternehmen auf Softwareinventare, Bedarfsanalysen oder ein ganzheitliches Software Asset Management. MSFTbriefing-Untersuchungen haben gezeigt, dass sich Entscheider zwar im Rahmen des Auswahlprozesses intensiv mit Kosten und Nutzen einer Software auseinandersetzen, ein aktives Management der Lizenzen jedoch oft nicht forcieren.

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