Unified Communications für den Mittelstand, Teil 2

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Von Roland Freist

In den vergangenen Jahren hat sich auch bei den Unified-Communiations-Systemen der Trend zur Verlagerung der IT-Infrastruktur in die Cloud niedergeschlagen. Einige Hersteller haben daher neben einer Inhouse-Lösung auch eine Cloud-Version ihrer Software entwickelt. Teilweise treten sie auch selbst als Hosting-Anbieter auf, zumeist überlassen sie dieses Geschäftsfeld jedoch unabhängigen Dienstleistern. Diese gehosteten Angebote haben den Vorteil, dass sich die anfallenden Gebühren an der Anzahl der Accounts, also normalerweise der Mitarbeiter, und pro Monat berechnen, was die Kosten gut kalkulierbar macht.

Beispiele aus dem deutschen Markt

Die Deutsche Telekom hat 2013 die DeutschlandLAN-Telefonanlage auf Basis von Swyx in ihr Portfolio für Geschäftskunden aufgenommen. Das Dortmunder Unternehmen Swyx stellt mit SwyxWare eine UC-Lösung für mittelständische Unternehmen her, die es als Data Center Edition auch in einer Variante für Cloud-Anbieter gibt. Die Software ersetzt eine herkömmliche TK-Anlage, bietet alle gewohnten Telefoniefunktionen und hat darüber hinaus den Vorteil, dass sie Dienste wie Voicemail oder Fax an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung stellt. Über Präsenzinformationen ist jederzeit erkennbar, ob der gewünschte Gesprächspartner zur Verfügung steht. Als Basis für die IP-basierte Lösung ist ein Windows-Server erforderlich, eine Integration in Microsoft Outlook ist optional verfügbar.

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Schwarz auf Weiß
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UC-Lync.jpg Microsoft Lync integriert in seine UC-Umgebung unter anderem eine Videokonferenzlösung. (Bild: Microsoft)

Apropos Windows-Server und Outlook: Bei seiner Kom­munikations­software Lync nutzt Micro­soft den Vorteil der weiten Verbreitung seiner Server­produkte und Office-Programme. Der Microsoft-Lync-Server, Nach­folger des Office-Communications-Servers, setzt auf die naht­lose Integration in die Windows-Welt. Lync verbindet einen Instant-Messaging- und Chat-Dienst mit Präsenz­informationen, Voice over IP, Konferenz­schaltungen und der Möglichkeit zu Festnetz­telefonaten. Der amerikanische Software­hersteller bietet Lync sowohl als Inhouse- wie auch als Cloud-Lösung an.

UnifiedCommunications-Unify OpenScape Business.jpg Unter dem Namen OpenScape Business vertreibt Unify ein Bundle aus der TK-Anlage HiPath und der UC-Lösung OpenScape Office. (Bild: Unify)

Unify wiederum war früher unter dem Namen Siemens Enterprise Communications bekannt; das Unternehmen stellte zuletzt die Komplett­lösung OpenScape Business vor. Sie vereinigt die TK-Anlage HiPath 3000 mit der UC-Plattform OpenScape Office in einem Paket und richtet sich gezielt an kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 500 Teilnehmern. Über zahlreiche Optionen bei der Auswahl der Hardware und Software lässt sie sich perfekt an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens anpassen.

UC-Aastra.jpg Zu den UC-Lösungen von Aastra gehören auch IP-Telefone wie das Aastra 6725ip. (Bild: Aastra) Die Stärken des kanadischen Unternehmens Aastra liegen in der Entwicklung von IP-basierten Kommunikationssystemen. Die Firma arbeitet schwerpunktmäßig an Servern, Gateways, Telefonen und prozessorientierter Software für Unternehmen aller Größen. Dabei achtet Aastra auf den Einsatz von offenen Standards, sodass die Kunden nicht ihre komplette IT-Infrastruktur ersetzen müssen, sondern sie einfach um die benötigten Komponenten erweitern können.

UC-Cisco.jpg Cisco kam historisch betrachtet über das Routing zum Thema Unified Communications. (Bild: Cisco)

Cisco schließlich ist das Thema Unified Communications von der Netzwerkseite her angegangen. Heute bietet das Unternehmen ein komplettes Portfolio an UC-Komponenten wie beispielsweise SIP-Gateways, IP-Telefonen, Videokonferenzsystemen und kompletten UC-Plattformen. Das Unternehmen hat nicht nur Produkte für Großunternehmen im Programm, sondern legt großen Wert auf maßgeschneiderte Lösungen für kleine und mittlere Firmen.

Kommunikationsabläufe im Mittelstand

Untersuchungen haben in den vergangenen Jahren immer wieder ergeben, dass mittelständische Kunden das Thema UC für sehr interessant halten. Trotzdem setzt lediglich eine Minderheit die Technik auch ein. Als Grund werden zumeist eine mutmaßlich hohe Komplexität der Systeme und eine schwierige Administration genannt, hinzu kommen die weitverbreitete Unkenntnis des Nutzens und nicht zuletzt knapp bemessene IT-Budgets.

Mit der zunehmenden Umstellung der Unternehmenskommunikation auf IP-basierte Lösungen werden die Vorteile, die UC-Systeme bieten, jedoch immer deutlicher. Die rasante Verbreitung von Smartphones, Tablets, ultraleichten Notebooks und anderen Mobilgeräten, die die Benutzer ständig übers Internet erreichbar machen und sogar Videokonferenzen ermöglichen, tut ein Übriges, dass das bloße Interesse an UC immer öfter zur handfesten Investitionsentscheidung wird.

Dennoch fällt die Argumentation für die Installation eines UC-Systems den IT-Verantwortlichen oft schwer, da sich die finanziellen Vorteile meist nur schwer quantifizieren lassen. Dies sind die wichtigsten Argumente, die für Unified Communications sprechen:

  • Ein UC-System spart Zeit. Dank aktueller Präsenzinformationen und der Bereitstellung mehrerer Kommunikationskanäle können die Mitarbeiter schneller, effektiver und verlässlicher Kontakt miteinander aufnehmen und Informationen austauschen. Geschäftsprozesse werden beschleunigt, Projekte erbringen früher Ergebnisse. Die höhere Produktivität wiederum bedeutet einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkurrenten, die auf Marktchancen langsamer reagieren.
  • Ein UC-System macht flexibel. Mitarbeiter können miteinander telefonieren und sich gleichzeitig per Chat Links auf Dateien oder Websites zuschicken. Beide Gesprächsteilnehmer greifen auf die gleichen Dokumente zu, sehen identische Inhalte auf dem Bildschirm und können sich darüber austauschen. Per Mausklick lassen sich weitere Teilnehmer einladen und in die Konferenz integrieren. Der aktuelle Aufenthaltsort spielt dabei keine Rolle, notwendig ist lediglich ein Internet-Zugang.
  • Ein UC-System ist offen für externe Mitarbeiter. Immer mehr Unternehmen entwickeln neue Arbeitsmodelle, die es den Mitarbeitern erlauben, ihre Aufgaben aus dem Home Office zu erledigen. Vertriebsmitarbeiter und Kundenbetreuer sind oft tage- oder wochenlang nicht in der eigenen Firma, sondern bei Kunden und Partnerunternehmen. Ein intensiver Informationsaustausch mit Vertriebsniederlassungen in anderen Ländern lässt sich oft nur über zeitraubende und teure Reisen und Konferenzen verwirklichen. Für alle diese außerhalb tätigen Mitarbeiter gilt, dass sie sich über ein UC-System erheblich einfacher in die Abläufe und die Entscheidungsfindung am Hauptsitz der Firma einbinden lassen.
  • Ein UC-System reduziert den administrativen Aufwand in der IT-Abteilung. Anstatt Telefon, E-Mail, Videokonferenzen und eventuell auch Instant-Messenger-Dienste über unterschiedliche Oberflächen und mit verschiedenen Bedienkonzepten zu verwalten, können die Administratoren alle anfallenden Aufgaben im Bereich der Kommunikationstechnik in einer einheitlichen Umgebung erledigen.
Serie: Unified Communications für den Mittelstand
Teil 1 beginnt dort, wo mittelständische Unternehmen heute angelangt sind: am Einsatzszenarion Mobile Business. Teil 2 gibt eine Marktübersicht und notiert sich die Pluspunkte.

Fazit: Die Telefonanlage von heute

Ein Unified-Communications-System integriert moderne, IP-basierte Kommunikationskanäle unter einer Oberfläche und bringt sie auf den neuesten Stand. Unternehmen können damit schneller und effizienter auf Anforderungen ihrer Kunden und Marktentwicklungen reagieren. Außerdem bekommen sie die Möglichkeit, Arbeitsmodelle einzuführen, die sich an den Bedürfnissen der Mitarbeiter orientieren, und trotzdem unkompliziert mit ihnen Kontakt zu halten. Es geht daher nicht darum, ob eine Firma ein UC-System installiert. Die Frage ist nur, wann sie das tut.

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Roland Freist, Jahrgang 1962, begann nach einem Studium der Kommunikations­­wissenschaft ein Volontariat beim IWT Verlag in Vater­­stetten bei München. Anschließend wechselte er zur Zeitschrift WIN aus dem Vogel Verlag, wo er zum stell­­vertretenden Chef­­redakteur aufstieg. Seit 1999 arbeitet er als freier Autor für Computer­­zeitschriften und PR-Agenturen. Seine Spezial­­gebiete sind Security, Mobile, Internet-Technologien und Netz­­werke, mit Fokus auf Endanwender und KMU.


Redaktionsbüro Roland Freist, Fritz-Winter-Str. 3, 80807 München, Tel.: (089) 62 14 65 84, roland@freist.de

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