Telefonkonferenz

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Weniger reisen, mehr konstruktiv reden

Von Dr. Regina Sailer

Telefonkonferenzen sparen Zeit und Geld – wenn man sie richtig einsetzt und organisiert. Kein langes Herumreden, keine langatmigen Anekdoten: Wer bei einer Telefonkonferenz mitredet, kommt schneller zur Sache. Die Sitzungen per Ferngespräch, auch „Telkos“ genannt, senken zudem die Reisekosten – nach Expertenschätzung um bis zu 10 %.

In der klassischen Telekommunikation gibt es im Prinzip zwei Grundformen:

  • Beim Dial-in-Verfahrenen erhalten die Teilnehmer vor Beginn der Konferenz eine Telefonnummer (inklusive Einwahl-PIN) und rufen dort zum vereinbarten Zeitpunkt an. Die Gebühren bezahlt jeder selbst.
  • Beim Dial-out-Verfahren werden die Teilnehmer angerufen und in die Konferenz geschaltet. Die Kosten dafür trägt der Veranstalter.

Der Spaß ist zwar günstiger als die Fahrt nach Bielefeld, aber ein Konferenzgespräch mit durchschnittlich acht Personen über 50 Minuten kostet je nach Anbieter immerhin bis zu 200 Euro. Wenn Sie die Preise der verschiedenen Telefongesellschaften vergleichen, können Sie allerdings bis zu 25 % einsparen.

Mit Alternativen sparen

Kostenlose Konferenztelefonie über das Internet per VoIP bietet mit einer Software-Lösung u.a. Skype (bis zu zehn Teilnehmer). Bei Hardware-Produkten, z.B. des Internet-Ausrüsters Cisco, regelt dagegen das Gerät die Verbindung. Derartige Anschaffungen lohnen sich dann, wenn Ihre Mitarbeiter häufig und in Länder außerhalb Europas telefonieren. Unumgängliche Voraussetzung für alle paketvermittelten Dienste ist allerdings ein zuverlässiger Breitbandanschluss.

Übrigens: Auch bei einer Dreierkonferenz über den Konferenzmodus moderner Nebenstellenanlagen sparen Sie sich die Voranmeldung und die Konferenzgebühren der Telekom. Wenn es die Umstände erlauben, können Sie auch den Teilnehmern die Kosten aufbrummen (dial-in).

Ablauf und Vorbereitung

So bereiten Sie eine Telefonkonferenz richtig vor:

  • Erstellen Sie eine Liste der Teilnehmer. Mehr als fünf aktive sollten es im Idealfall nicht sein, sonst besteht die Gefahr, dass das Ganze unübersichtlich wird und keiner richtig zu Wort kommt.
  • Bestimmen Sie die Rollen der einzelnen Teilnehmer: Wer moderiert, wer nimmt aktiv am Gespräch teil, wer ist nur Zuhörer? Teilen Sie diese Rollenaufteilung den Teilnehmern mit. Ebenso die Namen der Beteiligten, Datum und Uhrzeit, voraussichtliche Dauer, Zugangsnummer und falls nötig Access Codes, PINs und die Konferenzsprache.
  • Stellen Sie eine Agenda mit den wichtigsten Gesprächsthemen und ihrer Reihenfolge zusammen und übermitteln Sie diese Informationen und alle anderen wichtigen Unterlagen an die Teilnehmer.
  • Überlegen Sie sich, in welcher Form die Inhalte der Konferenz festgehalten werden sollen und bestimmen Sie einen Protokollführer. Sie können sich auch für eine Audioaufzeichnung durch Ihren Konferenzanbieter entscheiden.

So wickeln Sie eine Telefonkonferenz richtig ab:

  • Prüfen Sie am Anfang, ob alle Teilnehmer zugeschaltet sind. Achten Sie darauf, dass die Technik einwandfrei funktioniert.
  • Bitten Sie die Teilnehmer, mögliche Störgeräusche zu vermeiden (laufende Radioapparate, Handygeklingel etc.).
  • Stellen Sie, falls nötig, die Gesprächspartner einander vor. Streuen Sie zum Auflockern ein bisschen Small Talk ein.
  • Orientieren Sie sich jetzt an Ihrer Agenda. Erledigen Sie die geplanten Themen möglichst zügig. Dirigieren Sie wegen des fehlenden Blickkontakts stärker als bei einem direkten Gespräch. Unterbrechen Sie aber möglichst selten.
  • Sind alle Gesprächspunkte erledigt, fassen Sie die Ergebnisse noch einmal zusammen.
  • Denken Sie auch an die Nachbereitung der Konferenz! Schicken Sie allen Teilnehmern am nächsten Tag ein Protokoll oder eine Aufzeichnung.

Fazit: Der ITK-Klassiker für Diskussionen

Diskutieren ist o.k. – informieren geht auch anders. Fragen Sie doch einmal Ihre Mitarbeiter, wie viele Telkos sie in letzter Zeit hatten und wie viele davon tatsächlich etwas gebracht haben. Zur reinen Information eignen sich nämlich andere Mittel besser. Videokonferenzen erfordern zwar mehr Disziplin und verlangen ein gutes Stück mehr Ausrüstung, werden aber vielfach als zeitgemäßer empfunden. Webkonferenzen schließlich sind state of the art: Sie ermöglichen die parallele Zuspielung von Daten und schaffen so eine aktuelle Gesprächsgrundlage. Will man jedoch diskutieren – immer mit Protokoll! – ist die Telefonkonferenz weiterhin die richtige Wahl. Wird es komplizierter, macht eine Internet-Konferenz mehr Sinn.

Nützliche Quellen und Links