Content Management System

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Von Hans Klumbies

Ein Content Management System (CMS) ist eine Software, die bei der Realisierung, Bearbeitung, und Aktualisierung des Webauftritts des Unternehmens eingesetzt wird. Sie ermöglicht Trennung des Inhalts von den Vorlagen und dem Layout. Dadurch ist firmenintern auch die Arbeit der Redaktion von der Arbeit der HTML-Programmierung getrennt Ein CMS ist ein effektives und Kosten sparendes System zur Pflege der Website. Automatische Prozesse innerhalb eines CMS senken die sonst erheblichen Kosten für die Wartung des Internetauftritts. Das System übernimmt unter anderem die Verwaltung der Links, beachtet selbständig die Sicherheitskonzepte und sorgt über seine Templates für ein einheitliches Corporate Design. Das CMS dient auch dem flexiblen Workflow-Management und dient den Mitarbeitern als Knowledge-Datenbank.


Was ein CMS beherrschen sollte

Ein CMS soll sicher stellen, dass firmeneigenen Wissens und Information zur Verfügung gestellt, verwaltet, auf den neuesten Stand gebracht, und, je nach Bedarf, innerhalb der Firma oder nach außen weitergegeben werden kann. Um diese bedeutenden Anforderungen erfolgreich zu bewältigen, sollte sich ein CMS durch folgende Eigenschaften auszeichnen, die seine Leistungsfähigkeit ausmachen:

1. Eine automatisierte Kontrolle der Links, die die Erzeugung und Aktualisierung der internen und externen Links ermöglicht.

2. Die Trennung in der Bearbeitung und Verwaltung von Inhalt und Vorlagen.

3. Eine plattformunabhängige Benutzeroberfläche und Programmierung.

4. Die Import- und Exportfähigkeit für alle aktuellen Medienformate.

5. Die Skalierbarkeit des Systems, das heißt die Unterstützung unterschiedlicher Datenmengen und verschiedener Datenbankgrößen. Die Möglichkeit der Anpassung bei steigenden Informationsmengen sollte vorhanden sein.

6. Ein flexibles Management des Workflow, das es erlaubt, den Mitarbeitern genau definierte Zugriffsrechte zuzuweisen, die mit geeigneten Kontrollmechanismen ausgestattet sind.

7. Das Vorhandensein eines Attribut-System, das es erlaubt, den Inhalten im Workflow zusätzliche Informationen oder Kommentare hinzuzufügen, die einerseits ihr Auffinden erleichtert und andererseits den Informationsaustausch unter den Mitarbeitern verbessert.


Die CMS-Checkliste

Die Grundvoraussetzung für die richtige Auswahl eines CMS bildet eine kritische und präzise Analyse des Unternehmens mit seinem Profil, den Schwerpunkten und Strategien. Sie liefert die Basis-Informationen hinsichtlich der Frage, was mit dem Kauf des CMS erreicht, verändert und verbessert werden soll. Die Checkliste sollte unter anderen folgende Punkte enthalten:

1. Informationen über die Art der Dokumente und Medien, mit denen ständig gearbeitet wird, sowie wie oft diese auf den neuesten Stand gebracht werden müssen.

2. Angaben über den Autoren der Inhalte. Ist beabsichtigt auf interne Mitarbeiter zu setzen oder soll der Content von externen Anbietern geliefert werden.

3. Art der Zielgruppe, für die die Inhalte aufbereitet werden. Sollen die Daten nur den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden oder auch den Kunden.

4. Angaben über den Zweck der Bereitstellung von Content. Was genau will das Unternehmen mit seinem CMS erreichen.

5. Umfang und Art der firmeninternen und -externen Kommunikation mit Geschäftspartnern, Mitarbeitern und Kunden. Möglicherweise müssen Chat- und Diskussionsforen eingerichtet oder Formulare für ein Feedback online zur Verfügung gestellt werden.

6. Falls die Firma ihre Produktpalette über das Internet verkaufen soll, muss in das CMS eine E-Commerce-Lösung integriert werden.